Ефективні методи управління робочими завданнями? (документування / запам'ятовування / визначення пріоритетів) [закрито]

Я шукаю пропозиції щодо ефективних методів, які можна використовувати для документування, запам'ятовування та визначення пріоритетних завдань на роботі. Багато з цих завдань належать до первинного проекту, але вони існують і для незалежних ініціатив. Завдання самі по собі охоплюють все, починаючи від розробки документації до дискусій, з різними пріоритетами та строками, починаючи від відразу до кількох місяців.

Історично я використовував блокнот для відстеження цих завдань. Зірка поруч із елементом вказує, що її потрібно зробити, і галочка, коли вона завершена. Однак, оскільки я отримую більше обов'язків і більше речей для управління:

• стає важче переконатися, що я все зробив (бо деякі речі втрачаються на 5 сторінок назад)
• стає важче запам’ятати, що найважливіше робити далі
• стає важче відстежувати залежності між завданнями

Хтось знайшов методи, які полегшили управління їх завданнями? Я розглядав можливість додавання метаданих, щоб відстежувати, що найважливіше та залежність, або, можливо, переходити на додаток, який міг би це автоматизувати (якщо така річ існує). Щось, що доступне будь-де, безумовно, було б плюсом.

Для паперового розчину

Зазвичай у мене виходить книга без ескізів з перфорованими сторінками типу типу, яку ви можете знайти у Barnes & Noble із доданою стрічкою для позначення сторінки.

Примітка. Я б поділився посиланням, але не зміг їх знайти у їхньому інтернет-магазині. Про що я говорю - це 8 1/2 книги "X 11" у твердій обкладинці

Я віддаю перевагу папері для щоденної роботи, тому що я, як правило, малюю багато діаграм, щоб описати свої ідеї (що складно зробити із звичайними списками TODO програмного забезпечення), і іноді корисно мати можливість записувати матеріали в книгу.

Для кожного циклу (день / тиждень або інший бажаний приріст часу) я виділяю кілька сторінок для однолінійних тодосів. Наступні сторінки призначені для отримання детальної інформації. Коли я закінчую роботу, я закреслюю тодоси на покажчику і вириваю сторінки, які вже не є актуальними (саме тому перфоровані сторінки необхідні). Стрічка використовується для позначення сторінки todo, щоб ви могли швидко відкрити книгу туди, де ви залишилися (я також зазвичай вирізаю ручку на сторінку, до якої я зараз додаю нотатки, якщо закриваю книгу).

Коли я закінчую елементи на тодо, я перекреслюю їх і вириваю пов’язані сторінки.

Примітка. Потрібно небагато практики звикати до виділення завдань за межами сторінки, але, подумки, у вас з'являється звичка розділяти завдання на обмежений кордон. Важливо розвинути цю здатність, тому що, якщо ви не в змозі зосередитися на одній речі за один раз, ваш мозок буде витрачати багато часу без необхідності перемикаючи контексти між різними завданнями.

Коли починається наступний цикл, я створюю свіжий тодо. Я швидко проведу попередні тоди, щоб переоцінити, чи залишаються незакінчені предмети досі. Якщо вони є, я копіюю їх у новий Тодо. Якщо ні, то я знаходжу пов’язані сторінки та вириваю їх (щоб у кошику, чи зберегти в іншій книзі на потім).

Ідея тут полягає в тому, щоб видалити все, що вам зараз не потрібно знати (у поточному циклі). Тримайте тодо короткий і простий (один вкладиш), але не жертвуйте здатністю вести детальніші нотатки.

Цікавим є те, що якщо ви зачекаєте тиждень-два, щоб подивитися на предмети, які ви витягли з книги, на потім; ви часто виявите, що вони вже не актуальні (і готові до сміття).

Якщо ви не старанно обробляєте стек регулярно, він просто накопичується з часом, поки він не стане непосильним. Якщо ви цього не зробите, ви можете почати страждати від того, що я люблю називати синдромом " Шлемієль Художник ", де ви проводите стільки часу, перебираючи свої залишкові завдання, що ніколи насправді не дістаєтесь до важливих / нагальних речей.

Що стосується управління різними проектами одночасно ... Використовуйте одну книгу для кожного проекту.

Думайте про свій мозок як про комп’ютер. Якщо завдання комутації були, як виконання контекстного перемикача (не дуже дорого, але відволікаючи на роботу), тоді перемикання проектів було б таким, як робити повний обмін кеша (дорого, оскільки ви повинні вивантажити всю інформацію, яку ви використовуєте в даний момент, і завантажити всю інформацію, що стосується інший проект.

Я використовую Toodledo для управління своїми списками. Ви також можете синхронізувати його з телефоном. Він в Інтернеті, щоб ви могли отримати доступ до нього в будь-якому місці смартфона або Інтернету.

Для цього я рекомендую прочитати книгу Девіда Аллена «Налагодження речей» . Це допоможе вам навчитися ефективно та ефективно керувати своїми завданнями.

Я перемикаюся між прокладкою паперу, на якій я записую речі, і завданням під час використання Ubuntu. Мені подобається те, що ви можете призначити пріоритет, додати якомога більше приміток до завдання і приховати виконані завдання.

Давно я читав про поділ завдань на 4 категорії вздовж двох осей: значить, у вас важливі / не важливі; терміново / не терміново.

1. Важливо, терміново.
2. Важливо, не терміново.
3. Не важливо, терміново.
4. Не важливо, не терміново.

Витратьте більшу частину часу на 1 і 2 заняття, а решта подбає про себе.

Для електронного рішення

Мені подобається використовувати інструмент мислячої роботи Freemind (безкоштовний відкритий код)

Це простий та інтуїтивний у використанні, тобто я можу пройти місяці, не використовуючи його, і все ще пам’ятаю комбінації клавіш:

• вставити - додати комірку
• delete - видалити клітинку
• space - перемикання комірки для згортання / розширення
• ctrl + B - напівжирний
• ctrl + X - вирізати клітинку
• ctrl + V - вставка комірки
• ctrl + C - копіювати комірку
• ctrl + K - додати посилання
• f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - зміна кольору тексту клітини (у мене запам’ятовується кілька обраних).

Для першого шару комірок я роблю їх кольоровими хмарами (ctrl-shift-b потім змінюють колір хмари клацанням правою кнопкою миші + формат + "колір хмари") для легкого визначення. Кожна хмара є основною категорією. Наприклад, у мене буде один для особистого, один для кожного великого проекту, один для школи тощо ...

У межах кожної хмари пріоритетним є перший рівень комірок:

• Тепер (критичні завдання)
• Завтра (критичне завдання, яке не потрібно вирішувати негайно)
• Майбутнє (некритичні завдання)
• Концепція (хороші ідеї, які я можу періодично тушкувати під час перерв)
• Відкладено (завдання, які відкладаються безстроково, якщо я не маю над чим працювати)

Примітка: Як ви можете підозрювати, відкладені завдання часто стають нерелевантними протягом тривалого періоду і можуть бути повністю вирізані.

Я вважаю за краще карту розуму з трьох причин, я можу рухатись по ієрархії дуже швидко за допомогою лише клавіатури, я можу згортати все, що мені зараз не потрібно бачити, і пересувати речі з однієї категорії в іншу дуже просто. (проста копія / вставка).

Що б ви не робили, не використовуйте програму, яка використовує спливаючі сповіщення. Інакше ти почнеш страждати від того, що я називаю "twitterbrain" де, ти стаєш настільки пристосований до того, що постійно перебиваєшся, що ти підсвідомо починаєш передбачати це (утримуючи від того, що ти справді не зможеш потрапити у твій звичайний "потік". якщо ви робите повідомлення використовувати встановити інтервал ви очікуєте , що не перериває свою роботу (наприклад , кожен день на обіді).

Я бачу так багато блогерів та (так званих) журналістів, які скаржаться, що "Інтернет винен у їхньому дефіциті уваги!"; тому що вони більше не можуть сісти читати книгу більше 10 хвилин. Те, що вони не враховують, - це те, що вони переносять електронні пристрої, які мають незрозумілу здатність переривати їх 24/7/365 з довільними повідомленнями.

Windows також робить вікна, які крадуть фокус (як сповіщення про оновлення вірусів). Я не мав уявлення, наскільки це мене турбувало, поки я не почав використовувати Linux Mint в якості своєї основної ОС (яка дотримується суворих інструкцій користувальницького інтерфейсу, які цього не дозволяють). Викрасти фокус - це жорстоко, це як би офіс-працівник, який кожні 15 хвилин постукує по вашому плечу, щоб розповісти вам останній жарт Чака Норріса.

/ рент

Примітка. Я все ще використовую Windows для розробки, але лише мінімальна установка без вірусних сканерів / брандмауера (я блокую погані речі на маршрутизаторі та уникаю підозрілих сторінок), щоб зменшити кількість програм, які хочуть красти фокус.

Оновлення:

Я щойно придивився до завдання, тому що раніше ніколи не використовував його, а класи пріоритетності на диво схожі з тими, які я використовую (Примітка: Я ніколи не використовував додаток зі списком тодо з пріоритетністю раніше). Виявляється, я не дуже розумний / оригінальний зрештою :). Я ніколи не знаходив, щоб довільні класи високого / середнього / низького пріоритету працювали добре, оскільки вони не прикріплені до реального значення. Подумки клас "високого" пріоритету може легко переміщатися з "сьогодні" до "цього тижня". Мої пріоритети мають тенденцію до дрейфу, коли я починаю зволікати. Використовуючи офортні в реальному світі трави, часові шкали в камені Відносність проклята.

Мені подобається використовувати Google Calender ... але якщо у вас є конфіденційна інформація, я не розміщую її там. Поки у вас є звичка регулярно дивитися на це, це може бути дуже корисним. Поряд із частиною календаря ви можете перелічити завдання, які вам потрібно виконати, і я думаю, ви могли б зробити там досить пристойні пріоритети, хоча я не використовував цю частину для декількох завдань одночасно ...

Більшість розробників у більшості розробників знаходяться за робочим столом / комп’ютером / ноутбуком, тому будь-яка програма, яка спрощує отримання фактично введених приміток із системою нагадування (спливаюче повідомлення, текстове повідомлення), має працювати. Якщо ви були людиною з продажу мобільних пристроїв або вам потрібно було перевірити завдання, які не програмували (Заберіть молоко), щось для смартфона може бути краще. Посилання на документи та папки файлів допомагають, якщо у вас є периферійна документація проекту.

Ви повинні використовувати його і покладатися на нього. На роботі я використовую Outlook. Якщо хтось ловить мене в кав’ярні і має занепокоєння / прохання, я прошу їх мені або надіслати електронною поштою або надіслати мені завдання (залежить, де вони займають фірму.)

Я борюся зі зборами, тому що у вас ніколи не є комп’ютер у конференц-залі. Потім приносять килимок з паперу і вносять усі нотатки та роблять нагадування, коли я повертаюся до комп’ютера. На щастя, я можу пройти тижні без зустрічі.

Я клянусь Emacs ' орг-режимі . Це було цілком рятівним рятувальником для управління всіма моїми робочими завданнями та інформацією. Звичайно, ви вже повинні придбати Emacs.

Я використовував різні методи, іноді множинні (дублюючі) методи: спеціалізовані електронні календарі та списки завдань, блокноти, дошки, стиліноти та, мабуть, багато іншого. Кожен з них мав певні переваги та підводні камені. Нещодавно я відкрив для себе особистий канбан, і, схоже, він має хороший потенціал, використовуючи кілька найкращих аспектів декількох методів.

По суті, особистий канбан використовує:

• дошка як поверхня, яку ви вважаєте організатором. Організація поверхні схожа з методом проекту відставання / спринту, але на особистому рівні з переплетеними особистими завданнями.
• лінії художника-стрічки або маркера, що ділять поверхню на три стовпчики (стовпчик тодосів ліворуч; список активних завдань посередині, який поважає те, що ви, напевно, очікуєте, що спробуєте, і можливо, виконаєте за день; і список готових праворуч ).
• клейкі нотки, бажано різних кольорів для позначення виду завдання. Використовуйте один колір для особистих завдань, інший - для технічних завдань проекту, один - для непроектних робочих заходів, таких як зустрічі підрозділів або огляди, можливо, один колір для зустрічей клієнтів; однак, «позначення» кожної липкої нотки одного кольору паперу кольоровою маркерною смужкою або облямівкою або будь-якою схемою вам подобається, може бути настільки ж ефективною, як і кольоровий папір.

Існують численні публікації в блогах та відео / веб-трансляції, які роблять набагато кращу роботу з поясненням загальної мотивації та механіки поперек, якщо ви хочете чогось більш глибокого. Мені це подобається, тому що він пропонує щось фізичне, він простий в управлінні, кожен, хто заходить у твій район, може зрозуміти, наскільки ти зайнятий, або на що ти зосереджений упродовж дня, і ти можеш захопити та розвинути кожну задачу настільки ж чи як мало потрібно.

Погляньте на ToDoList на Codeproject. Він має багато приємних функцій, безкоштовний і він все ще активно розвивається.

У мене є екземпляр JIRA, створений на моєму власному VPN (базовий обліковий запис linode.com), Atlassian продає його за 10 $ для запуску (або ви можете використовувати будь-який багтейкер, який вам подобається). Це не розумний інструмент, тому я використовую теги для збереження залежностей між завданнями. Також це дозволяє створювати власні типи завдань, що перевищують основні (помилка / функція). Це дозволяє встановити пріоритети, терміни подання та додати деякі метадані (наприклад, фотографії документів для виправлення).

Тож мені цікаво, чому б не використовувати багтейкер?