Як ви зберігаєте електронні листи короткими, але повноцінними? [зачинено]

Я дивний тип розробника, який любить писати та пояснювати - електронні листи, специфікації, ви їх називаєте. Мені подобається допомагати людям глибше розуміти речі. Я ненавиджу спілкування з пінг-понгом, коли групи переходять через 30 або 40 електронних листів, телефонні дзвінки та зустрічі, тому що 25% групи неправильно зрозуміли попередній штриховий електронний лист, в якому письменник лише наполовину пояснив свою позицію, або поспішав і неправильно написав критичне слово або залишено негатив або два.

Ця ознака чудово підходить для документації, але мої електронні листи довгі, тому люди просто не читають їх. Кілька застосованих нами стратегій - це форматування довгих електронних листів як доданих документів Word, щоб заохотити людей розглядати їх як документацію (іноді працює напрочуд добре) або намагатися використовувати більше точок кулі замість вільних абзаців. Ці стратегії збільшують читацьку аудиторію, але зміст все ще довгий.

Звичайно, я хочу кричати і кричати, що складні технічні теми потребують багато викладу та уточнення, але це нікому не допомагає. Очевидно, що можливі компроміси, але мені важко обгрунтовувати висловлювання, які не є зрозумілими, або це призведе до мільйона питань, непорозумінь або доданих "умов".

Як ви підтримуєте спілкування коротким, але повним?

Резюме:

Покладіть важливі факти вгорі, а потім розгорніть внизу.

Деталі:

Коли у мене є довгий технічний електронний лист, який я побоююся втратити половину аудиторії, я намагаюся поставити короткий, точний "резюме виконавця" вгорі і включити повну технічну інформацію нижче. Вибіркове використання жирного або підкреслення також допомагає.

Зосередьтеся на тому, що ви намагаєтеся спілкуватися. Чи кожне слово, яке ви використовували, допомагає передати ваше повідомлення?

Намагайтеся уникати прикметників . Уникайте оскарження чи надмірного пояснення. Використовуйте максимально стисну фразу - не намагайтеся звучати вражаюче, використовуючи довгі слова та складні фрази, де існує простіший варіант. Уникайте ганебних слів.

Прочитайте « Про написання » Стівена Кінга.

Я використовую менше слів, які, здається, виконують роботу досить добре.

серйозно, тхо ...

Спробуйте лише пояснити релевантні речі, наприклад, "завантажуйте файл", а не деталізуватись про те, ЯК ви завантажуєте файл і перевіряєте на помилки під час його виконання і т. Д. І т.д.

• Де можна, посилання на існуючу посилання, коли потрібне довге пояснення, замість того, щоб включати все пояснення в електронний лист.
• Подумайте, що одержувач хоче зробити з інформацією, і дайте їм достатньо точно для цього. Більшість не хакерів не хочуть знати більше, ніж потрібно, щоб виконати своє завдання під рукою, і кожен, хто потребує більше, запитає вас.
• Як правило, при роботі з хакерами будь-який електронний лист на одній друкованій сторінці довжиною (600 і більше слів) занадто довгий. Або скоротити багатослів'я, або передати більшу частину посилання на посилання, на яке можна посилатися, або на документ, який ви можете долучити. Наприклад, 2000 слів документації повинні стати посібником, на який ви посилаєтесь або додаєте до електронної пошти. Це полегшує постійне оновлення документації та під контролем редагування!

Прочитайте "Стилі та білі" Елементи стилю

Я цитую: "Енергійне написання є стислим. Речення не повинно містити зайвих слів, абзац, немає зайвих речень з тієї ж причини, що на малюнку не повинно бути зайвих рядків, а в машині немає зайвих частин. Це не вимагає від письменника всіх його речення короткі, або що він уникає будь-яких деталей і ставиться до своїх предметів лише окреслено, але це говорить кожне слово ".

Мій улюблений рядок, "Пропустіть непотрібні слова".

Напишіть коротке повідомлення, і для речей, на які, на вашу думку, люди можуть захотіти деталі, надайте гіперпосилання на зовнішні сторінки Wiki з Вікіпедії, eHow або навіть сторінки, написані власноруч.