Шукаєте гарну методологію управління Inbox [закрито]

Я отримую пару сотень електронних листів на день на роботу. Багато хто з них є частиною розмови електронною поштою, яка триває кілька днів або навіть тижнів, тому я ненавиджу їх просто видалити, оскільки, можливо, вони мені знадобляться для ознайомлення в якийсь момент найближчим часом. Наслідком цього є те, що у моїй папці "Вхідні" є лише тисячі електронних листів, більшість з яких уже не актуальні. Я використовую Thunderbird, тому мені доступні деякі функції організації, але мені дуже потрібна загальна методологія управління електронною поштою. Хтось має якісь пропозиції? Дякую!

Поєднання різних інтерпретацій стратегії «нульової папки вхідних» у поєднанні з процесом Get Things Done ( GTD ).

1. Самодисципліна : переглядайте папку "Вхідні" лише кілька разів на день - коли ви розпочинаєте роботу, незадовго до того, як закінчите роботу та кілька разів між ними.
2. Організація пошти: у вашому поштовому файлі є дві "спеціальні" папки: кошик та програмне забезпечення . Потім папки працюватимуть (і, можливо, приватні ) з різними підтеками для проектів / тем.
3. Процес : Щоразу, коли ви відкриваєте папку "Вхідні", обробляйте всі листи, починаючи з верху та не закінчуючи, поки папка "Вхідні" не дорівнює нулю. Залежно від кількості пошти, перейдіть в папку "Вхідні" ітераційно, поки не буде порожньою.

Можливі дії за одну пошту:

• видаліть негайно до кошика поштової скриньки (речі, які вам точно більше не потрібні)
• перейдіть у папку із програмним кошиком (речі, які вам можуть знадобитися у найближчому майбутньому)
• переміщення в папку кошика (речі, які ви хочете зберегти)
• перейдіть у виділену папку під робочими або приватними папками (речі, які ви хочете зберегти і досить важливі)

Різниця між кошиком та спеціальними папками під роботою

Спробуйте скласти все в кошик і просто скористайтеся функцією пошуку. Але, можливо, є певні теми / проекти / проблеми, які ви хочете згрупувати разом і зможете переглядати у всій їх повноті - тому ви помістите їх у відповідну папку.

Ще одна порада для папки кошика - залежно від вашої поштової програми - використовувати теги для розширених функцій пошуку.

Що робити з м'якими сміттєвої папкою

Видалення листів з м'якого сміття папки регулярно, наприклад , повідомлення , які старше 3 -х місяців. Це дає вам певну кількість відсталих листів, коли ви дізнаєтесь, що вам потрібна та електронна пошта, яку ви видалили 2 дні тому, б / с ви думали, що вона ніколи більше не знадобиться ...

Мені дуже подобається стратегія Inbox Zero . Звичайно, це вимагає певних зусиль, але ви не можете сподіватися, що обробка електронної пошти без особливих зусиль, чи не так?

Inbox Zero - це найкраща відповідь, як запропонував Манні . Після того, як ви закінчите цю перевірку, Як дістати речі: Мистецтво продуктивності без стресу (м'яка обкладинка)

Це допоможе вам вдосконалити свої нові знайдені наддержави

Для узагальнення процесу GTD:

При обробці відра слід суворий робочий потік:

• Почніть з верху.
• Майте справу з одним предметом одночасно.
• Ніколи не ставимо нічого назад у "в".
• Якщо елемент вимагає дії, виконайте одну з таких дій :
  • Зробіть це (якщо це займе менше двох хвилин)
  • Делегуйте це
  • Відкладіть
• Якщо елемент не потребує дій, зробіть одну з них :
  • Подайте його для довідки
  • Викинути
  • Пізніше інкубуйте його для можливих дій

Якщо на щось потрібно менше двох хвилин, це слід зробити негайно. Двіхвилинне правило - це настанова, яка включає приблизно час, який знадобиться для формального відстрочення дії.

Докладніше див. У статті Вікіпедії .

Це трохи екстремально / неорганізовано, але те, що я іноді роблю, - це (в gMail) "Вибрати все", а потім перегляньте та зніміть виділення важливих, а потім натисніть "Архів". Це залишає лише важливі речі у папці "Вхідні".

У мене набагато більше непотрібної електронної пошти, ніж я усвідомлюю, тому це дуже добре працює для мене.

Як завжди, YMMV.

Я кинув організовувати свою електронну пошту, тому що відчував, що накручую її та дозволяю накопичувати електронні листи, і тоді я просто не міг знайти те, що шукав, тому що не знав, у яку папку я вклав це. Для чого це варто, Я використовую Outlook 2003 і отримую менше 30 повідомлень на день.

Ось що я зараз роблю:

1. Я встановив Google Desktop, тому що це дозволить мені шукати електронну пошту краще, ніж усе, що я можу знайти.
2. Я зберігаю один місяць електронної пошти у своїй папці "Вхідні". Після цього я переміщу його в окремий архів.
3. У мене є кілька папок, які я використовую, але вони в основному для автоматизованих електронних листів, які я отримую, і для електронних листів, на які я часто посилаюся. У більшості цих папок встановлено правило, яке автоматично поміщає електронну пошту у цю папку та повністю обходить мою папку "Вхідні".

Удачі!