Розгляд важких або несподіваних технічних питань на нарадах [закрито]

Залежно від проекту, над яким я працюю, мені можуть знадобитися відвідувати більше зустрічей як із внутрішніми зацікавленими сторонами, так і з технічного менеджменту в компаніях-клієнтах.

Під час цих зустрічей неминуче виникає кілька питань, які:

• Ви не маєте відповіді на це.
• Ви не думали з тієї чи іншої причини.
• Ви вважаєте, що це не має значення або повністю виходить за межі поточної зустрічі.

Як у кожному конкретному випадку ви відповідаєте на ці запитання? Якісь поради чи підказки щодо того, щоб залишатися авторитетними, залишаючись чесними?

а) я дізнаюся, яка відповідь на це - від особи, відповідальної за цю область проекту, і повернуся до вас протягом двох наступних днів

б) Це хороший момент, дякую, що ви підняли його. Я не замислювався над цим аспектом, але зроблю і повернуся до вас протягом найближчих двох днів

в) Що ви насправді маєте на увазі з цього приводу, оскільки це, здається, не відповідає моєму розумінню проекту.

Звичайно, лише приклади, але якщо ви читаєте сенс, який стоїть за тими, що вони стосуються того, щоб керувати їхніми очікуваннями і змусити їх відчувати себе частиною процесу. Також відомий як напористість.

Ви згадали три типи питань:

а) ви не знаєте відповіді на: Скажіть їм, що я не знаю відповіді, але ви дізнаєтесь відповідь. Потім запишіть їх питання / проблеми і швидко поверніться до них.

б) ви не думали з тієї чи іншої причини: Скажіть їм, що це цікава ідея. Потім швидко запишіть його та продовжуйте.

c) Ви вважаєте, що це не має значення або зовсім не входить у рамки поточної зустрічі. Ця відповідь є складнішою. Якщо це не стосується всього проекту, спробуйте обережно сказати їм, що це не пов’язано. Але робіть це обережно, тому що ви не знаєте, чому вони це виховують. Якщо це стосувалося проекту, але не стосується зустрічі; скажи їм, що ти передаєш це потрібній людині. Потім запишіть його та швидко виконайте подальші дії.

По мірі набуття досвіду в проекті проблеми збентеження будуть йти вперед. Коли ви отримаєте більше досвіду роботи, то вам буде краще впоратися з цими типами питань.

Час від часу трапляється з усіма, незалежно від того, наскільки досвідчений чи підготовлений. Чесність - найкраща політика в цих ситуаціях, що означає визнати, що ви не маєте відповідей. Ви будете набагато достовірнішими в довгостроковій перспективі, ніж якщо намагатиметеся обминути свій шлях.

Конкретні питання:

(а) Якщо ви не знаєте відповіді, замість того, щоб просто знизати плечима, важливим є запевнити людей, що вони зрозуміють, що вони просять, і що ви можете піти і дізнатися. Ви можете надати хронологічну шкалу та деяке уявлення про роботу, якщо це, ймовірно, потребуватиме важкого підйому.

(б) Якщо ви ще не хочете про це, знову ж таки, це добре. Як і вище, просто дайте їм знати і поверніться до них.

(c) Якщо ви вважаєте, що питання не мають значення, вам слід тактовно говорити про те, чому це так; цілком можливо, вони не зрозуміли, що це не має значення. Якщо ви працюєте з професіоналами, вони приймуть неактуальне значення, якщо ви надасте докази / міркування, і, перевіривши їх, ви, можливо, все-таки виявите, що це актуально.

Вищенаведені пропозиції, безумовно, чудові, і працюють у більшості контекстів. Як і інші респонденти, зазначено, що це може відбутися, особливо якщо ви представляєте ідеї розумним людям і шукаєте їх критику чи відгуки (наприклад, намагаєтеся зібрати фінансування для стартапу).

Однак ви відповідаєте, що хочете досягти кількох речей:

• Збережіть надійність та авторитет для вашої теми / клієнтів (це також означає, що не виготовляти чи складати речі, про які ви справді не знаєте, не впевнені)
• Визнайте їх відповідь (щоб вони почували себе почутими і зрозумілими)
• Продовжуйте презентацію / зустріч

Хоча пропозиції, безумовно, корисні, чудова модель дизайну для цих питань працює наступним чином:

1. Повторіть питання і переконайтеся, що ви розумієте, що вони задають і чому (оскільки іноді це не очевидно, і ви хочете переконатися, що ви вирішили їх першопричину). Наприклад "Чому ви використовуєте [вставити технологію сюди] замість [вставити туди технологію, яку ви, можливо, не дивилися]?" з цим питанням було б добре відповісти на запитання (чи ряд запитань) про те, чому вони його задали та чи мали досвід роботи з різними технологіями, або стосунки з постачальниками тощо. Переконайтеся, що ви розумієте, до чого вони звертаються. і чому (оскільки вони можуть бути з чимось справжнім досвідом, або просто почули про це з манжети тощо), і потрібно ставитися до кожної ситуації по-різному).
2. Визнайте "запитувача" і запитайте неконфліктний спосіб - тобто "Це велике питання ...." або "Це цікава перспектива ..."
3. Визначте, як ви плануєте здійснювати подальші дії "... дозвольте мені повернутися до вас на це електронною поштою" (а) або "... це, безумовно, тема для подальшого розгляду, але давайте подати цю таблицю зараз, можливо, ви і Я можу обговорити це в автономному режимі ". (б) або "... це хороший момент, але оскільки мета наради - {вставити сюди}, давайте рухатимемося далі, але ми можемо повернутися до цього, якщо дозволяє час".

Як правило, розуміння того, чому вони щось запитують, допоможе вибрати найкращі подальші дії та переконатися, що вони почуваються почутими та зрозумілими.

• Ніколи не імпровізуйте і не складайте факти, яких ви не знаєте або не готові надати належним чином. Питання, на які ви не можете відповісти, попросіть повернутися після того, як ви перевірили його.
• Якщо щось не виходить за межі поточної дискусії, скажіть так і запропонуйте вам обговорити це з цією людиною після зустрічі
• Завжди запрошуйте людей надсилати запитання перед зустріччю, даючи можливість підготувати відповіді. Якщо ви організовуєте зустріч, переконайтеся, що у вас є порядок денний, який ви надіслали заздалегідь (це може бути лише кілька рядків, доки в ньому буде окреслено, про що йдеться на нараді).
• Якщо ви не організовуєте зустріч, попросіть організатора надати вам порядок денний, якщо такий не розміщений.

На мій досвід, однією з найпоширеніших причин позачергових дискусій чи питань, до яких ви не готові, є засідання, які не мають порядку денного. Завжди вимагати зустрічі мати чіткий порядок денний. Якщо засідання має прийняти рішення про щось, це повинно бути чітко зазначено в порядку денному, і це повинно бути відображено (і підтверджено) у протоколах або записках, що надсилаються після засідання.

Якщо люди наполягають на тому, щоб закликати на зустрічі без порядку денного, піднесіть це до них і запропонуйте, що це було б набагато ефективніше. Якщо це не спрацює, піднесіть це своєму начальнику з мотивацією, що ваш час витрачається неефективно. Якщо ви відчуваєте, що зможете піти з цим (не отримуючи багато поганої волі), сміливо починайте відмовлятися від зустрічей без порядку денного. Мені довелося вдатися до цього кілька разів, коли речі надто вийшли з-під руки.

Я не бачив цього згаданого, але найгірше, що ви можете зробити, це спробувати їх BS. Завжди справедливо відповідати:

а) ви не знаєте відповіді на
відповідь: "Не знаю, але я дізнаюся"

б) ви не замислювались з тієї чи іншої причини
Відповідь: "Тема ніколи не підійшла. Я проведу кілька досліджень і повернуся до вас"

c) Ви вважаєте, що ви не маєте ніякого значення або повністю виходите за рамки поточної зустрічі.
Відповідь: "Ми повинні обговорити це на іншій зустрічі".