Як покращити спілкування електронною поштою

Перефразовування електронного листа, яке я надіслав колезі

Я помітив проблему із системою А. Я визначив, що вона не викликана X. Я підозрюю, що її викликає Y. (оскільки ви відповідаєте за Y) Чи можете ви, будь ласка, поглянути на це?

(Частина в круглих дужках не була включена в мій електронний лист, тому що цей колега добре знає, що він відповідає за Y ... це слід розуміти, тому я надсилав йому електронний лист)

Через півдня я зіштовхуюся з колегою і кажу: "Ви ще дивилися на проблему із системою A?" і він відповідає: "О, так, я отримав ваш електронний лист про те, що система A порушена, але я припустив, що це, ймовірно, викликано X, тому я чекав, коли ви це перевірите".

Очевидно, моє повідомлення не надходило. Це надто поширений результат електронних листів, які я надсилаю, і дуже відлякує ... все ж, я не знаю, як я можу зробити свої електронні листи яснішими. Вони завжди такі короткі, чіткі і настільки, наскільки я можу їх зробити. Будь-які пропозиції? Можливо, є щось притаманне середовищі електронної пошти, яке просто не ефективно для таких типів комунікацій?

Ви можете спробувати переупорядкувати його, щоб ви сказали їм, що ви хочете на початку електронної пошти.

Я помітив проблему із системою A, яку я хотів би, щоб ви подивилися. Я вже подивився на X і визначив, що це не причина. Це може бути викликано Y, саме тому мені потрібна ваша допомога. Це питання утримує So & So від їхньої роботи, тож якби ви могли поглянути на Y на своєму ранньому конвенсі, я дуже вдячний.

Спасибі!

Ви можете спробувати щось подібне.

Також тема теми є навіть важливішою, ніж тіло іноді. На цю електронну пошту я хотів би сказати темі:

Тема: Проблема із системою A перевірте Y

Це не повинен бути електронний лист.

Він повинен увійти до вашої системи відстеження:

• Запис справи - це повідомлення про несправності.
• Спочатку було призначено вам і з першої відповіді зазначимо, що це не є наслідком X, оскільки ви перевірили (з будь-якою додатковою інформацією для підтвердження цього висновку).
• Потім він присвоїв вам колегу із зазначенням, що ви підозрюєте, що це Y

На цьому етапі має бути досить зрозуміло, що його проблема ...

Редагувати:

Насправді це, в деяких аспектах, погана відповідь на питання, оскільки це не так - але пункт, який він робить, є дійсним, тобто просто відправлення електронного листа без (цитувати термін продажу) конкретного "заклику до дії", тобто щось Це дає зрозуміти, що з проблемами, що їх отримують зараз, потрібно вирішити.

У випадку з електронною поштою - ви можете почати щось із рядків "Чи можете ви подивитись на наступну проблему ...", але краще, щоб це було чітко позначено як завдання над текстом повідомлення

Не сприймайте цю гріху особисто, я також винен.

Це те, що я ненавиджу у використанні електронної пошти. Це повинно бути надіслане як завдання / Todo, який коли-небудь ваша система електронної пошти називає його. З терміном сплати. Можливо, є якесь культурне питання компанії щодо надсилання завдання, оскільки це не трапляється як прохання, а більше, як наказ. Так не повинно бути, оскільки одержувач може відхилити запит (що було б плюсом у вашому випадку.) Та встановити інший час.

Запити на зустріч є пунктом календаря. Це особливо боляче, коли хтось запитує, чи можна провести зустріч, і вони не дають часу і є ударом у живіт, коли вони мають доступ до календаря травня.

Після 3-4 електронних листів вперед та назад час приймати телефон або хоча б отримати чат. Це також стосується пояснення 47 пункту того, що мені не потрібно архівувати в тексті.

Якщо говорити про архівацію. Чому я отримую електронні листи про клієнта, які надходять лише до "моєї" папки "Вхідні"? Коли я виходжу з компанії, хтось може цього захотіти, і він не збирається отримувати мою поштову скриньку. Я міг би переслати його людині, яка може «взяти» мій рахунок, коли мене не буде. Тож тепер мені доведеться скопіювати електронну пошту в якусь документову систему або бути як усі, і я маю 50 папок, можливо, по одній пошті для кожного клієнта та перетягніть її туди. І коли я не поїду, якийсь поганий присосок переживає всі ці папки і продовжує отримувати спам, надісланий на мою стару електронну адресу (Чесно кажучи, я не зайшов на цей порносайт).

Коли електронний лист від BigBoss@OurMostImportantClient.com, йому потрібно перейти в якесь центральне місце для того, хто зараз має отримати доступ до нього або в майбутньому. Якщо це безпосередньо для MyBigBoss, то, можливо, ні. Але він повинен мати можливість направляти важливі електронні листи клієнта та ділового партнера.

Вікі, SharePoint та додатки для вертикального ринку, які включають управління контактами, є приємними, але вони не обробляють електронну пошту. Хтось повинен прибрати цей безлад, поки ми його не позбудемося.

Вибачте, відповідь на ваше запитання десь є. Як і наша електронна система.

Має бути кращий спосіб, і це впевнено, адже пекло - це ще не Twitter.

• Нехай ваше повідомлення буде коротким та стислим.
• Улюблені списки над прозаїчним стилем.
• Знайте своїх одержувачів (тобто уникайте технічного жаргону під час спілкування з непрограмістами).
• Використовуйте електронну пошту економно.
  • Якщо ви надмірно спілкуєтесь, люди будуть вас налаштовувати.

Як говорили інші, обробка вашого конкретного прикладу через механізм відстеження помилок - це, мабуть, краще рішення. Однак, ваше більш широке запитання щодо електронної пошти заслуговує уважного вивчення.

• Враховуючи, що ваші електронні листи чіткі, як ви заявляєте (і я не маю жодних підстав сумніватися, що виходячи з вашого чітко висловленого запитання тут)
• І з огляду на те, що люди і визнають отримання та читання зазначених електронних листів
• І враховуючи, що це не поодинокі чи рідкісні випадки
• Тоді я сумніваюся, що проблема полягає в ясності ваших електронних листів.

Ви, здається, настільки ж підозрюєте, коли запитуєте "Можливо, є щось притаманне середовищу електронної пошти, що просто не ефективно для таких типів комунікацій?" Але я сумніваюся, ви матимете успіх у будь-якому іншому середовищі. Я підозрюю, що джерело ваших розчарувань швидше базується на ваших стосунках зі своєю командою.

Мені здається, що люди у вашій команді не сприймають вас серйозно, і це більш широка проблема, ніж її можна вирішити зі зміною середовища чи стилю спілкування. Якщо ви хочете, щоб ваше спілкування сприймалося серйозно, тоді вам потрібно розібратися з причинами, по яких вас не сприймають серйозно, і направляйте їх. Є багато можливих факторів, які можуть лежати в основі цієї неповаги (ви новак, чи молодий, або культурний інший, або недоведений, або помилялися в минулому), і кожен із них вказував би на інший підхід до санації. І різні команди по-різному реагують на різні типи особистості. Тому, не знаючи більше деталей, я вагаюся, щоб дати пораду, як рухатись звідси вперед.

Якби це тюремний фільм, я б запропонував вам знайти найбільшого хлопця в команді і стрибати його. Домогтися поваги колективу програмістів може бути складніше (хоча, як правило, є менший шанс потрапити в лікарню).