Корисність факсу через електронну пошту, коли вони доступні

Чи залишаються якісь переваги для надсилання документів через факс на відміну від електронної пошти? (припускаючи, що і відправник, і одержувач мають доступ до будь-якої технології). Наприклад, чи є випадки, коли факс є більш безпечним або зручним, ніж електронна пошта?

Дійсно велика причина - це підписи та закони. Наприклад, у деяких країнах ви можете просто надіслати факсом підпис під час використання цифрових підписів, вимагаючи отримати офіційний цифровий підпис (зазвичай він зберігається на смарт-картці, якщо він існує в першу чергу, а іноді має меншу "дійсність", ніж рукописний підписуйте), потім отримайте зчитувач смарт-карт, встановіть проміжне програмне забезпечення, яке може або не може працювати з програмою, яку ви хочете використовувати для підписання документа, і тоді одержувачеві може знадобитися програма, яка буде працювати з цифровим підписом для її підтвердження і так далі для всього ланцюжка.

Не рідкість для деяких підприємств потрібно подавати підписані документи до десятків різних державних регуляторних бюро, агентств, банків тощо, і всі вони повинні будуть пройти навчання та оснащення для використання цифрового підпису. Така підготовка може бути здійснена на рівні однієї країни, але що трапиться, якщо ви отримаєте підписаний електронний лист з іншої країни (коли підписи ще важливіші, оскільки інша людина не може просто підійти і підписати документ сам і пошта вимагає часу та грошей).

Також весь процес надсилання автентифікованої пошти трохи складний. Для простого офісного службовця часто простіше просто скористатися факсом, а потім зосередитись на виконанні роботи, яку він повинен робити.

Тому в основному головна причина - інертність суспільства. Кожному потрібно звикнути до електронної пошти, і майже всі вже звикли користуватися факсом, тому перехід непростий.

Ще одна проблема - наскільки важко отримати доступ до документів. За допомогою факсу ви можете легко надсилати рукописні замітки або брати документ і підкреслювати його вручну тощо. На комп'ютері такі "прості" речі трохи складніше. Наприклад, якщо у вас є документ на комп’ютері, вам потрібно буде роздрукувати його, зробити редагування вручну, а потім відсканувати його або відредагувати на комп’ютері, і люди часто не звикли до взаємодії з комп'ютерами, ніж вони використовується для взаємодії з олівцем. Крім того, мишей важко використовувати для малювання, а графічні планшети часто не є частиною звичайного офісного комп'ютера.

Надсилання факсів офіційних документів з підписами та подібними матеріалами просто полегшує людям, які приймають. Їм не доведеться надрукувати тонни паперів, натомість факс подбає про це, а номер факсу відобразиться вгорі (для зручної організації).

Я не думаю, що факс має якусь істотну перевагу перед електронною поштою, окрім цієї. В осяжному майбутньому ви можете мати тип електронної пошти, де компанії матимуть сервер електронної пошти зі спеціальним електронним повідомленням для кожного відділу. Кожен отриманий електронний лист проходитиме через фільтри, щоб видалити будь-який вид спаму та приймати лише законні електронні листи. Тоді машина збирає ці електронні листи, надсилає їх на "машини електронної пошти" відповідного відділу, і вони автоматично надрукуються.

Я не знаю, чи існує щось подібне, але це якось круто :)

Факс надається перевагу електронній пошті, коли потрібно надсилати юридичні або критичні документи, оскільки, як і раніше відповіді, зазначені під час надсилання факсу, ви гарантовано надійшли. Коли ви надсилаєте електронний лист, немає гарантії, що він надійшов - не отримувати повідомлення про відшкодування не є гарантією прибуття.

Факс можна надіслати лише в тому випадку, якщо факс готовий і чекає його отримання. Якщо ви отримуєте повідомлення про те, що факс надіслано, ви знаєте, що номер другого факсу отримав його.

Що стосується того, чи його підхопила чи прочитала людина, що у багатьох випадках не має значення. Якщо ви надсилаєте юридичний документ, вам потрібно знати, що він отриманий. Одержувач повинен прочитати його та домовитись про його отримання. Це те саме, як якщо б ви надіслали зареєстровану пошту на адресу. У вас є підтвердження доставки, і це все, що вам потрібно. Ваша робота виконана, і одержувач повинен відкрити та прочитати цю пошту. Якщо вони цього не роблять, це повністю їхня відповідальність. Тож факс безпечніше, якщо ви хочете мати підтвердження отримання документа. Ось чому компанії фінансового та юридичного секторів так сильно покладаються на факс для віддаленого зв’язку документів, особливо із законами простежуваності - ніхто не може заперечити, що ви ніколи не надсилали факс, але вони можуть стверджувати, що вони ніколи не отримували електронний лист.

Коли ви надсилаєте факс, ви знаєте, чи отримала його інша особа, коли немає дурних методів підтвердження того, що інша сторона отримала та прочитала вашу пошту (наскільки я знаю).
Також якщо ви не впевнені, що додаток можна відкрити на іншому кінці, ви можете використовувати факс.

Таким чином, підтвердження документа та гарантована читаність - це дві ситуації, коли ви можете розглянути можливість надсилання факсу замість електронної пошти.

Факс, як правило, надсилається по телефонних лініях, і дані є безперебійними і не підлягають перехопленню в будь-якій кількості точок через Інтернет, як-от повідомлення електронної пошти. Також факс не може бути легко або помилково переданий ненавмисній стороні, як, наприклад, конфіденційний електронний лист.

Резюме з моїх записок / інших джерел:

Я втомився отримувати документ, роздруковувати його, підписувати та сканувати його назад.

Отже, те, що я зробив, було відсканувати свій підпис та ініціали. Тоді, коли я отримую документ, все, що мені потрібно зробити, - це "Додати зображення", щоб поставити підпис і ініціали в потрібне місце.

Тепер ось проблема - якщо я надішлю його комусь, схоже, він може видалити мій підпис (зображення).

Навіть якщо я встановив "Властивості" на "Заблокований", схоже, що наступна людина може зняти прапорець "Блокування" та видалити його.

Чи є спосіб зробити це постійним, щоб ніхто (або принаймні ніхто, крім мене) не міг його видалити чи змінити?

Зображення, додане Foxit Reader, розташоване на шарі анотацій.

Впорядкувати / згладити сторінку. . . зробити підпис на рівні документа, і він не повинен бути в змозі видаляти інші.

Потім встановіть "Змінити документи" в обмеженнях документів на "Не дозволено".

Потім додайте пароль до PDF та введіть його одержувачу.

Або ви можете створити 1000 20-значних паролів у таблиці, пронумерованій від 1 до 1000. Захистіть паролем це, надішліть його електронною поштою одержувачу та надішліть йому пароль. Тоді ви можете надіслати електронною поштою захищений паролем PDF електронною поштою та включити в електронний лист, що це номер пароля 0850, або щось таке.

Вам не доведеться турбуватися про PDF-файл, який сидить на якомусь сервері назавжди, і

Єдина людина, яка побачить це - людина, якій ви дали пароль.

Отже, IMO, PDF можна зробити безпечніше, ніж факс.

Мене страхова компанія попросила надіслати інформацію про банківські послуги по факсу чи електронною поштою. Я вибрав старий шкільний факс просто тому, що шанси на перехоплення третьої сторони набагато менші. Але здебільшого тому, що електронна пошта разом з моєю банківською інформацією залишатиметься на моєму сервері електронної пошти та на сервері страхової компанії, юридично довго і, можливо, назавжди. З огляду на останні хаки електронної пошти, ризикувати не варто.