Які найкращі практики для структури папок бізнесу?

12

У минулому ми прагнули мати папки відомчих (продажів, маркетингу тощо) на одній спільній папці, а потім додавати папки нижче цих ad-hoc як і коли вони потрібні.

Це стало трохи безладним - я мав завдання створити "ієрархію папок".

Хтось має кращі практики щодо організації структури папок?

Ми працюємо SBS2011 на поточному файловому сервері.

windows best-practices directory

— дідл
джерело

6

Якщо є одна правда, яку я виявив у нав'язуванні організації іншим, це така: Вони народилися негідниками і помруть таким чином, перш ніж я їх зміню. У відповідь на це у мене є відомчі папки. При цьому вони створюють все, що хочуть. Щомісяця сценарій "очищає" папку, переміщуючи все, що не було змінено за 6 місяців, до "старої" підпапки. Це не дозволяє папкам відділу повністю вийти з-під контролю.

— Chris S

Чи відрізняє ваш сценарій між "датою доступу" та "датою зміною"?

— jidl

Оскільки надто багато речей торкаються "дати доступу", це не точне зображення останнього разу відкриття файлу.

— Кріс С

17

Хтось має кращі практики щодо організації структури папок?

Не варто.

Повірте, ви не хочете мати власну ієрархію папок для будь-якого відділу (крім, можливо, свого). Ви не знаєте, у чому полягають їх потреби, не маєте знань та досвіду інших підрозділів, щоб зробити хороший вибір, і не хочете бути двірником компанії.

І якщо ви думаєте, що вони роблять це безладно, це ніщо в порівнянні з безладом, яке ви будете робити з речей. Я знаю, ви говорите, що вам було доручено це зробити, але найкраще, що ви можете зробити для себе, - це швидко не отримати відповіді від цього. Це приклад того, що ви налаштовані на збій - незалежно від того, як ви це зробите, у когось виникне проблема з цим, і скаржитеся на вас або на вас через це.

Найкраща практика - це буквально "[начальник відділу]. Ось ваша частка відділу. Ви відповідальні за структуру та дозвіл нижче цього рівня. Налаштуйте це, якнайкраще, відповідає вашим потребам".

— БезнадійноN00b
джерело

Чудова відповідь, але це не зовсім зрозуміло щодо однієї дійсно великої проблеми. Багато організацій, з якими я мав справу, не можуть погодитись, якщо дозвіл має бути на цьому рівні та нижче або нижче цього рівня . Це критичне рішення, яке повинно прийти від людей, які мають заголовки C.

— Тім Брігхем

1

@TimBrigham Деталі, які я залишаю комусь іншому, де це можливо. Share надає дозволу всім у відділі, і якщо вони хочуть різних дозволів на папки нижче цього, вони можуть їх налаштувати самостійно. Бути двірником дозволів у складній ієрархії папок не набагато краще, ніж бути двірником файлів.

— HopelessN00b

2

Немає "одного розміру, який підходить всім", але я б рекомендував людям подумати, щоб вони тримали речі максимально закриті для фізичної всесвіту. Коли я бачу людину з 10 папками з глибоким пошуком, я знаю, що вони не мають поняття, які файли вони мають, і ніколи нічого не знаходять.

У реальному житті у вас є:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Зберігайте так у комп’ютерних файлах. Не більше 3-4 папок гніздяться.

Залежно від типу файлів, категорії є за датою чи за темою. Імена файлів мали б тип іменування yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext.

— ETL
джерело

2

Мені не пощастило змусити користувачів дотримуватися протоколу іменування файлів. Я думав про те, щоб мати досить рівну структуру, а потім використовувати теги, щоб сприяти ефективному пошуку - чи хтось пощастив із таким підходом?

— jidl