Коли люди керують даними, існують три принципово різні способи додавання вартості:
- Обчислення
- Зберігання та отримання
- Пересилання та обмін.
Для обчислень на рівні простої арифметики ви не можете перемогти Excel. Навіть якщо ви досвідчений програміст, ви можете створити електронну таблицю за частину часу, який знадобиться для написання та налагодження комп'ютерної програми. Ви навіть можете групувати дані в таблиці і використовувати функції пошуку, щоб отримати деякі переваги, які ви отримуєте від запитів. Зведена таблиця та функції графіку роблять узагальнення даних простим та легким.
Для зберігання та пошуку на рівні файлу / документа Excel настільки ж корисний, як MS Word або MS Access. Для пошуку на рівні SQL запитів MS Access працює набагато краще, ніж Excel, хоча Access сильно обмежений, оскільки ви будете знати, чи коли-небудь ви порівнювали Access з промисловими СУБД.
Щодо обміну даними, Excel надзвичайно примітивний. Більшість магазинів, які сприймають Excel через зараження, в цей момент стикаються з проблемою. Ваше запитання говорить про те, що це стосується вашого магазину.
Існує кілька проблем із впровадженням баз даних у місці, яке не готове до баз даних. Один - політичний. Люди, які жокеюють свої електронні таблиці, можуть визнати проблему, що стосується всієї системи, але вони надзвичайно задоволені контролем, який вони мають над своєю маленькою частиною даних. Ви можете сподіватися на опір, якщо спробувати замінити центральне управління та контроль на децентралізоване рішення, яке ви маєте зараз. Частина цього опору виправдана.
Інша - вартість баз даних. Як уже було сказано в іншій відповіді, недоліки бази даних можуть переважати переваги.
Інша - надійність баз даних. Люди, які розміщують дані в базах даних, зазвичай роблять це тому, що це їхня робота або, можливо, щось для себе отримати, наприклад замовлення на веб-сайті. Вони не роблять це з духу громади. Принаймні, не дуже. Без хороших входів база даних ніколи не набуває авторитету.
Рішення, над яким я зараз працюю, на сайті, де просто залучаються електронні таблиці, - це створення бази даних прототипу в MS Access. У цьому є чіткий мінус: люди можуть навчитися неправильно в базах даних, чого їм доведеться вивчити на більш пізньому етапі еволюції. Я також думаю, що особливостей звітності Access дуже не вистачає. і якщо ви думаєте про одночасних користувачів, вам потрібно думати за межами Access, хоча Access досягає прогресу в цьому відношенні.
Мені подобаються три речі щодо Access: просто, швидко та дешево виготовити примітивні прототипи. Крива навчання майже немає, особливо якщо ви вже розумієте аналіз даних та склад таблиць.
По-друге, це менш залякує, ніж велика централізована СУБД. Коли користувачам показують, як відкрити таблицю Access у поданні таблиці, просто натиснувши на неї, вони втрачають страх перед таблицями. І той факт, що в одному файлі зберігаються дані, визначення даних та додаток, прості речі для людей, які не думають з точки зору систем.
По-третє, він добре грає з Excel та Word. копіювання таблиці або запиту в електронну таблицю Excel настільки ж просто, як натискання на кнопку.
Перш ніж я міг дійти до цього моменту, мені довелося подолати дещо химерне ставлення до мене щодо Access. Це не SQL Server або Oracle. Але це є його використання, якщо ви розумієте обмеження
Сказавши все це, ви все ще зіткнетеся з монументальним завданням, коли настане час перенести свій магазин з безлічі баз даних Access в єдину великомасштабну інтегровану базу даних, з професійним управлінням та спільними ресурсами.