Я допомагаю користувачеві з Outlook 2010. У них є велика поштова скринька, яку вони хочуть синхронізувати через IMAP, але ми не хочемо синхронізувати все, щоб покращити ефективність Outlook. Багато клієнтів електронної пошти (особливо на смартфонах) дозволяють сказати "Синхронізувати лише минулі дні ...", де ви можете вибрати тиждень, місяць, два місяці тощо. Чи дозволяє Outlook це робити, чи є будь-яким чином, що я можу підробити функціональність?

Я не знаю, як це зробити. Ви можете вибрати лише завантаження заголовків або повних електронних листів (настільки рекомендується, на мою думку). Я також рекомендую вам навчити користувачів не зберігати занадто багато елементів в одній папці, оскільки це, здається, впливає на продуктивність. Взагалі для IMAP це просто повільно, коли великі поштові скриньки.

Зрештою, якщо ви хочете чудової продуктивності з великими поштовими скриньками та швидкими часом синхронізації, я не можу рекомендувати достатньо розміщений Exchange. У мене є декілька клієнтів, які користуються ним, в тому числі адвокатська контора, де вони повинні зберігати все, і це працює дуже добре. Деякі користувачі мають цілих 12 Гб пошти, і він синхронізує зміни заголовка за секунди від сервера на відстані 3000 миль .... лише після цього він витягує тіла та вкладення.

Якщо ви вирішите піти цим маршрутом, поверніться, і я можу запропонувати кілька конкретних порад щодо того, як зробити переїзд, тому що, коли я вперше перейшов з IMAP на розміщену біржу, я зіткнувся з численними підводними поминками, включаючи, з ким би я поїхав і чому.

Я розібрався дещо інакше з тією ж проблемою, коли користувач хоче використовувати Outlook із Google Apps for Business. Ви можете просто перейти до налаштувань Gmail і на вкладці «Переадресація та POP / IMAP» змінити параметр «Обмежити папки IMAP, щоб містити не більше, ніж ця кількість повідомлень» на 1000 (що є найменшим числом). Це дозволить Outlook завантажувати лише 1000 останніх електронних листів. Це працює без проблем.

Оскільки ви використовуєте Gmail, ви можете розглянути можливість синхронізації Google Apps для Microsoft Outlook. Це дозволяє встановити обмеження розміру жорсткої поштової скриньки для Outlook. Наприклад, якщо встановити ліміт у 1 Гб, інструмент синхронізації почне видаляти старіші повідомлення, коли ви досягнете обмеження (електронні листи все ще доступні в Gmail!)

Більше про це: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=uk&answer=184126

Завантажте тут: www.google.com/apps/intl/uk/business/outlook_sync.html

Ось дуже вдале пояснення, яке я знайшов у довідці Microsoft Office:

Клацніть Файл> Налаштування облікового запису> Налаштування облікового запису

Виберіть обліковий запис Exchange і натисніть кнопку Змінити

У розділі "Налаштування офлайн" перемістіть повзунок на потрібну кількість часу, наприклад, "Усі", 12 місяців, 6 місяців, 3 місяці або 1 місяць.

Наприклад, якщо ви перемістите повзунок на 3 місяці, з сервера Exchange синхронізуватиметься лише пошта за останні три місяці з вашим автономним файлом Outlook Data (.ost). Елементи старші 3 місяців проживають лише у вашій поштовій скриньці на сервері. Ви можете будь-коли змінити цей параметр.

Змініть кількість електронної пошти для зберігання в режимі офлайн (відповідає на питання "Синхронізувати лише минулі .... дні")

Завантажуйте лише заголовки

1. У меню Інструменти вкажіть пункт Надіслати / отримати, наведіть на пункт Надіслати / отримати налаштування, а потім натисніть кнопку Визначити групи надсилання / отримання.
2. (Комбінація клавіш) Щоб відкрити діалогове вікно «Надіслати / приймати групи», натисніть CTRL + ALT + S.
3. Виберіть групу Надіслати / Отримати, яку потрібно змінити, а потім натисніть Редагувати.
4. Для будь-якої папки, яку ви бажаєте включити до надсилання / отримання, у розділі Параметри папки виберіть Завантажити лише заголовки.
5. Повторіть попередній крок для кожної папки, що входить до відправки / отримання.

Завантажте елементи та вкладення, менші за вказаний розмір

1. У меню Інструменти вкажіть пункт Надіслати / отримати, наведіть на пункт Надіслати / отримати налаштування, а потім натисніть кнопку Визначити групи надсилання / отримання.

2. (Комбінація клавіш) Щоб відкрити діалогове вікно «Надіслати / приймати групи», натисніть CTRL + ALT + S.

3. Виберіть групу Надіслати / Отримати, яку потрібно змінити, а потім натисніть Редагувати.

4. Для будь-якої папки, яку ви бажаєте включити до надсилання / отримання, у розділі Параметри папки виберіть Завантажити повний елемент, включаючи вкладені файли, а потім виберіть Завантажити лише заголовки для об’єктів, більших за n Кб.

5. Введіть максимальний розмір елементів, які ви хочете завантажити. Ви можете вказати розмір від 1 Кб до 9999 Кб. Якщо елемент більший за число, яке ви вводите, завантажується лише заголовок для цього елемента.

6. Повторіть попередній крок для кожної папки, що входить до відправки / отримання.

Створіть фільтр синхронізації облікових записів Microsoft Exchange

Ця функція вимагає використання облікових записів Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 або Exchange Server 2007. Більшість домашніх та особистих облікових записів не використовують Microsoft Exchange. Щоб отримати докладнішу інформацію про облікові записи Microsoft Exchange та як визначити, до якої версії Exchange підключається ваш обліковий запис, перегляньте посилання в розділі Див. Також.

Фільтри синхронізації дозволяють вибирати, які елементи завантажуватимуться чи зберігатимуться у файлі офлайн-папки (.ost). Файл .ost використовується, коли ви працюєте в режимі офлайн або використовуєте режим кешування обміну.

1. На панелі навігації клацніть правою кнопкою миші папку, вміст якої потрібно фільтрувати під час завантаження з Exchange, а потім натисніть Властивості.
2. Перейдіть на вкладку Синхронізація, а потім у розділі Фільтрована синхронізація натисніть Фільтр.
3. Виконайте одну з наступних дій:
   • Для фільтрації за допомогою додаткових критеріїв, таких як категорія або рівень важливості, перейдіть на вкладку Більше варіантів і виберіть потрібні параметри.
   • Для фільтрації за допомогою додаткових чи спеціальних полів перейдіть на вкладку «Додатково» та виберіть потрібні параметри.

Наступного разу, коли папка буде синхронізована, будь-які нові або змінені елементи у .ost-файл завантажуються, усі елементи, що відповідають фільтру, завантажуються, а елементи, що не відповідають фільтру, видаляються з локальної копії.

Зменшити розміри завантаження пошти (дає набагато більше варіантів)

Ви можете вказати кілька останніх повідомлень для синхронізації в Gmail> Налаштування> Переадресація та POP / IMAP> Обмежити папки IMAP, щоб містити не більше, ніж ця кількість повідомлень> встановити потрібну кількість.