Невеликі кроки для кращих конференцій TCS?


61

Часто, беручи участь у конференціях TCS, ми помічаємо невеликі деталі, про які ми хочемо, щоб організатори конференції подбали про них. І коли ми організовуємо конференції, ми це вже забули.

Звідси виникає питання: Які маленькі кроки ми могли б легко зробити для покращення конференцій TCS ?

Сподіваємось, це питання може стати ресурсом, який ми могли б двічі перевірити, коли ми організовуємо конференції, щоб переконатися, що ми не повторюємо одні й ті самі помилки знову і знову ...


Мене тут цікавлять порівняно невеликі та недорогі деталі - те, що організатори конференції могли б легко зробити, якби вони лише вчасно подумали про це. Наприклад, це може бути корисна інформація, яку можна заздалегідь розмістити на веб-сторінці конференції; п'ятидоларовий гаджет, який може врятувати день; щось врахувати, обираючи ресторан для бенкету; найкращі терміни перерв на каву; або ваш ідеальний дизайн значків конференції.

Тут ми можемо охопити всі аспекти домовленостей про конференції (включаючи подання документів, комітети програм, огляди, місцеві домовленості тощо).


Це питання вікі спільноти. Будь ласка, опублікуйте одну ідею за відповіддю, а будь-ласка, проголосуйте інші відповіді вгору чи вниз залежно від того, наскільки вони важливі на вашу думку.


21
Один аспект, на який поки що мало висвітлено відповідей: Чи можуть організатори конференції зробити щось, аби допомогти студентам випускників, які відвідують конференцію вперше та які ще нікого не знають?
Jukka Suomela

6
Це більше робота для радників та наставників учнів міста. Але, можливо, організуйте якусь подію для студентів випускників, щоб вони змогли зустрітися один з одним, особливо якщо їх не запрошують на банкет?
Петро Шор

3
Так, або, можливо, просто кімната чи кілька простих закусок для зустрічі студента з випускниками.
Суреш Венкат

Відповіді:


48
  1. Знижуйте ціни : ви можете отримати чудових $750засідань на конференції з розміщенням у готелі, це правда, але це, як правило, відштовхується від інтелектуальної атмосфери, яку ви можете отримати $100на конференції, розміщеній в університеті. Крім того, ви не просто збираєте людей, які відвідують переговори. Дозволити студентам університету відвідувати безкоштовно;
  2. Розмістіть паралельні сеанси , щоб люди могли дійсно пересуватися між ними;
  3. Але також заздалегідь заохочуйте взаємодію між спікерами та присутніми на паралельних сесіях , щоб паралельні сесії були також автономними громадами. Це заохочує взаємодію та відчуття того, що паралельні сесії рухають дискусію у своєму підполі вперед. Деякі конференції (наприклад, німецька лінгвістична конференція, DGfS) привели до висновку, що всі паралельні сесії будуть незалежними семінарами.

11
Так, конференції, які приймають університет, чудові. Вони не тільки недорогі; Вони також, як правило, набагато легші для доступу (наприклад, роботи в громадському транспорті), і вони, як правило, мають кращі зручності (хороші лекційні зали, які фактично призначені для цієї мети, робоча мережа WLAN тощо).
Юкка Суомела

5
+1 через 1. Конференц-зал готелю або бальний зал - це жахливе місце, коли можна почути академічну розмову. разом із дешевшим житлом та перевагою для місцевих студентів, це було б чудовим рішенням. і теоретичні конференції не такі великі, щоб викликати логічний кошмар.
Сашо Ніколов

6
Я повністю погоджуюся з цим пунктом! Я дійсно не бачу жодної вагомої причини, чому конференції були організовані в деяких дорогих готелях Лас-Вегасу !!!
Дай Ле

8
Однією з причин того, що люди користуються готелями, є те, що часто буває дуже важко отримати університетські конференц-зали в середині навчального року.
Боаз Барак

3
Чомусь математична конференція набагато дешевша, ніж конференції CS.
Борис Бух

39

Обмежена кількість столів / письмових столів у тихому приміщенні

Проблема : Не кожен буде відвідувати кожну сесію, а також не всі будуть проживати в готелі, в / в якому найближча / проведена конференція.

Рішення : Кілька столів, письмових столів, стільців у тихому приміщенні для спокійного читання, письма, набору тексту, перегляду, можливо, з розетками.


2
Так, будь ласка ! зрештою, частина задоволення від перебування на конференції - це робота / спілкування з іншими.
Суреш Венкат

2
тиха кімната перемагає цю мету ... як щодо гучної кімнати? :)
Лев Рейзін

35

Роздайте USB-накопичувачі як провадження

Так, документи є в Інтернеті, але в конференціях рідко працює бездротовий зв'язок у конференц-залах або сусідніх громадських приміщеннях. Компакт-диски є сучасним електронним носієм зв'язку, але велика частина людей має планшети та нетбуки без компакт-дисків. USB-накопичувачі коштують дешевше, ніж бруд, і вони працюють майже з будь-яким комп’ютером, ім'я якого не відповідає регепсису "iP *".

Якщо ви не хочете заздалегідь заповнювати кожен USB-накопичувач електронним пробором, дозвольте людям заповнити свої власні палички електронним пробором або з ПК (або трьох) у реєстраційній службі, або від колеги, яка вже скинула їх наклейте на якийсь інший пристрій.


4
iP.*можливо?
Пітер Тейлор

4
tcsh, не perl.
Jeffε

7
Шаблони глобусу не є регулярними виразами. :)
Юкка Суомела

5
або навіть надавати завантаження достроково. Нещодавно у мене була така проблема з компакт-дисками, оскільки мій ноутбук не має дисковода. Мені довелося перенестись на USB з одного з комп'ютерів конференції, а потім скопіювати на свій ноутбук
Suresh Venkat

Можливо, буде гарною ідеєю запропонувати кожному учаснику вибрати компакт-диск або заздалегідь заповнений USB-накопичувач разом із процедурою. Я підозрюю, що компакт-диски все ще дешевші, і деякі люди все ж можуть віддати перевагу.
Петро Шор

35

На веб-сайті конференції розмістіть прості, але детальні інструкції, як дістатися з аеропорту до готелю конференції на громадському транспорті .

Не давайте десятки варіантів - лише один-два маршрути, які прості та прості в дорозі. Розкажіть, які квитки купувати, звідки, як і скільки це повинно коштувати. Переконайтеся, що інформація, яку ви публікуєте, є актуальною та достовірною, особливо якщо конференція проводиться влітку.

(Можливо, було б гарною ідеєю ознайомитись з путівником по самотній планеті, щоб добре зрозуміти, яка інформація корисна для того, хто вперше відвідує місто.)


8
Це особливо важливо, коли конференція проводиться в країні, що не розмовляє англійською мовою, і більшість учасників не зможуть читати інструкції, написані місцевою мовою.
Робін Котарі

8
У США є кілька міст, де вказівки щодо варіантів громадського транспорту в аеропорту досить важкі, щоб розшифрувати, що вони могли б бути іноземною мовою.
Петро Шор

32

Не плануйте розмови на подібні теми одночасно.

Самопояснення. Немає виправдання для цього.


9
Це може бути досить важким справою, оскільки кожен учасник має своє власне визначення подібного, тому розумним приводом є те, що цього немає. Але я погоджуюся, що організатори повинні докласти всіх зусиль, щоб спробувати.
Петро Шор

30

Переконайтеся, що WLAN справді працює , навіть якщо всі учасники конференції входять у неї одночасно під час перерви на каву.

Подальше читання:


27

Абстрактні буклети.

Проблема : судові розслідування зараз в основному в Інтернеті (гарна річ), і мені не здається, що я розбираю свій ноутбук, щоб побачити тему статті.

Рішення : Поставити абстрактні буклети (деякі конференції вже роблять це). Це невеликий буклет, в якому перераховані реферати за порядком викладу, і це проста посилання, щоб вирішити, про що йдеться.

Примітка: це тимчасове рішення, поки ми всі не переносимо IPad :), але навіть тоді, якщо резюме зведено в одному місці, це дуже зручно.


8
Крім того, роздайте присутнім iPad. Хіба це не екологічний шлях? :)
Michaël Cadilhac

27

Календар конференційних заходів

Проблема : Важко відслідковувати кілька сесій, і часто на великій конференції я не хочу відвідувати всі переговори, або хотів би вести спеціальний список розмов, на які я збираюся.

Рішення : Конференція повинна, як мінімум, надавати файл календаря, який може бути розміщений у календарі google або будь-якому додатку для календаря у вас на телефоні / ноутбуці. Формат ICS досить стандартний.

Примітка. Конференції можуть піти набагато далі - у KDD ви увійшли на веб-сайт у соціальних мережах, пов’язаний із конференцією, і зможете експортувати налаштований календар, виходячи з того, що розмови вас цікавлять. Але для цього потрібні більше інфраструктури та грошей, і це не в межах Обсяг цього питання.


25

Позбудьтеся формату в двох стовпцях і загалом упорядкуйте підготовку паперу

Зараз типовий папір TCS має 4 різні версії:

1) Повна попередня версія - це версія з повним підтвердженням, над якою ви працюєте до подання конференції, та версія, яку багато людей публікують в Інтернеті приблизно за той самий час, що і подання.

2) Версія для подання - це версія, поспішно підготовлена ​​за пару днів до граничного терміну, де ми перетворюємо приємний папір на 30 сторінок у менш читабельний 10-сторінковий папір + додаток на 20 сторінок шляхом копіювання / вставки доказів у додатки.

3) Готова до камери версія - це версія у форматі двох стовпців, яка фактично публікується на конференції. Це отримується шляхом включення відгуків рецензентів та розумінь, які ми отримали тим часом, у подання або попередню повну версію, а потім працюємо над тим, щоб зробити його сумісним із потворним шаблоном формату у двох стовпцях, наданим конференцією. (Я думаю, що існує більш-менш універсальна згода, що формат у двох стовпцях є некрасивим, і єдиною причиною його є залишок від не так давно друкованих публікацій.)

4) Версія журналу - це повна версія, яка також містить вищезазначені відгуки та огляди, а також результат чергового пропуску, який ми надсилаємо до журналу. З технічних причин часто важко підтримувати один і той же текстовий файл для версій 3 і 4, а це означає, що потрібно створити дві копії роботи.

Враховуючи це, мабуть, не дивно, що багато робіт не досягають 4-го етапу, а найбільш зрілою версією, яка залишається, є цей потворний формат у двох стовпцях.

Я б запропонував такі зміни:

1) Як сказав Емануель, подайте на конференцію повний попередній документ (тобто, версія 1), розуміючи, що ПК не зобов'язаний читати за першими 10 сторінками, і що вони, як правило, можуть використовувати своє судження, щоб пропустити технічні деталі доказів.

Це полегшує авторам (на одну меншу версію), а також для ПК, оскільки якщо вони насправді хочуть побачити докази, їм не доведеться полювати на них у додатках, і вони завжди можуть імітувати поточну ситуацію, просто надрукувавши перші 10 сторінок подання та проігнорувавши решту. (Рассел Імпальяццо одного разу сказав, що в публікації не повинно бути обмеження сторінки, а лише інструкція, що для x = 1,2,4,8, ... читання перших x сторінок повинно змусити рецензента захотіти прочитати наступні x. )

2) Для готової до камери версії використовуйте формат 1-стовпчика з мінімально нав'язливим шаблоном латексу, що полегшить роботу з тим самим файлом.

Насправді, те, що я б запропонував (хоча це більша зміна), - це зробити готову для камери версію справжньою «розширеною рефератом», обмеживши її на 10 сторінках однієї колонки. Зважаючи на те, що ваш документ вже прийнятий і що версія з повними подробицями повинна бути доступна в Інтернеті, вам не доведеться витрачати місця на цих 10 сторінках, щоб пояснити більше деталей або перерахувати всі аргументи, чому ваш документ великий, і ви можете зосередьтеся на спробі пояснити найпростішим можливим способом основні ідеї вашої роботи. Я думаю, що документ у такому форматі насправді буде цінним ресурсом і виправдає наявність ще однієї версії поверх повної / журнальної версії. Крім того, я думаю, те, що версія конференції обов'язково буде без доказових деталей, спонукатиме людей подавати журнали.


6
Мені здається, що єдиною причиною обмеження тривалості готової до камери версії є те, щоб дати можливість повній версії рецензувати журнал? Змушує мене ще більше переконатись, що нам потрібно вести весь журнал.
Суреш Венкат

5
Коли я коментував відповідь Еммануеля, я думаю, що мені слід попросити представити саме версію документа, який автори хочуть з’явити у процесі. (Так, дозвольте переглядати ревізію.) Ніхто не любить переглядати документи з двома колонками, тому позбудьтеся формату з двома стовпцями. Дотримуйтесь обмежень на 10 сторінок, тому перегляд під тиском часу залишається здоровим.
Jeffε

7
Формат у двох стовпцях читати набагато простіше, ніж 1-стовпець на великих сторінках. Якщо у вас є один рядок тексту дрібним шрифтом на всій сторінці розміром літери або формату А4, читати насправді досить складно. (Менші сторінки набагато кращі, але це не розмір більшості конференцій.) І в епоху обробки тексту двоколонкове проти форматування одного стовпця насправді взагалі не повинно бути проблемою; довжина, безумовно, є більш актуальною справою.
Пітер Шор

3
"Якщо у вас є один рядок тексту дрібним шрифтом на всій сторінці розміром літери або формату A4 ..." - Тоді не робіть цього. Зробіть сторінки меншими або шрифт більшими.
Jeffε

3
@Jukka: Отже (1) позбутися друкованих матеріалів, (2) позбутися від обмежень сторінки, (3) перейти до формату 1-стовпчика, 11-кратного, з більшою маржею. Гарна ідея, але я думаю, що вам доведеться робити всі ці речі відразу. Я очікую, що вам все одно доведеться мати якусь скорочену версію, щоб члени комітету розглядали. Інша справа, що раніше було правдою, що спонсорські організації заробляють багато грошей, продаючи копії бібліотекам. Ви можете зустріти опір з цього приводу (хоча оскільки бібліотеки все одно переходять на електронні носії, це, мабуть, буде нераціональним).
Петро Шор

24

Рекомендуйте учасникам конференції кілька хороших готелів

Я був на конференціях, де рекомендований список готелів мав 10+ готелів (або жоден, із повідомленням "це велике місто з багатьма готелями, сміливо вибирайте будь-який"). Хоча приємно мати стільки вибору, по-перше, це означає, що той, хто не знає міста, повинен буде вибрати, який з них є оптимальним. По-друге, це значно знижує ймовірність опинитися в тому ж готелі, як і багато інших учасників конференції.

Натомість організатори конференцій, які є місцевими жителями та можуть оцінити оптимальність готелю набагато краще, ніж відвідувачі, можуть порекомендувати що-небудь на кшталт 3-х чи 4-х готелів, виходячи з їх ціни. Для студентів та людей з низьким бюджетом має бути дешевий варіант, а ще для тих, хто не має обмежень у фінансуванні. Таким чином багато присутніх опиняться в одному готелі і матимуть змогу спілкуватися під час сніданку, разом їздити на конференцію та з неї тощо.

Іноді ця пропозиція нездійсненна, коли готелі в цьому районі невеликі, і вони дійсно швидко заповняться. Я маю на увазі направити цю пропозицію на конференції, де можливо зробити такі рекомендації.


1
Як ви міркуєте, що місцеві жителі можуть оцінити оптимальність готелю набагато краще, ніж хто-небудь інший? Невже місцеві жителі рідше зупиняються в готелях, ніж відвідувачі?
Пітер Тейлор

2
Я мав на увазі оптимальність з точки зору відстані до місця проведення конференцій, наскільки доступним є готель від аеропорту за допомогою громадського транспорту, наскільки доступним він є від центру міста і т.д. місцева сцена готелю. Пам’ятаю, мене запитали, яким був готель, коли я нещодавно відвідав дослідницьку групу, щоб вони могли вирішити, чи рекомендувати його іншим відвідувачам.
Робін Котарі

1
сайти конференцій не завжди знаходяться поруч з університетами, і в такому випадку організатори можуть насправді не знати, що багато про готелі (наприклад, відповідні люди в MIT знають досить багато про готелі, що знаходяться неподалік від Кембриджу, але, можливо, не поруч з Конференц-центром у Бостоні ). Але я згоден, вони повинні докласти зусиль, щоб навчитися.
Петро Шор

20

Немає декількох веб-сайтів для конференції.

Якщо можливе багато URL-адрес, переконайтеся, що всі вони переспрямовуються на те саме місце . Не намагайтеся підтримувати кілька сайтів, вручну копіюючи інформацію з одного місця в інше.

Це може здатися смішним - чому б хтось створив кілька веб-сайтів з різним вмістом - але, чомусь, здається, це відбувається постійно. Є "офіційний" веб-сайт із крутим доменним іменем та вигадливою версією, але оновити його занадто складно; тоді інший веб-сайт налаштований, і незабаром ніхто не знає, який сайт перевірити на наявність останньої інформації.

Людям не потрібні модні веб-сайти; вони хочуть знайти інформацію .


(Якщо ви цього ще не бачили, ось останній приклад: 1 , 2. )


20

Знижте ціни, але спробуйте включити банкет для конференцій у вартість реєстрації студентів .

Мабуть, занадто поширеним є те, що студенти пропускають банкет з технічної причини: в реєстраційний внесок не входить банкет. Їх викладачі та / або університети з радістю заплатять за реєстраційний внесок - який би він не був, і незалежно від того, що він включає - але вони чомусь відмовляються покривати будь-які «зайві» витрати.

Конференц-банкет може стати чудовою можливістю для студентів познайомитися з людьми, і мені шкода студентів, коли вони пропускають таку можливість. Додаткова вартість (крім рейсів, готелів, реєстраційних зборів тощо) була б зазвичай незначною, тому це здебільшого лише питання бюрократії.

Щоб зробити реєстраційні внески розумними, можна заощадити гроші деінде - такі речі, як конференц-сумки, є набагато менш важливими. Ви також можете спробувати знайти компанію, яка спонсорує вечерю для студентів. І банкет не повинен бути таким вигадливим - відмінна їжа та дивовижне розташування були б приємною додатковою, але, врешті-решт, важливим є саме соціальний аспект.


1
Я думаю, що це проти ідеї здешевити конференції, висловленої вище.
Каве

Гранти та роботодавці не завжди покривають банкети та розваги, тому включити його з реєстраційного внеску є проблематичним. Крім того, не всі хочуть їхати на банкет, тому заряджати, бо це не має сенсу. І це ускладнює отримання точної кількості присутніх, якщо всі заплатили за банкет.
Роб

20

У студентів повторень

Щоб відповісти на додатковий запит Юкки, зроблений у коментарі до питання:

Зарахуйте двох (або більше) людей - одного енергійного молодого дослідника (студента чи доктора) та одного залучаючого та надзвичайно досвідченого академіка (професора) - для координації діяльності для дослідників ранньої стадії. Перші відповідальні за планування напоїв та інших соціальних заходів, тоді як другі можуть надавати кар'єру та консультації щодо досліджень, можливо, на спеціальній сесії конференції або, можливо, під час зазначених напоїв. (Необов'язково третя особа може бути промисловим контактом.)


2
це ще одна цікава ідея. спарювання має багато сенсу.
Суреш Венкат

20

Розмістіть роздруковану програму біля дверей сесійної кімнати.

Звучить як основна річ, але чомусь більшість конференцій цього не роблять. Це нічого не коштує, але було б дуже корисно для відповіді на швидкі запитання, такі як "Це сесія, куди я хочу поїхати?", "Який час закінчується кава-брейк?" не дивлячись на абстрактний буклет.


1
Хоча я погоджуюся, що це важливо, я вважаю, що більшість конференцій, на яких я відвідую, вже мають таку практику (включаючи SODA)
Суреш Венкат

2
Може бути, графік сесій був розміщений в SODA цього року, але я не пам’ятаю, щоб побачити список фактичних розмов, які ви почуєте, якщо увійдете до залу.
Даніель Маркс

19

Представлення на конференцію = arXiv ID.

Сьогодні подання на конференцію, як правило, є файлом у форматі PDF. Замість того, щоб просити людей надсилати файли PDF, ми могли б легко попросити їх просто ввести ідентифікатор arXiv роботи, яку вони хочуть надіслати.

[Звичайно аркуш arXiv повинен бути відформатований як подання на конференцію: прибл. 10 сторінок тексту + всі відсутні дані в додатку.]

Це було б досить просто для реалізації, і це матиме численні переваги:

  • Якщо папір буде прийнята, таким чином гарантується, що версія з повним підтвердженням постійно буде десь доступна . У нас більше ніколи не виникне типова ситуація, коли конференція вимагає результату і посилається на майбутню версію журналу, яка ніколи не з’явиться.

  • Усі результати будуть оприлюднені набагато раніше . У нас може бути швидше просування TCS, оскільки інші можуть швидше нарощувати поверх попередніх робіт і менше ризику винаходити колесо багато разів паралельно. ArXiv надає надійні часові позначки, тому не йдеться про те, щоб хтось крав чужу роботу.

  • Перегляд був би цікавішим, а етичних питань буде менше. Тепер ви переглянете щось, що вже оприлюднено. Ви цілком можете вже почати думати, як використовувати результати у власній роботі, як їх покращувати тощо.

  • Коли опубліковано список прийнятих робіт , було б тривіально додати посилання arXiv до всіх прийнятих паперів. Таким чином, люди вже могли заздалегідь ознайомитися з документами, які виглядають цікавими заздалегідь до конференції.

Очевидно, є і деякі недоліки. Опублікування вашої роботи на arXiv займає певний час. Вам потрібно було б спочатку подати в arXiv, потім поспати на ньому та закінчити подання конференції на наступний день (якщо це все ще виглядає як гарна ідея). Але я не думаю, що це обов'язково було б погано ...


(Зрозуміло, зараз також було б очевидно, що в будь-яких друкованих виданнях чи комерційних видавцях буде дуже мало потреби. Адже перелік прийнятих паперів із посиланнями arXiv - це, по суті, все, що нам потрібно. Якщо хтось дійсно хоче щоб отримати фантастичну книгу, місцева університетська преса могла б вирішити це за низьку ціну. Але це стає поза темою - позбавлення видавців - це не маленька зміна, яку люди могли б легко запровадити.)


10
Я знаходжу багато проблем з цією пропозицією. По-перше, це дійсно розмиває різницю між опублікованими та неопублікованими паперами. По-друге, я не думаю, що змушення людей оприлюднювати свої публікації до їх публікації обов'язково принесе користь громаді; Я можу собі уявити, що багатьом людям не буде цього робити. Це також забезпечило б доступ до не остаточних версій статей, що багатьом авторам не дуже сподобається. Одна з переваг поточного процесу рецензування полягає в тому, щоб дозволити вдосконалення робіт перед тим, як вони з’являться на публіці. Це було б втрачено з вашою пропозицією.
Дейв Кларк

11
Я був би не проти того, щоб проводити конференцію = список архівних ідентифікаторів. Але я думаю, що слід мати можливість зберігати подання конфіденційним, і робити це як арксів ідентифікатори цього не дозволяють.
Девід Еппштейн

4
@Jukka: Я є великим прихильником цієї ідеї, але для людей, які хочуть з будь-якої причини зберегти конфіденційність своїх заяв, повинно існувати застереження. Серед інших причин: подобається це чи ні, алгоритми патентуються. Принаймні, у США у вас є 12 місяців з дня оприлюднення (будь-якого виду), щоб подати патент на будь-який винахід. Компанії чітко зацікавлені в тому, щоб якнайдовше затягнути розкриття інформації. Діюча система розкривається в перший день конференції; Ваша система вимагає розголошення за шість місяців до цього.
Jeffε

4
Моя причина бажати конфіденційності подань конференції насправді не в таємниці або через будь-які турботи, що хтось вкраде мої ідеї. Це тому, що я, як правило, вважаю за краще не викладати речі на арксив (де вони залишатимуться публічно фактично постійно), поки вони не пройдуть хоча б деяку кількість експертної оцінки. І коли я вперше подаю доповідь на конференцію, вона ще не має такого рівня огляду.
Девід Еппштейн

7
@David: Я знаю почуття, але я не впевнений, чи це причина для, чи проти цієї пропозиції. :) Якщо автори не впевнені, що стаття варта опублікувати, то, можливо, рецензенти взагалі не повинні витрачати час на читання статті ...? Може, ми могли б частіше попросити наших колег прочитати наші рукописи перед поданням на конференції (або arXiv), щоб матеріали були більш відполіровані? Програми ArXiv можуть це сприяти.
Юкка Суомела

17

Не потрібно "Повна реєстрація на папері". Це забороняє студентам оплачувати реєстрацію студентів, якщо у них є папір, опублікований студентом. Це серйозно ображає багатьох, тим більше, що ця політика зазвичай оголошується після прийняття паперу.

Нещодавно на таких конференціях входять ISAAC, IWOCA та COCOA.

Я думаю, що причиною цього, особливо на конференції, яку не підтримало професійне товариство, є гарантія певної суми доходу. Але дійсно відповідальність організатора є розробити обґрунтовані прогнози суміші студента / викладача та встановити реєстрацію відповідно.


Ласкаво просимо в класию, Джон! перевірити тег ds.data-structure
Суреш Венкат

COCOON подібний.
Derrick Stolee

ISAAC 2011 ні.
Йосіо Окамото

16

Я підсумував декілька думок після влаштування ALGO 2009, див. Пост АЛГО пост: етикети та етикет . Якщо мені доведеться виділити лише одну ідею (про цю чудову нитку вже не згадувалося): видимі, розбірливі теги імен разом з повторними, сильними сигналами організаторів насправді їх носити . Зокрема, я думаю, що організатори можуть попросити великі перуки в програмному комітеті, запрошених спікерів та керівного комітету зробити це.


4
Теги імен також повинні бути надруковані з обох сторін у випадку, якщо вони обернуться.
Юрій

12

Опублікуйте інформацію про гранти та спробуйте виділити їх при реєстрації

Було б непогано знати, які гранти доступні для студентів, нових постдокторів тощо, перш ніж зареєструватися на конференцію та придбати рейси. (Немає нічого страшнішого, ніж дізнатися, що вам запропонували дотацію оплачувати відвідування та проживання цілий тиждень після того, як ви планували відвідувати один день та забронювали рейси та готелі відповідно.)

Так само було б непогано отримати грант під час реєстрації, якщо це можливо, а не отримати чек або готівку після приїзду на конференцію, або ще гірше, тижні очікування після конференції, щоб отримати чек. Анти-бонусні бали за конференцію в іншій країні з іншою валютою.

(Я був на одній конференції, де вони не обробляли реєстраційні платежі до дня конференції, і вручав чеки тим, хто отримав гранти, тому існують альтернативні способи вирішення цього питання.)


12

Поставте термін у п’ятницю. Це зробить багатьох значущих інших щасливішими.


1
У п’ятницю о 17:00 в будь-який часовий пояс, щоб пізніше можна було здути пару в пабі :)
Суреш Венкат

11

Використовуйте спеціалізоване програмне забезпечення для управління поданням документів, призначенням арбітрів, отриманням звітів суддів, збиранням оцінок оглядів членів ПК та повідомленням про результати.

Програмне забезпечення для управління конференціями на вікі Edutech перераховує деякі варіанти.


5
Я не можу уявити, щоб конференція цього дня робила.
Дейв Кларк

11
Схоже, сьогодні більшість конференцій TCS використовують EasyChair, і це дуже добре. Не тому, що EasyChair є ідеальним, а просто тому, що мені потрібно лише вивчити (і налаштувати) одну систему.
Юкка Суомела

2
Easychair не є ідеальним. Особисто я віддаю перевагу HotCRP з точки зору рецензента.
Суреш Венкат

11

Не обмежуйте тривалість подань. Натомість попросіть авторів зробити свої пункти на X сторінках та повідомити їх про тривалість готових до камер версій. Хоча деякі недавні ПК сміливо робили це, це ще не здається стандартом.


4
Мех. Я набагато більший шанувальник "Прийміть (і перегляньте) документи лише у форматі, готовому до камери", або "Не приймайте папери, які не публікуються". Звичайно, якщо в кінцевому форматі, готовому до камери, немає обмеження на сторінці, у нас все добре.
Jeffε

1
Чи справді банкрутські конференції мали б або відсутність, або набагато вищий ліміт сторінок для розгляду?
Петро Шор

6
Він може не збанкрутувати конференції, але це робить банкрутів читачів! Я вважаю, що більшість робіт покращуються , скорочуючи їх до скорочення (до певного моменту, приблизно 10-12 сторінок у двоколонному форматі ACM).
Сем Тобін-Хохштадт

У деяких галузях теорії доказів) складно помістити подання на 15 сторінок. Однак рецензенти та редактори повинні прочитати матеріали (і зробити це без компенсації).
Роб

11

Скоротіть кількість послідовних переговорів. Три півгодинних високотехнічні переговори, що слідують відразу за одною, безнадійні. Ніхто не може зосередитися так довго без перерви. В ідеалі має бути перерва після кожної розмови.


4
Але чи є сенс вести півгодинні розмови? Хіба 15 + 5 хвилин на розмову більш ніж достатньо для реклами вашої роботи? Ви можете сказати, у чому полягає проблема, яку ви вивчали, що було відомо до вашої роботи, чого ви досягли, що ще відкрито, і навести кілька прикладів технічних хитрощів, які ви використовували у своїх доказах. Якщо це звучить цікаво, люди можуть прочитати деталі у вашому документі; перебирати нудні технічні засоби насправді не потрібно. (Насправді, 15 хвилин вже достатньо, щоб нудити глядачів ...)
Юкка Суомела

@Jukka Suomela Я згоден. Я би скоротив тривалість часу, відведеного на одного спікера, а також наклав би десятихвилинну перерву між кожною розмовою, щоб піти і гуляти.
Домінік Малліган

11

Запишіть бесіди / лекції та зробіть відео доступними в Інтернеті.


Я їй симпатизую, але більше читаю статті, ніж відвідую презентацію. Користь бесіди - це пряма взаємодія з автором, будь то в запитаннях або після розмови.
Роб

1
@Rob, запис буде робити всім людям, які хочуть дивитись розмову, особливо людям, які не мають змоги відвідувати це (через конфлікти в часі чи інших причин.) Ніхто не змушений це робити, і це не обмежує як ви можете спілкуватися з автором, якщо ви відвідуєте бесіду.
Каве

Хіба FOCS цього не робить?
rahulmehta95

11

Під час переговорів відображайте в електронному вигляді час, який залишився для динаміка (див. Для відео Talk розмови для прикладу). Я використовував просту програму java в повноекранному режимі, щоб зробити це на останній конференції, яку я головував: було б дурно робити це "вручну", стежачи за годинником і використовуючи документи з "10мн ліворуч", "Залишилося 5мм "," Залишилося 1 млн. Грн. "," ЗАКРИТИ ЗАРАЗ ", написані на ньому.

Бонус: відображення перевитраченого часу в кольорі, що блимає після закінчення таймера.


Я спробував це зробити один раз і зрозумів серйозний недолік: я тоді не міг використовувати свій ноутбук :)
Suresh Venkat

1
Мій ноутбук вже робить це, коли я розмовляю.
Jeffε

Голова сесії може сидіти в першому ряду і користуватися lasr.cs.ucla.edu/geoff/countdowntimer.html, якщо Wi-Fi конференції працює.
Пітер Бут

1
Суреш: те саме тут, тому організатори конференції повинні мати по одній кімнаті, а не крісла ... :)
Джеремі

Чому було б дурно використовувати папірець на 1 цент замість ноутбука на 1000 доларів?
Jeffε

9

Зробіть футболки для конференцій, використовуючи велику колекцію фігурок з робіт. (ACM SCG робив це двічі за свої 25 років; знаєте, які інші конференції були?)


12
Я думаю, що футболки та інші балахони - це марна трата. В кінцевому підсумку роздаю конференцію, яку я отримую на благодійність.
Роб

8
Побудова духу громади не є марною витратою грошей.
Jeffε

18
Мені подобаються футболки і ношу їх вдома та на інших конференціях (доки вони не білі - я не переймаюся білими футболками). Насправді я зараз його ношу. Я дуже віддаю перевагу їх сумкам або ручкам, які так часто потрапляють у ці речі. Я думаю, що коли люди їх носять, це змушує їх відчувати сильніше, що є спільнота, до якої вони належать, і тому змушує їх наступного разу повернутися на ту саму конференцію.
Девід Еппштейн

@JeffE Я не бачу трійників для конференцій, мішків, кавових кружок тощо як будівельних духів. Це навіть не має сенсу для проведення великої конференції з людьми, які працюють у багатьох дослідницьких сферах.
Роб

"Це навіть не має сенсу для проведення великої конференції з людьми, які працюють у багатьох дослідницьких сферах". Я не думаю, що справжня проблема - це футболки!
Jeffε

8

Якщо ви використовуєте конференц-пакети, зробіть їх вторинною або багаторазовою:

Якщо вам потрібен мішок, щоб дати реєстраторам, то ви видаєте занадто багато речей --- всі просто викидають його і часто готелі не мають навіть переробки паперу! Тим не менш, якщо ви використовуєте тканинну сумку, тоді вибирайте корисну конструкцію, наприклад, продуктову сумку. Якщо ви користуєтесь поліетиленовим пакетом, то попросіть у готелі контейнери для переробки пластику.


8

Включіть серед важливих дат дату спеціальних запрошень на випуск.

В іншому випадку, як довго слід чекати авторів?


7

Майте розумні терміни:

  1. Терміни подання : Я розумію, що для різних термінів подання заявок існують різні причини, наприклад, лускаті сервери, які потребують особистої уваги. Який би термін не був, опублікуйте його чітко та перетворіть його у звичний часовий пояс для більшості ваших представників (наприклад, у східний час або в США). Хороша філософія для веб-сайтів конференцій полягає в тому, що якщо ви можете врятувати n людей на 1 пошуковий запит, тоді, будь ласка, зробіть!

  2. Терміни реєстрації: Для термінів ранньої реєстрації єдиний раціональний термін - це кінець дня в будь-якому часовому поясі. Це те, що оголошено в блогах і розміщується в календарях. Немає причин робити це 3:00 ET (ах).


7

Заохочуйте CouchSurfing як житло

Я не кажу, щоб прив’язувати людей до CouchSurf , проте уявіть, що за рекомендацією готелю ви додасте сторінку, де місцеві дослідники (або студент, як я думаю, це в основному використовуються студентами) можуть опублікувати повідомлення, що говорить: "Я можу приймати стільки людей , напиши мені ".

Користуватися ним могли б лише люди, готові це зробити. Наприклад, для студентів, які йдуть на конференцію, це може бути хорошим способом:

  • Знизьте вступні внески (за проживання ви не платите) (за диван
  • Не випадковий CouchSurfing, знайомтесь з людьми з поля, краще взаємодійте (як для кушетка, так і для господаря)
  • Завітайте до місць, щоб побачити місто з кимось, хто це знає, насолоджуйтесь цілком.

Я думаю, що це може бути багато роботи, щоб зробити з нуля, проте, можливо, існує організація, що спеціалізується на ЦС, щоб зробити це для організатора конференції, оскільки вона робить певну рекламу для них з не великою кількістю роботи. Безпрограшний.

Я знаю, що цим користуватимуться далеко не всі, але я вірю, що ті, хто його використовує, дійсно отримають від цього користь (особистий досвід, я завжди чудово провів CS).


6

(це не характерно для конференцій TCS, але воно буде працювати для кращих конференцій загалом)

Хороша ідея, яку я побачив на математичній конференції для молодих дослідників, просить кожного учасника написати короткий "заяву про дослідження" - у випадку молодших учасників, які ще не мають великих результатів, опис інтересів було б добре. Потім, за деякий час до початку конференції, заяви публікуються на веб-сторінці. Робочий приклад цього: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (конференція з теорії геометричних груп)

Я думаю, що це було б особливо корисно для молодших учасників, які страждають від проблеми "я не знаю тут нікого", але також і в інший спосіб, оскільки навіть студенти вже не є анонімною масою. Звичайно, це цілком можливо для невеликих конференцій / семінарів, а не для подій на 400 людей, але все ж я думаю, що це варто застосувати.

Використовуючи наш веб-сайт, ви визнаєте, що прочитали та зрозуміли наші Політику щодо файлів cookie та Політику конфіденційності.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.