Як додати консервовані відповіді до прогнозу (2003)

У мене є ряд ситуацій, коли мені потрібно відповісти на електронний лист із консервованими відповідями (іноді з кількома модифікаціями).

Як я можу це зробити за допомогою Outlook 2003?

Хоча всі інші згадані рішення є хорошими та справедливими, я знайшов найпростіший варіант, який можна було застосувати для моїх менш технічних службовців, - це зробити «підписи», які містять консервовану відповідь. Звідти його проста вставка -> підпис -> [вибрати відповідь]

Просто переконайтеся, що ви випадково не перетворили одну з відповідей у ​​вашу знакову програму за замовчуванням ...

Це, як правило, працює найкраще, якщо ви перебуваєте в середовищі, де ви не можете встановити надбудову, і ви не хочете також програмувати макроси для всіх своїх друзів.

Я б застосував такий додаток, як утиліта " Автоматичний гарячий ключ ". Це дозволяє призначити всі свої консервовані відповіді на певну послідовність гарячих клавіш. Це дозволяє визначити стільки гарячих клавіш, що ви повинні мати можливість охопити досить багато консервованих відповідей. Все, що вам потрібно зробити, це натиснути налаштовану вами комбінацію клавіш, і вона вставляє попередньо визначений вміст. Дуже зручно для будь-якого повторюваного чи дублюючого характеру.

Погляньте на QuickParts в Outlook 2007 (якщо це саме ви використовуєте).

Це хороша стаття lifehacker.com на цю тему.

Я використовував особисті форми в Outlook 2007.

Для створення консервованої відповіді я створюю нове повідомлення, а потім Зберегти як ... шаблон Outlook (* .oft).

Щоб надіслати відповідь із консервами, перейдіть до Інструменти> Форми> Виберіть форму> Знайдіть: Шаблони користувачів у файловій системі> виберіть потрібну мені.

Звичайно, я використовую автоматичний гарячий ключ для виконання вищезазначених дій.

Ви можете використовувати для цього правила Outlook. Ви можете налаштувати їх для перевірки певної теми чи ключового слова, а потім автоматично надіслати відповідь на основі шаблону.

Однак якщо її потрібно змінити спочатку, я підозрюю, що вам потрібно буде створити кілька макросів Outlook, щоб впоратися з цим.

Щойно я знайшов два корисні методи. Перше рішення трохи краще, IMO:

Техніка швидких частин Outlook - Використовуйте нову функцію "Швидкі частини" в Outlook 2007+, щоб створити блок багаторазового використання тексту, який ви можете вставити, коли це потрібно. (Для користувачів Outlook 2003 подібну функцію AutoText можна замінити, за винятком можливості збереження форматування.)

Відкрийте нове поштове повідомлення так, ніби ви збираєтесь комусь написати електронний лист. У цьому вікні почніть вводити консервовану відповідь, яку ви часто даєте своїм клієнтам. Після закінчення виберіть всю відповідь (привіт світ тексту). На вкладці «Вставка» натисніть «Швидкі частини», як показано нижче.

Після натискання на "Швидкі частини" виберіть опцію "Зберегти вибір у Галереї швидких частин ..." З'явиться нове вікно, яке дозволить вам призначити цю категорію, якщо ви хочете, та змінити ім'я відображення.

Переконайтеся, що ви зберігаєте Галерею в списку "Швидкі частини". Після завершення натисніть кнопку «ОК». Ви тільки що створили свою першу відповідь із консервами. Повернувшись до свого електронного листа, перейдіть до нового рядка (або видаліть попередній текст, який ви скопіювали у "Швидкі частини"). Коли ви будете готові вставити відповідь із консервами, натисніть на "Швидкі частини" на вкладці "Вставити" (як ви зробили, щоб додати нову відповідь із консервами) та натисніть відповідь, яку ви хочете додати зі списку, який з'явиться.

Після натискання на це поле, в якому відображається ваша консервована відповідь, він автоматично буде вставлений у вашу електронну пошту. Якщо ви хочете додати більше консервованих відповідей, просто введіть їх і пройдіть попередні кроки, про які я згадував вище, щоб додати його до "Швидких частин" Outlook.

Ще одна порада, яка допоможе покращити продуктивність Outllook, - це клацнути правою кнопкою миші кнопку "Швидкі частини" та вибрати "Додати до панелі інструментів швидкого доступу". Тепер вам навіть не потрібно натискати на вкладку «Вставка», щоб перейти до Швидких частин. Швидкі запчастини завжди доступні на Панелі інструментів, як показано нижче.

Техніка копіювання проектів Outlook 2007 - ймовірно, працює і в більш ранніх версіях. Просто збережіть збережену електронну пошту відповіді як чернетку та дублюйте її, щоб редагувати новий екземпляр, коли вам потрібно налаштувати та надіслати його.

1. Відкрити Outlook.
2. Перейдіть до панелі навігації.
3. Клацніть правою кнопкою миші на Чернетки та виберіть «Нова папка».
4. Позначте нову папку чимось на зразок консервованих відповідей або попередніх повідомлень.
5. Якщо ви збираєтеся створювати повідомлення як для дому, так і для роботи, ви можете розглянути можливість створення підкаталогів для вашої нової папки.
6. Створіть нове повідомлення, як зазвичай.
7. Використовуйте належну (але описову) тему для повідомлення.
8. Збережіть нове повідомлення (не адресуйте його та не надсилайте!).
9. Після створення попередніх попередніх повідомлень перетягніть їх із Чернетки у папку (або підпапка).

Тепер наступного разу, коли вам потрібно буде надіслати одне із них, перейдіть до папки Canned Responses, клацніть правою кнопкою миші, перетягніть електронну пошту в Чернетки та виберіть Copy з контекстного меню. Виберіть скопійований електронний лист, адресуйте його та надішліть.

Існує надбудова під назвою Шаблони електронної пошти (www.emailtemplates.com). Ви можете використовувати "Quote Tempaltes", щоб легко створити консервовані відповіді. Найкраще, що якщо ви використовуєте обмін або IMAP, шаблони можуть ділитися всіма користувачами з доступом.

Написати макрос:

(Зауважте, це стосується Outlook 2007, але я думаю, що він не буде надто різним у 2003 році)

Відкрийте Інструменти> Макрос> Редактор Visual Basic, двічі клацніть ThisOutlookSession та вставте це (або подібне) у ...

Public Sub CannedResponseInfo()
   'Insert text
   Set objDoc = Application.ActiveInspector.WordEditor
   Set objSel = objDoc.Windows(1).Selection
   objSel.TypeText Text:="Hello," & vbCrLf & vbCrLf & _
       "Thank you for bla bla bla " & _
       "And bla bla bla." & vbCrLf & vbCrLf & _
       "Bla bla ispum florum diddle doo," & vbCrLf & vbCrLf & _
       "Yours," & vbCrLf & vbCrLf & _
       "Slartibartfast"

   'bonus: insert attachment
   Call item.Attachments.Add("C:\Users\Public\Documents\topsecret.pdf")
End Sub

Щоб скористатися цією функцією, спочатку потрібно натиснути відповідь на повідомлення, на яке ви хочете відповісти, потім можна запустити макрос.