Втручання та освіта електронної пошти - (обмінним середовищем)

Протягом своєї кар'єри я стикався з досить багатьма користувачами, які користувалися скарбами електронної пошти ...

Я керую середовищем для 100 користувачів, де раніше користувачі мали квоти 100mb та базове рішення Cyrus IMAP / Postfix. Це призвело до безлічі локально зберігається пошти та пов'язаних з цим проблем із збереженням даних та втраченою поштою після відмов ПК.

Я швидко просунувся до Exchange 2010 з MailArchiva(для виявлення / архівації) і вже майже рік гудуть у цій програмі. Все вхідне та вихідне зберігається в архіві та зберігається з метою дотримання. Я спочатку встановлював обмеження поштової скриньки 3 Гб на кожного користувача. Кілька користувачів потребували додаткового місця для своїх робочих наборів електронної пошти, і вони змогли виправдати це, тому я зробив деякі винятки. Однак у мене є один особливо поганий (але важливий) користувач, у якого в папці "Вхідні" зараз 22 000 елементів, з яких 14 000 - непрочитані. Мабуть, це не кількість повідомлень, а характер електронної пошти; багато звітів, заяв та великих PDF-вкладених файлів. Це також користувач Blackberry, тому я підозрюю, що вони читають пошту вибірково, виходячи з теми. Користувач вперше натиснув ліміт на 3 Гб і не бажає обрізати поштову скриньку. Я подбав про їх 3 000 видалених елементів, щоб не надходити пошта, але я в занепокоєнні щодо того, як навчати користувачів про те, як упорядкувати електронну пошту. Я можу запровадити сувору політику і бути твердим, або я можу сидіти з користувачем і допомагати сортувати та чистити пошту. Так чи інакше, це не стосується справжнього питання, як допомогти в освіті.

Хтось тут має поради, як впоратися з таким типом ситуації? Я б хотів кілька прикладів рекомендацій. Якщо ви використовуєте політику у своїй фірмі, які типи політики допомагають тримати людину під контролем?

Я вважаю, що люди використовують по-різному пошту, але це завдання, щоб змусити їх до певного способу організації. Я, можливо, навіть не є найкращим прикладом, але я також знаю, що потрібно зберегти і що видалити.

Оновлення - Перший бій закінчився тим, що я зміг тримати користувача під лімітом поштової скриньки Exchange шляхом розумної обрізки. Однак я пішов відновити комп'ютер користувача та виявив локальний PST-файл розміром 17 ГБ із трохи більше 6500 вкладених папок! Користувач копіював (не переміщував) повідомлення в масив підпапок; іноді з одного повідомлення копіюється / подається у кілька папок. Підкреслення (_) та префікси (az) використовувались для контролю порядку відображення папок у файлі! Користувач також передавав CC-адресу на вихідну електронну пошту, щоб мати вхідні записи повідомлень, які згодом будуть подані в одну з локальних папок PST. Це абсолютне зловживання технологією і є страшним способом організації даних компанії. Я передаю його власникам для вирішення ситуації, оскільки це тепер відповідальність компанії.

Це може бути чистим питанням управління, але, на моєму досвіді, подібне рішення покладається на співробітників системи "адмін", щоб занадто часто виправдовувати та застосовувати їх. Через це моя робота як сисадмін переконати керівництво в тому, що тут є проблема, і її слід сприймати серйозно, а також створити механізми управління, які можуть бути корисними.

Один з моїх старих роботодавців мав систему GroupWise, яка на той час не мала механізмів квотування (це було певний час тому, GW має його вже деякий час). Тому в кінцевому рахунку ми вдалися до методу рівного тиску. Щомісяця ми друкуємо звіт про найбільші поштові скриньки $ X у кожному відділі та надсилаємо звіти до менеджерів офісів. Протягом двох місяців список найбільших поштових скриньок-5 мав значно менший середній розмір.

Деякі методи, які я вважаю корисними для переконання керівництва звернути увагу на це питання:

Визначте вартість зберігання пошти

Якщо ви отримуєте відкат "але Google це робить", починайте створювати електронні листи, які показують, скільки коштує пошта. Менеджери розуміють вартість. Ви або люди, через які ви купуєте речі, несете витрати на апаратне забезпечення, програмне забезпечення, програмне забезпечення AV та інші пов'язані з цим витрати. З цього ви можете призначити номер долара на МБ для зберігання пошти. Це дозволяє надати пристойно хороше значення долара для поштової скриньки об'ємом 3 ГБ проти 200 МБ поштової скриньки.

Це, до речі, саме тому ви вивчили алгебру ще в школі.

Це може бути одним із трьох способів:

1. Вони збільшують витрати на зберігання пошти. Вони бачать цифри, зрозуміли, що вони недооцінюють кошти, і кидають гроші на це, щоб дістатися туди, де ви "повинні" бути.
2. Вони погоджуються чинити тиск на зростання пошти, щоб краще контролювати цю вартість.
3. Кажуть,% * &! @ It! До хмари!

Витрати на оновлення поштової системи

Якщо вищезгадане перевищує ваші шалені навички роботи з електронними таблицями, створення планів оновлення для випередження кривої споживання пам’яті є хорошим способом принаймні розпочати розмову. Коли вони побачать великий бігмоній для оновлення, вони запитають, чому. І тоді ти їм скажеш. Коли вони запитують, як вони можуть уникнути цієї вартості, згадайте про тиск на великих користувачів пошти.

І те і інше я зробив, щоб виправдати прості покупки на зберігання. Ці самі методи працюють з електронною поштою, де у вас є цілий стек додатків, розташований поверх інфраструктури зберігання / резервного копіювання. Долари (або за вибором валюти) за одиницю - чудовий метод висвітлення витрат і небезпеки надмірної індульгенції. Іноді це може спричинити дуже значні стратегічні зміни (див. Також до хмари! ). Іноді це може втратити ресурси.

Політично кажучи, це гарна ідея, щоб надати кілька пропозицій щодо того, як забезпечити тиск зменшення споживання електронною поштою. Але це все, що вони є, пропозиції керівництву, який має їх реально реалізувати, або переконувати інших керівників у цьому.

Наше рішення було ямним болючим. Одна з наших організацій-партнерів (k12 освіта) потрапила під час позову (FOIA). Витрати на сортування тонн електронної пошти та редагування секретних бітів були величезними (~ 100 000 доларів США) через те, скільки електронної пошти було збережено, що може відповідати запиту. Наші юристи запропонували, і наш наглядач запровадив сувору політику утримання, щоб ми могли обмежити витрати на запит до нас у майбутньому.

За замовчуванням вся пошта видаляється через 45 днів. Все, що має бути збережено з юридичних причин, має бути переміщено до керованої папки . Існує кілька різних керованих папок із застосованими різними політиками збереження.

У будь-якому разі, я можу сказати, це має бути ділове рішення, а не ІТ-скарга на зберігання. Зробіть все можливе, щоб зрозуміти реальні витрати та вказати на можливі витрати на наявність величезної поштової скриньки. Потім виконавчий директор приймає рішення, виходячи з витрат.

Довільна призначена квота не матиме сенсу для користувача.

Я вважаю, що це не ваша проблема. На мій погляд, це проблема менеджера. Я не думаю, що ти повинен бути жорстоким, але це здається, що хтось повинен бути.

Користувальницьке незабезпечене зберігання електронної пошти коштує грошей компанії. Користувачеві заборонено зберігати сміття у своєму офісі. Чому приховування сміття на сервері електронної пошти має відрізнятися?

ІТ повинен встановити обмеження на зберігання даних через проблеми з продуктивності та резервного копіювання. Це реальні, фізичні, відчутні проблеми. Сподіваємось, ваша корпоративна політика щодо ІТ-безпеки, відновлення після аварій, збереження електронної пошти, прийнятного використання тощо надає цим проблемам певні "зуби".

Якщо вам абсолютно належить "допомогти" користувачеві, я б подумав, як мінімум, налаштувати правила Outlook для подання вхідних повідомлень у папки "2010", "2011", "2012" тощо тощо залежно від отриманої дати. Тоді користувач (або ви) можете обрізати старі електронні листи за рік. Це також зменшить папку "Вхідні".

Я був підрядником майже все своє "ІТ-життя", тому мені ніколи не доводилося вести політичні баталії навколо чогось подібного. Якби у мене був користувач на рівні C (або в малому бізнесі власник або сім'я власника), який був подібним до проблем, я, мабуть, закінчився би капітуляцією, а не боротьбою. Я б спробував принаймні діловий випадок, але, мабуть, я б і закінчився, і, безумовно, хотів би, щоб ця справа була письмова в письмовій формі для цілей "CYA", якщо їх приховування закінчиться, створюючи операційні труднощі.

У нас була та сама проблема, вона зараз під контролем, але я впевнений, що повернеться.

По-перше, це рідкість кількість повідомлень, яка є проблемою - і це не у вашому випадку, 22 000 - це нічого, моя поштова скринька працює на понад 200 000 повідомлень - це & ^% $ # вкладення.

Я думаю, що вкладення - це жахливий спосіб зберігання файлів, але багатьом це подобається, оскільки він зберігає деякі метадані: дата, надіслана або отримана, і хто файл був надісланий або прийшов). Також люди просто ледачі - потрібен час для збереження та видалення вкладених файлів.

У нашому випадку ключовою була освіта: ми переконалися, що люди, яким "потрібна" більша квота, розуміють приховані витрати (час резервного копіювання та зберігання, час відновлення, кошмар, якщо виникнуть юридичні проблеми тощо).

Тоді ми переконалися, що вони зрозуміли, що найбільшою проблемою є вкладення (саме тому я зберігав стільки електронних листів в Інтернеті - я суворо позбувся своїх вкладених файлів, тому я міг вказати на власну поштову скриньку і сказати: "У мене в 20 разів більше пошти, ніж ви, але розмір моєї поштової скриньки менший на 1/4 ") і надав їм кілька інструментів, щоб допомогти їм вирішити вкладення.

Інструменти, які ми використовували, здебільшого були більш навчальними - наприклад, як сортувати повідомлення за розміром, як зберегти вкладення, як зберегти декілька вкладених файлів одночасно, як також зберегти електронний лист у файл, якщо вони хотіли "метадані", як видалити вкладені файли (і необхідність збереження змін після їх видалення), допомогу в налаштуванні структур каталогів тощо.

Рівно у двох випадках (і одним із них я був) ми змогли скористатися сторонніми інструментами, щоб допомогти. Є купа інструментів, які дозволять зберігати повідомлення та / або файли, ми використовуємо EZDetach та MessageSave, вони нормальні, але не дуже зручні для користувачів для багатьох людей (якщо чесно, жоден з продуктів, які я переглянув ця функція була досить простою для загальних користувачів). Для одного користувача вони навчилися користуватися програмним забезпеченням і сподобалась ідея раз на місяць запускати його, щоб витягнути та видалити всі свої вкладення одразу. Для всіх, кого ми намагалися використати, вони вважають це занадто складним, тому ми дотримувались базового тренінгу Outlook.

У нашому випадку це працювало тому, що Президент був одним із великих користувачів, а старший менеджер - той, хто любив EZDetach. Вони дали нам достатньо імпульсу, щоб ми могли сказати людям "ні, ніхто не отримує більше квот електронної пошти; якщо ці методи працюватимуть для великих перук, вони працюватимуть для вас!"

Здається, ви маєте офіційну політику, про яку знають співробітники: Існує обмеження на 3 Гб пам’яті без поважних причин для виняття спеціальних випадків. "Я не читаю пошту" не є (IMHO) вагомою причиною.
Менеджеру користувача потрібно поінформувати, що користувач відмовляється виконувати ІТ-політику на рівні компанії, і вам потрібно бути готовим подати діловий випадок до офісів C-Level щодо того, чому політика має сенс. (У ці дні, коли кожен має обліковий запис gmail, справжній виправдач буде коштувати).
Якщо цій людині справді потрібен додатковий простір, він повинен мати змогу дати вам письмове обґрунтування набору квот.

Крім цього, ви повинні надіслати пам'ять про CYA (на папері, зберігайте копію) користувачам, які перебувають біля порогу 3 Гб, та їх менеджерам (ів), в яких детально описується факт, що користувач перестане отримувати пошту, якщо їх не зменшать. їх використання або подання поважних причин їм потрібно більше місця. Ви вже один раз вийшли з дороги, щоб допомогти цій людині, тому в цей момент після письмового повідомлення на них покладається обов'язок вжити заходів (прибирати чи випрошувати збільшення квоти), інакше відхилення пошти стають їх виною.
Ви хочете зробити все можливе, щоб уникнути повного обличчя, коли кал потрапляє у вентилятор, оскільки пошта цієї людини підстрибує.

Як відомо, це справді управлінська проблема, а не технічна.

Я б поговорив з менеджером цього користувача. Поясніть ситуацію. Поясніть, що дисковий простір є кінцевим ресурсом. Поясніть, що йому чи їй дійсно потрібно поговорити з цим працівником та повідомити їх, що їм потрібно більше часу приділяти управлінню, архівуванню та видаленню електронної пошти. Якщо менеджер не бажає цього робити, повідомте йому, що йому потрібно буде зайти до [вставити тут великого виконавця рівня С] та пояснити, чому його працівник настільки важливий, що їм не можна заважати керувати своєю поштою, як усі є, і що [виконавець рівня C] повинен буде схвалити придбання додаткового дискового та резервного простору для підтримки потреб цього користувача.

Люди, які не можуть організувати пошту, не шукають пошти. Вони навіть їх не сумують. Я припускаю, що 22000 листів у папці "Вхідні" не з цього року. Тож я б переміщував пошту в окремі папки на кожен рік. Якщо навіть це занадто багато для папки, тоді додайте підпапку на кожен місяць.

Ось так я впорядковую свою "відправлену" папку, оскільки мені все одно, що я надіслав. Якщо я хочу шукати конкретну відповідь на поштову скриньку, я можу просто переглядати цю дату. Я організовую лише свої вхідні листи.

Справа в електронних листах та документах полягає в тому, що це погана ідея розміщувати їх в ієрархічній структурі на окремих носіях інформації. У ідеальному світі можна було б поставити їх обох у "ящики", позначити та позначити їх та зв’язати між коробками та вмістом коробки. У цих полях слід також помітити нотатки, нотатки телефону, телефонні дзвінки, факси, ...

Існує безліч дійсних випадків, коли зберігання всього (або, принаймні, більшості) електронних листів є життєво важливим - більшість робочих місць у мене були такими: всі електронні листи, що стосуються різних клієнтів, що було зроблено коли, звіти про стан тощо.

І я сумніваюся, що ваші користувачі скажуть щось на кшталт "але Google дає мені 7 Гб ...", якщо ви скажете їм, що на 3G існує жорсткий ліміт.

З особистого, анекдотичного досвіду - найкраща установка, яку я коли-небудь мав, - це мій перший коледж: у 1999 році нам надали мережеві квоти, які мали розміщувати нашу електронну пошту, особисті файли, завдання та особисті веб-сторінки. Кожен користувач повністю залежав від того, який відсоток було використано для чого.