Якщо ви потрапили в автобус, чи буде ваша компанія в біді?


27

На роботі я єдиний ІТ-хлопець (роби це все, і роби це зараз тип хлопця) за останні 10 років. Якби я коли-небудь потрапив у автобус, вони були б цілком перекручені. Я кілька разів згадував це людям типу керівництва / президента, але вони мене ігнорують. Дуже погано для них.

Що я можу зробити, щоб полегшити їх біль? (Або мені це навіть байдуже?)

(Так, це має бути вікі спільноти, але я не бачу прапорець ... можливо, мені не вистачає реп.)


1
Я не погоджуюсь, no1 було б байдуже, якщо ти помреш. якщо компанія працює лише через вас, ви не тільки ІТ-хлопець.
10.

Відповіді:


50

Документуйте чорт з усього.

Нещодавно на Slashdot з’явилася нитка про стартову документацію, яка надихнула мене записати свої думки щодо документації.

Мої ключові моменти:

Принцип №1: Ніколи не робиться

Документація - це постійне зусилля, яке завжди буде відставати від того, що є у виробництві. Зміни вносяться тимчасово, речі переміщуються або припиняються або вводяться в експлуатацію навмання. Документація ніколи не наздожене.

Ви повинні продати людям, які платять рахунки, на вартість витрачання часу (а отже, і грошей) на оновлення діючої документації. Часто ці розмови йдуть так: "пам’ятайте, коли мені довелося витратити $ TIME, з'ясовуючи, як зламається $ THING? Ну, коли я закінчив, була ця технічна записка, яка деталізувала $ THING, так що наступний хлопець, який прийде разом, не буде треба все це розібратися ".

Ви повинні це зробити, навіть якщо ви ніколи не закінчите.

Принцип № 2: Єдине, що гірше, ніж жодна документація, є неправильною документацією

Це скоріше трюїзм, ніж принцип. Документація може заспокоїти вас помилковим розумінням того, що щось знаходиться у відомому стані, і якщо щось піде не так, то, можливо, у вас це буде запущено.

Важливо визнати цю проблему.

Принцип № 3: Ви пишете документацію для свого наступника

Коефіцієнти складають 95% всього, що ви робите, документа, на який ви більше ніколи не будете звертатися. Документація - це сукупність мудрості для майбутнього, а не для вас. Тож ви повинні припустити, що ваша аудиторія мало чи нічого не знає про специфіку того, як все є таким, яким вони є.

І буде наступник. Я не знаю про вас, але не планую перебувати в цих специфічних умовах до кінця свого життя. Можливості приходять і йдуть, а коли вони приходять, то іноді ви йдете. Але життя триває за вами, і чим плавніше ви можете зробити життя свого наступника тим кращим. Інакше у вас може бути колекція колишніх клієнтів, які непомітно говорять про вас невтішні речі. Мені подобається сказати, що це ті самі 50 хлопців, які працюють усюди в ІТ в Оттаві, тому що ви постійно скрізь нападаєте на них. Допомога вашому наступнику може відкрити вам двері в майбутньому.

Зараз певною мірою завжди є ступінь "звинувачення попереднього хлопця", коли виникають проблеми. Це частина бізнесу. Я це зробив сам. Але в декількох випадках, коли я ображав попереднього хлопця як якогось дебіла, я дізнався інакше, що він справді спільно вчився і більше знав про те, що відбувається, ніж я робив у той час.

Принцип №4: "Чому" часто важливіше, ніж "Як"

Дивлячись на систему, більшість з нас починає думати, думає, як, чому, чорт, це так? Майже завжди є дуже конкретні причини для зробленого вибору конфігурації. У цих умовах "Чому" диктує "Як", і ви повинні переконатися, що читач розуміє конкретні проблеми, що вирішуються під час вивчення залишків вашого куріння.

Принцип №5: Це повинно бути легко, інакше ви цього не зробите

Це означає, що ви повинні бути в курсі своїх інструментів, а також тих, хто збирається використовувати ваші інструменти.

Оновлення речей повинно бути простим. Якщо вам доводиться докладати будь-яких зусиль, ви знайдете виправдання, щоб уникнути цього, коли це найкраще зробити, що відразу після зміни.

Якщо ваші інструменти не прості у використанні для інших, вони не використовуватимуть їх. Це може бути особливо калічним у командному середовищі, оскільки чим більша команда, тим більше шансів на те, що ви зіткнетеся з членом команди, який не любить ваш вибір інструментів.

Особисто мені подобається вікі для документів. Однак проблема полягає в тому, що вікі не нав'язує вам структуру, тому структура повинна нав'язуватися зовні. Це завжди призводить до конфлікту десь, оскільки хтось має кращу / іншу ідею.

У деяких місцях я використовував документи, опубліковані у форматі Word та Visio, у форматі PDF, при цьому "останній" PDF вважався авторитетним. Це добре тим, що потім у вас є колекція, яку ви можете передати своєму роботодавцю / наступнику. Файли PDF-файлів, якщо належним чином датовані, можуть містити історичний запис про те, що трапилося, хоча той, через який нелегко переходити. Погано в тому, що мені не подобається Word або Visio і змушені були отримати базове розуміння цих інструментів, щоб ефективно передавати ідеї.

Мій нинішній роботодавець грає з ідеєю документів Word на порталі Sharepoint. Треба буде просто побачити, як далеко ми дістанемося


Гарна відповідь. +1, якщо я міг.

@roygbiv - Чому ти не можеш? Ви отримали достатню кількість представників (> 15)
Лад

@Idigas - На той момент, коли я робив коментар, мені не вистачало респ. :)

Не міг більше погодитися з цією відповіддю. Мені подобається використовувати документи Word з послідовним стилем (деякі речі переростають у власний посібник). Деякі люди стурбовані втратою безпеки роботи, але наявності документації не завжди достатньо. Потрібно мати знання та навички, щоб виконувати це, як виявив один з моїх попередніх роботодавців після того, як вони мене зменшили, і моя заміна недостатньо знала про ІТ (він був насамперед програмістом).
Скотт

Я погоджуюсь, що кожну роботу, яку я зараз беру, я документую пекло не лише заради компанії, а заради мене. Іноді ти робиш те, що робиш лише раз у раз, і якщо цього не робиш так багато, то в кінцевому підсумку забуваєш і доводиться вигадувати, як це зробити ще раз. Мені подобається, що я просто заходжу в свою папку, де я зберігаю це, і перечитую свої документи і пам'ятаю, як це зробити.
Hondalex

8

Звичайно, вам слід подбати. Зрештою, будь-яка робота, яку варто виконувати, - це робота, яку варто зробити добре.

1.) Це вже було сказано, але його потрібно повторити для повторного повторення. Документ, документ, документ. За потреби використовуйте електронні таблиці Excel, зошит, перо та пергамент. Декілька тисяч зошитів із медом, як у фільмі "Se7en", якщо це потрібно. У будь-якому випадку, викладіть це чітко, стисло та легко для читання для тих, хто повинен замінити вас, коли ви потрапите в метеор.

2.) Після того як ви все почали документувати, ви повинні бути в настрої на письмовій формі. Час розпочати побічний проект із деталізацією змін, внесених останніми роками на серверах. Почніть будувати процес управління змінами, але пройдіть його історично. Не забудьте зазначити, як часто ви змінювали ці диски на деяких із цих вибагливих серверів. Скільки вони коштують і т. Д. Вони забезпечують великі показники, на які ви все-таки покладаєтесь, навіть якщо цей метеор сумує за вами і замість цього вивозить сусідського собаку.

3.) Впровадити систему моніторингу, яка відстежує критичні збої та надсилає електронні листи. Що це, кажете ви? У вас є вже такий? Солодке! Тепер документуйте це. Як це працює, що ви контролюєте, чому ви це стежите.

4.) Ви несете відповідальність знову повернути його до типів управління. І знову, і знову. Стільки разів. Бути ввічливими. Будьте з повагою, але покладіть на себе ціну, яка була б для бізнесу, якби той метеор зійшов, а ви зникли.

Це не є відповідальністю, яку ви можете зняти, це етична вимога вашої роботи і прихильність до посади, яку ви обіймаєте як поспільний "хранитель і охоронець ключів від королівства".

Думай про це так. Якщо ви можете уникнути цього і забути про це, і відчуваєте це добре, тоді чому ви не розчісуєте файли бухгалтерських файлів для зарплат компанії, щоб побачити, що і наскільки більше цих типів управління, ніж ви. Чому ви не використовуєте конфіденційні корпоративні дані для власного використання? Чому ви не читаєте електронну пошту людей?

Простіше кажучи, (і, сподіваємось, ви цим не займаєтесь через добру міцність почуття моралі та етики. Ви знаєте, все правильно від неправильної речі. Отже, якщо у вас це є, то ви знаєте, що очевидно, що ви зобов'язані документувати та готувати контрзаходи проти найгіршого сценарію.

Це істота, ваша безперебійна робота та розслаблююча відпустка на Гаваї. :)

(Sans meteor, тобто)


6

Будьте обережні, переходячи вулицю, дивіться в обидві сторони, переконайтесь, що автобусів із Кіану Рівз та Сандрою Буллок всередині дороги не заїжджає.


3

Якщо ви хочете знизити криву навчання для своєї заміни, найкраще, що ви можете зробити, - це написати документацію про налаштований процес і про ваші процеси. Можливо, найпростіший спосіб зробити це налаштувати вікі-систему десь і просто продовжувати її додавати. Деякі з них стануть застарілими, але те, що не буде, буде безцінним.


3

Багато вищезазначених постів, що стосуються важливості документації, знаходяться на місці, але є ще один аспект - бути "хлопцем" на роботі, на який ви хочете пильнувати.

Якщо ви єдина людина, яка вміє керувати усім, відпустки / пологи / надзвичайні ситуації важко впоратися, і ви ніколи не можете просуватися чи вивчати інші посади в компанії (якщо це вас цікавить). Якщо ви не в змозі рости, навчатися та розширювати свої навички, ви можете опинитися на позиції внизу, де ви шукаєте роботу, і ваше резюме показує, що ви провели 10 років як програміст COBOL / FORTRAN або ОС \ 2 / Novell / NT адмін.

Зростання та стримування культури є важливими для розвитку як систематичний. Замість того, щоб бути "хлопцем", від якого залежить вся мережа, будьте "хлопцем", який завжди готовий показати новому хлопцеві, що робити, і який завжди зацікавлений дізнатися більше про бізнес.


Гей Шон, повністю згоден. Однак те, що я був на одному місці 10 років, не означає, що я відстаю від часів. Навпаки, я йду в ногу з останніми та найкращими (як найкраще можу)

1

Ключовим тут є детальна та повна документація. Це є критично важливим не лише у випадку, якщо ви недієздатні, але якщо у них приїжджає молодший чоловік, і ви хочете поїхати у відпустку (або перейти на зелені пасовища). Наявність належних документів та довідок може бути надзвичайно корисним для того, щоб хтось інший швидко розвивався в мережі.


1

Я намагаюся ДУЖЕ СКОРО, щоб у нас не було знань SPoF, включаючи моє власне. Таке ставлення є більш цінним, ніж будь-яке місцеве знання, яке я міг би зберегти до себе.


1

Я зайняв цю посаду (Sys Admin / Lead Dev) від хлопця, який мав свій специфічний спосіб робити все. У нас 17 серверів налаштовані дещо по-різному. Тут так багато процедур та ручного вирішення питань, і навряд чи жодне з них було задокументоване (документація, в значній мірі, містила пояснення в одному рядку кожного сервера та його ролі). Це змусило мене переоцінити багато процесів в офісі. Кожен раз, коли я щось довідаюся, його додають у вікі. Я також делегую деякі серверні роботи іншим розробникам, щоб вони могли хоча б дізнатися мінімальну інформацію про невеликі завдання.

Документація написана відстійно, але подумайте, що було б, якби, без будь-якого місця.


1

Документація - це величезна справа. Де я перебуваю, у мене протилежна проблема, як у вас насправді, нещодавно ми створили нову систему відстеження POS / замовлення (ми - компанія, що займається гравіруванням та рекламою), і у мене виникає проблема змусити людей писати в систематизувати інформацію про налаштування. В основному люди низького рівня, оскільки менеджер буде виконувати її накази, тому що вона робила це для всіх замовлень, вкладаючи їх у ДУЖЕ СТАРУ базу даних доступу. Мені так хочеться піти на папері, і це цілком можливо в нашому бізнесі, але я просто не можу змусити людей вводити інформацію про робоче замовлення, чорт забирай.

Тож продовжуйте підключатись до мережі, коли отримаєте дозвіл. Або якщо ви відчуваєте себе добре, робіть це самостійно. Це може бути хорошою справою для вашого майбутнього в компанії, не кажучи вже про вашого наступника.


1
тож, підтримуючи менеджер, слідкуйте за відстеженням налаштувань ... то через деякий час знайдіть людину, яка це зробила, і зробіть потім документуйте її, коли вони забули, що вони робили. Це, як правило, призводить до дому, щоб правильно його документувати.
gbjbaanb

Проблема в тому, що я ще не змусив їх викинути паперову документацію, тому ваша ідея не спрацює. Я над цим намагаюся працювати - це простий, як пиріг спосіб сканування підписаних доказів і подібних даних, і автоматично збереження в папку, лише вимагаючи від користувача ввести номер замовлення, який потім є ім'ям файлу. Я ще не можу знайти спосіб зробити це на OS X.
Камерон Коннер

1

re: я повинен дбати?

Якщо ваш офіс не є на 100% дисфункціональним, люди помітять, що ви змушуєте роботу працювати більш плавно. Щоб ви дбали про добробут компанії, а не просто замикалися на своїй «незамінності». Компанія, що банки від вас ніколи не залишають / ніколи не отримують кращої пропозиції, працює не дуже добре. Це хтось РОБОТИ помітити, що ви відмовляєтесь від подібних речей у компанії.

Я особисто люблю працювати з людьми, які документують і хочу, щоб робота, яку вони закінчили, стояла сама по собі, а не постійно вимагала їх участі. Коли ви документуєте і поміщаєте речі, які вже зробили за собою, ви відкриваєте більше часу для роботи над майбутніми проектами.


0

У нас в основному однакова ситуація. Ось чому директор найняв мене додати ще один вузол знань.

Але, чесно кажучи, це не ваше місце для піклування. Оцінка ризиків та їх подолання - це справа управління.


Домовились. Важливо ознайомити керівництво з проблемами, які можуть виникнути, якщо їх єдиний ІТ-хлопець недоступний, але це не ваша робота, щоб їх примусити, поки вони не зроблять те, що ви хочете. Це, мабуть, хороший спосіб потрапити в гарячу воду.
gillonba

-1 за "це не ваше місце для піклування". Важко зробити це судження, не побачивши органу діаграми в компанії ОП.
Бен Данлап

Плюс той факт , що він робить кошти по догляду , він прагне до здоров'я і успіху його компанії. Що добре.
Бен Данлап

@rotard ОП не потребуватиме - написання деяких «найважливіших предметів» та зберігання двох примірників у захищених місцях за межами місця та на місці, а потім інформування його керівництва вирішить проблему без натягу.
Бен Данлап

0

Я виявив, що підхід Getting Things Done допомагає подолати початковий ментальний бар'єр, заважаючи правильно документувати свою роботу. Замість того, щоб думати про документацію як про монолітне завдання, яке заважатиме вам виконувати "справжню" роботу, поділіть її на шматки розміру з укусами. Кожного разу, коли ви переходите на шматок інформації, яку повинен знати ваш наступник, запишіть її. Потім зарезервуйте годину чи дві щотижня, щоб переглянути, уточнити та класифікувати свої знання.


-1
  • Документація: Важливо
  • Ваша цінна робота: Не настільки важлива, як ви думаєте

Можливо, я просто зациклювався на цій темі, але я буду вдячний за відгуки з голосом.
spoulson

я не спростував відповідь, оскільки це не так вже й погано. Вони, можливо, відчували, що це не корисно. Ніякі приклади чи пояснення цього не можуть спонукати. Знову я здогадуюсь, як ти.
Метт

гадати не здогадуватися. Вибачте :)
Метт

Звичайно. Я не планував писати книгу, але якби це зробив, вона мала назву "Не будьте претензійні".
подружжя

-4

Не документуйте. Не діліться знаннями з іншими. Документуючи речі, ви робите себе менш цінними. Вам заплатять менше. Ваш бонус буде менше. Ваша безпека роботи знизиться. Навіщо ти це робив?

Правильний баланс - це те, коли вас не турбує зайве під час сну чи канікул. Інакше ти знеціниш себе.


це справді хороший момент, але я думаю, що він очікує, що через кілька років компанія зробить ІТ-відділ, і він може бути його начальником (зараз Хес - єдиний ІТ-хлопець). коли він помре, компанія буде просто чудово, тому що вони знайдуть хлопця, як він.
10.

Залежно від вашої компанії, це або недалекоглядне, або необхідне для виживання. Я підозрюю, що це частіше колишній.
Кара Марфія

1
Це, мабуть, найокеанізованіший, напр., Маніфест, який я коли-небудь читав.
spoulson

Ви вирішили би не послухатись свого керівництва, отримати значно меншу оплату за себе, сприйматись би як менш цінний та працьовитий. В довгостроковій перспективі отримуйте достатньо менший дохід і погіршуйте безпеку роботи, що впливає на майбутнє вашої родини. Все тому, що ви маєте намір змусити компанію робити те, що підходить саме собі, навіть якщо компанія не має до вас подібної любові. Я думаю, що ви плутаєте, наскільки компанія поважає і любить вас, якщо ви готові так сильно пожертвувати, щоб дати їм те, що вони думають, що вони не хочуть.
carlito

2
примітка до себе. Приймаючи на роботу Sys Admins, запитайте, чи є у них ім'я користувача на сервері за замовчуванням. Якщо вони запитують їх, чи вони патрон, якщо вони є, не наймайте його.
Метт
Використовуючи наш веб-сайт, ви визнаєте, що прочитали та зрозуміли наші Політику щодо файлів cookie та Політику конфіденційності.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.