Чи є спосіб користування Finder номерів без списків номерів?

Я використовую Outlook 2010, а наші адміністратори Exchange встановили поштові скриньки для багатьох залів для нарад, наявних у наших приміщеннях. Однак, здається, у них немає налаштованих списків номерів. (Я збираю це, тому що не бачу розкривного меню "Показати список номерів". Але я бачу порожні розділи "Вибрати наявну кімнату" та "Пропонований час".)

Чи є мені якийсь спосіб використовувати зручну функціональність (через якусь локальну адресну книгу кімнати чи подібну) Finder номерів, не створюючи списки номерів на сервері Exchange?

Єдиний спосіб налаштування списків номерів - це ТІЛЬКИ адміністратор Exchange. Я особисто не знайшов жодного хорошого способу обійти це. Що ви можете зробити, це налаштувати один або кілька локальних списків адрес, що містять лише конференц-зали. Потім виберіть їх під час планування та розгорніть список та видаліть записи, які не працюють для вас. Цікаво, що коли ви зробите це, що шукач кімнати вкаже, в які часи виникають конфлікти, а в які - ні. Дозволяючи легше знаходити кімнату.

З того, що я з’ясував, Finder номерів працюватиме лише в тому випадку, якщо ви скористаєтесь спеціальним діалоговим вікном «Вибрати кімнати» (доступне за допомогою кнопок «Кімнати ...» або «Додати номери ...») і безпосередньо ввійдете до кімнат. Коли ви визначаєте кімнати іншими способами, наприклад, у полі To або у списку Усі учасники, Finder номерів вважатиме кімнати регулярними відвідувачами, і, наприклад, не показуватиме їх як "наявні кімнати" у списку "Рекомендовані часи".

Таким простим способом використання "Шукача кімнат" є ручний вибір декількох номерів у діалоговому вікні "Вибір номерів".

Однак це може бути незручним, якщо у вас довгий список номерів для кандидатів. Щоб вирішити цю проблему, ви можете скористатися місцевою контактною групою. Створіть таку групу, назвіть її "Мої кімнати" та додайте до неї кімнати, які ви хочете розглянути для зустрічей. Потім створіть нову нараду та використовуйте групу наступним чином:

1. Введіть назву групи "Мої кімнати" в поле Кому
2. Якщо Outlook ще не розпізнає групу, натисніть "Перевірити імена"
3. Клацніть на знак плюс ліворуч від "Мої кімнати" та підтвердіть діалогове вікно
4. Розріжте всі кімнати в полі To ( CTRL+ A, CTRL+ X)
5. Введіть присутніх
6. Відкрийте діалогове вікно "Вибрати номери" ( ALT+ Mабо натисніть кнопку Кімната справа праворуч від текстового поля про місцезнаходження)
7. Вставте кімнати в поле "Кімнати" і підтвердіть діалогове вікно ( CTRL+ V, ENTER)

Тепер у програмі Finder Room з’являться доступні номери з вашого особистого списку номерів кандидатів.

Це може бути можливим альтернативним рішенням: Настроювання нової форми запиту на запит на зустріч (support.office.com) . По суті, ви створюєте власну форму зустрічей, попередньо заселену потрібними кімнатами:

• Відкрийте Outlook і зосередьтеся на папці календаря
• У меню виберіть Інструменти -> Форми -> Форма дизайну
• У спадному меню "Подивитись" переконайтесь, що вибрано "Стандартну бібліотеку форм", виділіть "Зустріч" у списку доступних форм та натисніть кнопку Відкрити
• Додайте до зустрічі потрібні кімнати
• Клацніть «Інструменти -> Форми -> Опублікувати форму як» та збережіть її у вашій персональній бібліотеці форм.
• Скористайтеся цією новою формою для створення зустрічей у майбутньому!

Напевно, є хороший спосіб створити ярлик до цієї нової форми і викласти її на стрічку ....

Найкраще я особисто знайшов рішення - додати блок кімнат, з яких я хочу вибрати, до помічника планування, а потім вибрати Save-As і вибрати "Шаблон Outlook" як тип файлу та зберегти файл десь зручно. У мене є один файл шаблонів для кожного поверху будинку, в якому я перебуваю. Я просто заходжу в папку моїх документів і відкриваю там файл шаблону для поверху, на який я хочу забронювати. Якщо ви це зробите, переконайтеся, що перед збереженням залиште порожні поля "Тема" та ".

Я досі не знайшов способу відобразити ємність кімнати на екрані помічника планування. Якщо це можна зробити, не заходячи в кнопку Додати номери, я був би дуже радий.