Чому FTP? Чи буде краще служба, як drop.io або box.net або [будь-яка з десятків інших сайтів співпраці]? Якщо великі файли є проблемою, то електронна пошта, ймовірно, буде обмежувати вас більше меж сайтів. Хоча я підозрюю, що ви віддаєте перевагу володіти апаратним забезпеченням.
Ви можете отримати цю функціональність за допомогою Alfresco або Documentum і деяких налаштувань - але людина, що здається великим молотом, щоб вирішити цю проблему.
Я написав Java, щоб потрапити з папки "Вхідні" за розкладом і подавати систему ECM; безумовно, те, що ви описуєте, можна зробити подібним чином. Але я не думаю, що ви знайдете упакований продукт, щоб зробити саме це для вас.