Поради та рекомендації Microsoft Outlook для покращення користувацького досвіду? [зачинено]

Я один із тих важких користувачів Microsoft Outlook, які зараз працюють над версією 2007 року. Бог знає, що цей інструмент важкий і може створювати проблеми. Мені було цікаво, що може запропонувати натовп Super User, щоб покращити досвід використання.

Кілька власних пропозицій:

1. Завжди працюйте в кешованому режимі (Інструменти -> Налаштування облікового запису -> Змінити -> Використовувати кешований режим обміну)
2. Використовуйте можливості локального архівування Outlook
3. Використовуйте RSS-зчитувач Outlook - це просто і дозволяє в автономному режимі доступ до ваших каналів
4. Якщо у вас є підписки електронної пошти на журнали, блоги тощо - створіть підкаталог для їх збереження та правило автоматичного переміщення їх туди, коли вони надійдуть (одне правило на підписку, виходячи з електронної пошти відправника).

Ви також можете ділитися пропозиціями, які потребують конфігурації Exchange Server, для тих із нас, хто може перенести їх своїм ІТ-менеджерам.

Які ваші пропозиції?

PS: "Використовувати Gmail" - це не прийнята відповідь, деякі з нас не контролюють, яку систему електронної пошти ми використовуємо ...

Я використовую запізніле надсилання моєї пошти. Ви просто створите нове правило, яке відкладає надсилання електронної пошти на певну кількість хвилин.

У мене є нульове правило "Вхідні". Коли я читаю електронну пошту, я переміщую її в іншу папку, щоб все, що в папці "Вхідні", було новим та / або можливим. Якщо це реально, я зазвичай виконую дію і швидко надсилаю електронний лист, щоб якнайбільше залишати свою папку "Вхідні".

Ось мій базовий макрос. Він переміщує вибрані повідомлення на панелі повідомлень або поточне відкрите повідомлення у папку "Вхідні" файлу PST "Архів особистих папок". Вам потрібно буде змінити ім'я та папку PST, якщо ваші інші. Я створюю макро кнопки на головній панелі інструментів Outlook та на панелі інструментів "Прочитати повідомлення". Найкраще, якщо ви також підпишете свої макроси .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Клацніть правою кнопкою миші на піктограмі системного лотка Outlooks та виберіть "Сховати, коли мінімізовано". Завжди вітається більше місця для інших додатків на панелі завдань :)

Я додав макрос для перевірки того, що я ввійшов до теми перед надсиланням.

1. Натисніть Alt + F11. Це відкриває редактор Visual Basic

2. На лівій панелі видно "Об'єкти Microsoft Outlook" або "Project1 ″", розгорніть це. Тепер можна побачити "ThisOutLookSession".

3. Двічі клацніть на "ThisOutLookSession". Це відкриє область коду.

4. Скопіюйте та вставте наступний код у правій області. (Кодова панель)

Код:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Вам також доведеться підписати макрос - дивіться мою відповідь на це питання .

Мені подобається можливість відкривати більше одного вікна Outlook, наприклад одне для електронної пошти, одне для завдань або календарів, коли я працюю над ними разом. Клацніть правою кнопкою миші елемент на панелі навігації:

Виберіть "Відкрити у новому вікні". Я був переконаний, що для цього існує ярлик клавіатури, але я не можу змусити його працювати з м'язової пам’яті або знайти його в Інтернеті або в офіційному повному списку ярликів клавіатури!

Крім того, дотримуйтесь одного вікна, але використовуючи комбінації клавіш для переміщення між календарем, контактами, електронними листами тощо:

ctrl + 1 Перейти на пошту.
ctrl + 2 Перейти до календаря.
ctrl + 3 Перейти до контактів.
ctrl + 4 Переключиться на завдання.
ctrl + 5 Переключитися на нотатки.
ctrl + 6 Перехід до списку папок на навігаційній панелі.
ctrl + 7 Переключення на ярлики.

Загалом, те, що я вважаю дуже корисним, - це вивчити деякі комбінації клавіш для операцій, які я використовую найчастіше - це економить значну кількість часу, коли додається протягом дня або тижня, оскільки я витрачаю багато часу на Прогноз. Дуже повний список тут

а також тут

У відповідь на коментар Slink84 про забуття фактично вкласти вкладені файли я здійснив швидкий пошук і натрапив на цю запис у блозі, який описує процес створення такого макросу.

Я не копіював це тут, оскільки це досить довго.

Варіант нагадування досить корисний, коли ви забули щось про надіслану пошту.

Надіслана пошта-> двічі клацніть на пошті -> Інші дії -> відкликання

У мене кошмар скриньки електронної пошти - я використовую цей Ясний контекст