Архівування поштової скриньки та файлів Ex-Employees Office-365

Які варіанти архівування колишніх співробітників Office 365? Ми повинні зберігати архів своїх поштових скриньок і файлів OneDrive.

Що ми робимо зараз

В даний час, коли користувач виходить, ми спочатку вимикаємо логін. Потім ми повинні перенести їх поштову скриньку на "спільну" (тому вона не вимагає ліцензії, і ми можемо видалити користувача і зробити його доступним для менеджера). Пізніше нам потрібно архівувати цю поштову скриньку.

Проблема 1 : Це дуже ручний процес, і моя команда підтримки зіпсувала ключового користувача, і видалила його 365 ліцензії, і його поштова скринька була видалена через 30 днів.

Проблема 2 : Немає простого способу архівувати стару поштову скриньку до файлу PST.

Питання

Мені було цікаво, чи є рішення, які люди використовують для цього?

Я шукав і SuperUser і ServerFault - як не дивно, це, здається, не розглядаються в будь-якій деталі, якщо мої пошукові терміни були несправні.

Список побажань

Наш ідеал - це автоматизований процес, який ми купуємо для кожного користувача, який спочатку мігрує поштову скриньку, а потім після певного періоду автоматично архівує в магазин. Я шукав рішення в Інтернеті і не знайшов нічого, що підходить.

Для проблеми 2 ми використовуємо MigrationWiz, що дозволяє нам архівувати поштові скриньки, але знову ж таки це багатоступінчастий ручний процес, щоб зробити цю роботу і занадто легко зіпсувати.

Я також бачив неактивні поштові скриньки (за допомогою функції судового утримання). Це використовує ліцензію, і я вважаю, що в майбутньому буде вилучено.

Неактивні поштові скриньки спеціально призначені для цього випадку використання, і ліцензію можна повторно використовувати, коли поштова скринька є неактивним. Потрібна ліцензія E3 / E5 або Exchange Online Archive, застосована до "живої" поштової скриньки, тоді є правило збереження, яке захищає цю поштову скриньку. Коли користувачі відключені, а обліковий запис AzureAD видалено, ліцензія видаляється, а потім поштова скринька вважається неактивною.

Ліцензія в цьому сценарії автоматично розміщується назад у пулі. Користувачі не можуть отримати доступ до неактивної поштової скриньки. Єдиний спосіб отримати вміст - відновити поштову скриньку або скористатися інструментами електронного пошуку / вмісту.

Це найпоширеніший сценарій, який я бачу, а другий найпоширенішим є перетворення поштової скриньки в загальну поштову скриньку. У цьому сценарії, однак, якщо вам потрібні постійний захист і можливості eDiscovery - вони повинні бути ліцензованими.

Іншим варіантом є налаштування гібридної установки з локальною мережею Exchange. Ви можете зберегти їх там або експортувати їх у файли PST. За допомогою локального сервера Exchange ви також маєте можливість вести журнал повідомлень з Exchange Online назад до поштової скриньки локально. Очевидно, що ці останні варіанти можуть зменшити рентабельність інвестицій в Exchange Online, оскільки вам все одно доведеться підтримувати інфраструктуру.

Перейти до посилань: Поширені запитання щодо ліцензування Exchange: https://products.office.com/en-us/exchange/microsoft-exchange-licensing-faq-email-for-business

Опис онлайнової служби Exchange: https://technet.microsoft.com/en-us/library/exchange-online-service-description.aspx

Що стосується неактивного ліцензування - це було те, що було розгорнуто Microsoft минулого року, але вони пом'якшили, зазначивши, що на даний момент вони залишаться безкоштовними. Наскільки мені відомо, не було нічого недавнього, включаючи плату за неактивні поштові скриньки.

Це дуже заплутано. У статті про власну допомогу Microsoft запропоновано три методи - Видалити попереднього співробітника

Зі статті викладено два способи "резервного копіювання" даних поштової скриньки:

Є два способи збереження вмісту колишнього співробітника   поштова скринька:

Додайте адресу електронної пошти колишнього співробітника до вашої версії Outlook   2013 або 2016, а потім експортувати дані до файлу .pst. Можна імпортувати   дані на інший обліковий запис електронної пошти. Щоб дізнатися, як це зробити,   Див. Отримання доступу та створення резервних копій даних попереднього користувача.

АБО

Помістіть утримування судового процесу або утримуйте на місці перед поштовою скринькою   видалення облікового запису користувача. Це набагато складніше, ніж   Перший варіант, але варто зробити, якщо: Ваш план підприємства включає   Архівне та правове утримання, судовий процес є можливим, і у вас є a   технічно сильний ІТ-відділ.

Після перетворення поштової скриньки на "неактивні поштові скриньки" адміністратори,   службовці з питань відповідності, або менеджери записів, можуть використовувати електронну пошту на місці   інструменти в Exchange Online для доступу та пошуку вмісту.

Неактивні поштові скриньки не можуть отримувати електронну пошту та не відображаються у вашій   загальної адресної книги організації або інших списків.

Щоб дізнатися, як розмістити затримання на поштовій скриньці, див. Статтю TechNet   Керування неактивними поштовими скриньками в Exchange Online.

Тим не менше, моє розуміння - що MS віддаляється від утиліти, що відкривається, і замінює їх на випадки видалення. Я не впевнений, наскільки вони відрізняються, але, схоже, ви можете досягти того самого результату у випадках.

Після цього в статті йдеться про перетворення поштової скриньки в загальну поштову скриньку, що означає, що це ефективний варіант.

Надіслати повідомлення електронної пошти колишнього співробітника іншому працівнику або перетворити його на   загальної поштової скриньки

На цьому етапі ви призначите адресу електронної пошти колишнього працівника   або перетворити поштову скриньку користувача на загальну поштову скриньку   що ви створили.

Створення загальної поштової скриньки є менш дорогим способом, оскільки ви   не потрібно буде платити за ліцензію, якщо поштова скринька менше   50 Гб. Понад 50 ГБ, і вам доведеться призначити йому ліцензію.

Якщо конвертувати поштову скриньку в загальну поштову скриньку, стару адресу електронної пошти буде   бути доступними. Це може зайняти багато місця.

Якщо ви налаштуєте пересилання електронної пошти, перші надсилатимуться лише нові електронні листи   тепер працівника буде відправлено до поточного співробітника.

Переадресація електронної пошти вимагає, щоб обліковий запис колишнього працівника мав a   ліцензії.

Я не бачив нічого з Microsoft, що явно говорить, що ви не можете використовувати загальну поштову скриньку, щоб постійно архівувати поштову скриньку користувачів, але я думаю, що якщо ви маєте справу з великим обсягом користувачів і обігом, то буде важче керувати метод загальної поштової скриньки.