Як запобігти друкуванню комірок у Excel

Як я можу запобігти друкуванню вмісту певних комірок (або всього рядка чи стовпця) у Excel, зберігаючи їх видимими на екрані під час редагування файлу? В ідеалі я повинен бути в змозі зробити це для комірок у внутрішній частині електронної таблиці (тобто, не лише правого стовпця або нижнього рядка). Приховування рядків або стовпців не прийнятно, оскільки мені потрібно підтримувати розмір комірок, щоб підтримувати загальний вигляд аркуша.

Я шукав спосіб визначення умовного формату, який залежить від того, чи друкує Excel в даний час, але, здається, такого немає. Я вручну встановлював колір тексту білим перед друком (і вручну повертав його після цього), але, здається, повинен бути автоматичний спосіб зробити це.

Для цього можна застосувати звичайне (не умовне) форматування. Виберіть відповідну клітинку, рядок та / або стовпець та перейдіть до "Форматування комірок", доступ до яких можна отримати через стрічку ("Головна" → "Клітини" → "Формат") або комбінацію клавіш Ctrl+ 1.

На вкладці "Число" виберіть категорію = "Спеціальний" і для "Тип" введіть:

""; ""; ""; ""

або просто

;;;

Це повідомляє Excel відображати порожній рядок, якщо комірка містить додатне число, від’ємне число, нуль або (нечисловий) текст. Тож будь-яке значення, яке не є помилкою, буде приховано на екрані та при друкуванні.

Якщо ви використовуєте Office 2010, у розділі "Файл -> Друк -> Налаштування сторінки -> Аркуш (вкладка)" налаштування для "Область друку" має бути саме тим, що ви шукаєте. У моєму прикладі будуть надруковані лише стовпці A: J; проте все відображається при перегляді на екрані.

Ось як виглядає діалог:

^{(Клацніть зображення, щоб збільшити)}

Це також може бути доступне як "Макет сторінки" → "Налаштування сторінки" → (кнопка кута) → "Налаштування сторінки" → "Аркуш":

Це рішення не вимагає від вас спеціальних дій до та після кожного разу, коли вам потрібно буде надрукувати файл. Він ґрунтується на ідеї використання «Області друку», як запропонували Теренс та Дон Лівезей. Помістіть комірки, які ви не хочете друкувати за межами області друку. Якщо це для вас досить добре, ви закінчили.

Але, можливо, ви хочете, щоб виключені комірки відображалися в області друку під час редагування робочого аркуша. У цьому випадку для кожної комірки, яку ви хочете відобразити, але не друкувати:

• Вставте «форму». (Найкраще працює прямокутник.) Розташуйте його над коміркою, де потрібно відображати дані. Відформатуйте його візуально так, як вам потрібно. Можливо, найкраще не мати кордону. Встановіть колір заливки будь-яким кольором фону або не залиште, щоб колір заливки в нижній комірці відображався (і зробила саму форму невидимою).
• Налаштуйте форму для відображення вмісту потрібної комірки, вибравши форму, а потім набравши посилання (наприклад, =D15) у рядок формул у верхній частині . Не просто набирайте форму; якщо ви це зробите, формула ( =D15) відображатиметься буквально.
• Клацніть правою кнопкою миші на фігурі та виберіть "Формат форми". У розділі "Властивості" ви можете вибрати, чи форма друкується чи ні (знявши прапорець "Об'єкт друку"). (У Excel 2013 це під "Параметри форми" → "Розмір і властивості" → "Властивості".)

Коли мені потрібно було робити те, що ти кажеш, я би робив:

Використовуйте функцію в редакторі коду (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

щоб приховати стовпчики або рядки, зробіть роздруківку, а потім розкрийте їх.

Приклад:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Або змініть відповідну частину, щоб приховати стовпці (цей приклад приховує стовпці B і D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Або сховати всі рядки з порожньою коміркою у стовпці A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Посилання:

• При друкуванні аркуша приховуйте рядки, стовпці або комірки
• Запобігання друку конкретних комірок
• Як додати VBA в MS Office?

Я вирішив те саме питання, створивши окремий аркуш і скопіювавши посилання на туди інформацію. Для цього виділіть весь оригінальний аркуш і скопіюйте його ( Ctrl+C ). Перейдіть на новий аркуш і натисніть правою кнопкою миші першу клітинку. Виберіть піктограму посилання в параметрах вставки. Все вставлене буде неформатоване, тому вам доведеться це виправити. Порожні клітинки будуть містити нулі. Це можна виправити, перейшовши у "Файл" → "Параметри" → "Додатково" та зніміть прапорець "Показати нуль у клітинках, які мають нульове значення".

Тепер ви можете видалити будь-які комірки, рядки чи стовпці, які не хотіли б відображатись у друкованих виданнях. Друк аркуша буде оновлюватися по мірі оновлення оригінального аркуша.

Якщо, як і я, у вас є базовий аркуш, який ви копіюєте за різні періоди часу або цілі, ви можете створити цей друкований аркуш для базового аркуша. Коли вам потрібна нова пара, просто скопіюйте обидва аркуші, і новий аркуш друку буде посилатися на новий аркуш.

У мене не вистачає репутаційних балів, щоб коментувати інші публікації, тому я додам "відповідь" з деякими зауваженнями. У мене були однакові чи подібні потреби, і у різних підходів є плюси і мінуси.

• Налаштування області друку: Це може працювати залежно від компонування аркуша, але воно не надто добре обробляє неперервний вибір області друку. Або, можливо, він справляється з цим дуже добре, але обраний підхід не працює в моєму випадку. Наприклад, якщо у мене є електронна таблиця зі стовпцями AE, і я хочу приховати стовпці B і D на друку, то вона розміщує кожен надрукований стовпчик {A, C, E} на окремій сторінці. Не дуже, чого я хотів.

• Налаштування тексту білим на білому: у деяких випадках може працювати, але БУДЬТЕ, що це не перешкоджає протіканню прихованих даних. Якщо ви намагаєтесь приховати конфіденційну інформацію, знайте, що якщо ви друкуєте у PDF, дані все одно будуть міститись у файлі PDF. Незважаючи на те, що він білий на білому, він все ще є, і його можна скопіювати / вставити з файлу PDF.

Я віддаю перевагу підходу, який використовує макроси для приховування вибраних стовпців після друку, хоча я усвідомлюю, що це може бути не застосованим чи найкращим вибором у всіх ситуаціях.

Ви можете "приховати" цілі рядки або стовпці, клацнувши правою кнопкою миші рядок / стовпець і вибравши "Сховати". Це не дозволить друкувати (або відображати) рядок / стовпець. Якщо у вас є кілька рядків / стовпців, ви можете виділити їх, натиснувши перетягування, якщо вони знаходяться поруч один з однимCtrl + клацання, якщо вони не знаходяться поруч. Коли рядки / стовпці приховані, їх кількість / літера не відображається. Щоб їх приховати, просто виділіть рядки / стовпці з обох боків та клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Показати".

Я не впевнений, чи можете ви запобігти друку окремих осередків, крім зміни кольору шрифту. Можливо, ви зможете автоматизувати це за допомогою умовного форматування.

Окрім приховування стовпців чи рядків, як це запропоновано вище. Ви можете розглянути на власні подання як простий спосіб застосувати та скасувати застосування того, що ви не хочете показувати.

Наприклад, якщо ви друкуєте один стовпець для продавця, інший для складу та інший з усім, ви можете створити спеціальний вигляд для кожного та легко перейти до будь-якого.

Ще один простий спосіб - тимчасово очистити вміст комірки, виділивши вибрані комірки - клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Очистити вміст".

Тепер ви можете роздрукувати, а потім натиснути кнопку Скасувати і все повернеться до норми.

Я пішов дорогою «ясного вмісту» і можу сказати, що в напружений день не важко забути скасувати щось просто для друку.

Мій процес, оскільки складається з того, щоб мати вкладку "робоча" (джерело) з повідомленням "не торкайтеся" для колег, що працюють у моєму файлі, а також вкладку "друк" (пункт призначення), яка малює безпосередньо з робочої вкладки без потрібно турбуватися про очищення, приховування або пам'ятати, щоб повернути назад.

Коли я оновлюю джерело, адресат отримує всю необхідну йому інформацію, і я не втрачаю годин роботи, я мав би бути кращим щодо резервного копіювання.

Крім того, створіть резервні копії файлів, хе-хе.

Ура

Щоб запобігти друку рядків або стовпців, ви можете приховати його від перегляду:

1. Виберіть рядок / стовпці / стовпці
2. Клацніть правою кнопкою миші на ньому
3. У контекстному меню виберіть "Сховати"

Альтернативним способом є створення групи та її згортання:

1. Виберіть рядок / стовпці
2. Виберіть Data вкладку (в стрічці) -> Group кнопку в Outline групі

Тепер ви можете швидко згортати / розгортати рядки / стовпці для редагування / друку.

Також подивіться відео, що описує кілька способів приховати клітини (включаючи описані вище).

Маючи на увазі попередню пораду про те, що білий друк може бути помітний у друку PDF, я використовую таку техніку:

Використовуйте комірку поза зоною друку із записом "1" або "0".

Потім я посилаюся на це поле в умовному форматуванні всіх комірок, необхідних для друку.

Якщо A1=0потім встановіть формат білого шрифту.

Якщо A1=1потім встановіть формат на чорний або будь-який кольоровий шрифт, який ви бажаєте.

Другий рядок може не знадобитися, але також дозволяє виділити області, використовуючи різні числа для діапазону або одиничних комірок до вибраних вами фонів, меж та шрифтів, вибравши діапазон чисел у комірці A1.