Як я можу заблокувати Microsoft Word, щоб захистити наш брендинг?

Пару років тому я повторно брендував нашу організацію і створив те, що, на мою думку, дуже "просте у використанні" шаблони слів для таких речей, як бланки, бланки та довгі документи. Настільки доброзичливі, як це можуть бути мої колеги, вони не дуже дотепні до Word і / або вважають, що вони творчі генії, і, як правило, знищують саму марку та керівництво по стилю, над якими я так важко працював над створенням. Я спробував зафіксувати Word, але це досить химерно і спричинило занадто багато головного болю, щоб люди ввімкнули Показати / приховати або дізнатись, як працюють стилі Word. Я також намагався активно навчати людей, як користуватися Word "правильним" способом, але його просто не виходить. В ідеальному світі я мав би, щоб усі документи надходили через мій офіс, де я міг би забезпечити їх оформлення, перш ніж виходити на публіку, але це просто неможливо.

Чи може хтось запропонувати найкращий спосіб захистити наш бренд і все ж дозволити колегам писати власні документи? Різне програмне забезпечення, робочий процес, що-небудь ???

Це питання політики, а не технології.

У вас повинен бути документ із стилем ідентичності бренду деяких видів, який показує доцільне використання візуальних елементів і що робити, а не робити з ними.

Шаблони можна надавати як люб’язно - але це має бути політика: "Усі розповсюджені матеріали повинні дотримуватися Посібника зі стилів. Усі маркетингові матеріали повинні бути переглянуті [вставте своє ім’я чи відділ] перед тим, як вийти з виробництва та розповсюдження. . "

Я погоджуюся на 100% з коментарем DA01. Без якогось мандату, що надходить зверху, будь-яка технічна спроба може бути підірвана за бажанням.

Однак у Word є функція "Захистити документ". В Office 2003 він дозволяв редагувати лише коментарі. Станом на Office 2007, ви можете створювати форми та дозволяти редагувати лише форми. Схоже, це забезпечує досить пристойний контроль, але я не впевнений, як це вплине на ваші дизайни (тобто, багатосторінкові макети тощо).

Я не знаю, наскільки добре це працює на практиці. Я використовував Protect Workbook / Worksheet в Excel досить регулярно (з хорошими результатами), але ніколи не намагався розгорнути захищений документ Word. Удачі!

Клацніть на "Захистити документ" на вкладці "Огляд", щоб отримати це діалогове вікно:

• Налаштуйте заголовок та / або колонтитул за бажанням.
• Вставте безперервну перерву в перший рядок документа.
• Створіть залишок документа за бажанням.
• Захистіть документ як форму, переконуючись, що перший розділ (частина перед вашою постійною перервою) є єдиним захищеним розділом.
• Збережіть документ.

Автор для чого? Фізична доставка чи доставка в електронній формі?

Фізична доставка - друкувати комету / бланки, надруковані комерційною пресою. Потім працівники використовують ті попередньо роздруковані фрагменти в офісних принтерах. Поставляйте лише рамки Word, щоб вони не перевищували попередньо роздруковану графіку.

Електронна доставка - я не думаю, що можна багато чого зробити. Слово - це ... добре ... Слово.

Можливо, це не є можливим варіантом для менших організацій, але більші компанії можуть використовувати системи підготовки документів у своїх робочих процесах.

Вміст готується через набір форм або просто звичайний текстовий процесор. Потім він буде переданий в систему підготовки документів, наприклад LaTeX, ConTeXt, Halibut тощо, яка застосує до нього відповідний шаблон.

Багато рішень ECM забезпечують такий функціонал. Ви навіть можете сканувати наявні фізичні документи, оцифровуючи їх та виводячи PDF у відповідність до вашого бренду.

Також я цього не пробував, але, мабуть, InCopy та InDesign можна використовувати для реалізації керованих робочих процесів між дизайнерами та копірайтерами навіть у невеликих організаціях.

У Word 2010 ви можете обмежити редагування шаблонів, щоб просто дозволити редагування вмісту (без змін формату), що допомагає багато чого. Відкрийте "Огляд" на панелі інструментів Виберіть "Обмежити редагування", а потім налаштуйте під свої потреби.