Як я можу заблокувати Microsoft Word, щоб захистити наш брендинг?


17

Пару років тому я повторно брендував нашу організацію і створив те, що, на мою думку, дуже "просте у використанні" шаблони слів для таких речей, як бланки, бланки та довгі документи. Настільки доброзичливі, як це можуть бути мої колеги, вони не дуже дотепні до Word і / або вважають, що вони творчі генії, і, як правило, знищують саму марку та керівництво по стилю, над якими я так важко працював над створенням. Я спробував зафіксувати Word, але це досить химерно і спричинило занадто багато головного болю, щоб люди ввімкнули Показати / приховати або дізнатись, як працюють стилі Word. Я також намагався активно навчати людей, як користуватися Word "правильним" способом, але його просто не виходить. В ідеальному світі я мав би, щоб усі документи надходили через мій офіс, де я міг би забезпечити їх оформлення, перш ніж виходити на публіку, але це просто неможливо.

Чи може хтось запропонувати найкращий спосіб захистити наш бренд і все ж дозволити колегам писати власні документи? Різне програмне забезпечення, робочий процес, що-небудь ???


Наскільки велика організація?
e100

Ми - міський державний шкільний район. 200+ користувачів на рівні району.
Енді Шаффер

Відповіді:


9

Це питання політики, а не технології.

У вас повинен бути документ із стилем ідентичності бренду деяких видів, який показує доцільне використання візуальних елементів і що робити, а не робити з ними.

Шаблони можна надавати як люб’язно - але це має бути політика: "Усі розповсюджені матеріали повинні дотримуватися Посібника зі стилів. Усі маркетингові матеріали повинні бути переглянуті [вставте своє ім’я чи відділ] перед тим, як вийти з виробництва та розповсюдження. . "


2
І політика повинна мати зуби. Це питання для переговорів з найвищим рівнем бюрократії, до якого у вас є доступ, але він повинен надходити згори, або якнайближче до вершини.
Алан Гілбертсон

Дякую DA01! Я повністю згоден і висловив це своєму начальству. Ми постійно ведемо боротьбу та навчаємо вищому керівництву, щоб побачити, наскільки важливою є наша роль в організації та, що ще важливіше, якість та послідовність нашої візуальної ідентичності. Перебуваючи в публічному ед, ця битва займе певний час. Я думаю, саме тому я шукаю технологічне рішення, яке можу реалізувати набагато швидше, ніж бюрократичне. Моє інше питання полягає в тому, що в моєму кабінеті є лише 2 людини, і немає коштів, щоб розширити та покрити навантаження на перевірку, тим самим знову на технічне рішення.
Енді Шаффер

О, ще одна річ. Я реалізував керівництво по стилю з розгортанням, однак у нас є проблема зі знанням Word серед користувачів. Справа не в тому, що вони не хочуть слідувати моїм вказівкам, це те, що вони не знають, як ... ще одна причина, щоб закрити це.
Енді Шаффер

Проблема полягає в тому, що це не технологічна проблема, тому кидання технологій на це насправді не спричинить багато зубців у речах і, якщо що, лише додасть більше ключів до гвинтиків бюрократії. Що стосується знання програмного забезпечення для настільних комп'ютерів ... це проблема скрізь ... і ви знайдете, що це лише більше привід для кінцевого користувача, щоб знайти альтернативи використанню заблокованих шаблонів. На жаль, вам, на жаль, доведеться вирішити вашу роботу. : /
DA01

7

Я погоджуюся на 100% з коментарем DA01. Без якогось мандату, що надходить зверху, будь-яка технічна спроба може бути підірвана за бажанням.

Однак у Word є функція "Захистити документ". В Office 2003 він дозволяв редагувати лише коментарі. Станом на Office 2007, ви можете створювати форми та дозволяти редагувати лише форми. Схоже, це забезпечує досить пристойний контроль, але я не впевнений, як це вплине на ваші дизайни (тобто, багатосторінкові макети тощо).

Я не знаю, наскільки добре це працює на практиці. Я використовував Protect Workbook / Worksheet в Excel досить регулярно (з хорошими результатами), але ніколи не намагався розгорнути захищений документ Word. Удачі!

Клацніть на "Захистити документ" на вкладці "Огляд", щоб отримати це діалогове вікно:

Діалогове вікно "Захистити документ"


1
Це корисно знати. Я ненавидів "Стрічку" (все, що мені заважає або сповільнює, отримує короткий зсув) настільки, що я затримався з 2003 року. Виявляється, всі мої клієнти, які знають техніку, зробили те саме, тож люди, яким займаються технології, мають такі 2007 та 2010 рр. На відміну від досліджень Microsoft UX на стінах, нові версії набагато складніше працювати з такими людьми, оскільки стиль інтерфейсу настільки відрізняється від усіх інших програм.
Алан Гілбертсон

@Алан однією з хороших речей про стрічку є те, що зараз все є комбінацією клавіш. У старій версії деякі пункти можна отримати лише клавішами зі стрілками меню або мишкою.
Farray

1
в цьому є певна іронія, ви не думаєте? :) Поліпшення kbsc, безумовно, відповідає нагороді за "найменш виявлену особливість" ... це, звичайно, не було зазначено в шуміху. Це одне, що продало б мене в новому інтерфейсі.
Алан Гілбертсон

2
  • Налаштуйте заголовок та / або колонтитул за бажанням.
  • Вставте безперервну перерву в перший рядок документа.
  • Створіть залишок документа за бажанням.
  • Захистіть документ як форму, переконуючись, що перший розділ (частина перед вашою постійною перервою) є єдиним захищеним розділом.
  • Збережіть документ.

1

Автор для чого? Фізична доставка чи доставка в електронній формі?

Фізична доставка - друкувати комету / бланки, надруковані комерційною пресою. Потім працівники використовують ті попередньо роздруковані фрагменти в офісних принтерах. Поставляйте лише рамки Word, щоб вони не перевищували попередньо роздруковану графіку.

Електронна доставка - я не думаю, що можна багато чого зробити. Слово - це ... добре ... Слово.


1

Можливо, це не є можливим варіантом для менших організацій, але більші компанії можуть використовувати системи підготовки документів у своїх робочих процесах.

Вміст готується через набір форм або просто звичайний текстовий процесор. Потім він буде переданий в систему підготовки документів, наприклад LaTeX, ConTeXt, Halibut тощо, яка застосує до нього відповідний шаблон.

Багато рішень ECM забезпечують такий функціонал. Ви навіть можете сканувати наявні фізичні документи, оцифровуючи їх та виводячи PDF у відповідність до вашого бренду.

Також я цього не пробував, але, мабуть, InCopy та InDesign можна використовувати для реалізації керованих робочих процесів між дизайнерами та копірайтерами навіть у невеликих організаціях.


0

У Word 2010 ви можете обмежити редагування шаблонів, щоб просто дозволити редагування вмісту (без змін формату), що допомагає багато чого. Відкрийте "Огляд" на панелі інструментів Виберіть "Обмежити редагування", а потім налаштуйте під свої потреби.

Використовуючи наш веб-сайт, ви визнаєте, що прочитали та зрозуміли наші Політику щодо файлів cookie та Політику конфіденційності.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.