По-перше, переконайтеся, що ви фізично виконуєте всі відповідні документи. Отже, якщо компанія має договір з готелем, принесіть копію, якщо є електронний лист, де вони погодилися прийняти цю карту, роздрукуйте її тощо.
Це само по собі може вирішити це в деяких випадках. Замовник, який сказав: "Моя компанія погодилася з готелем X", не є документом із ланцюговим бланком, надісланим головним відділенням, в якому говориться, що X.
(Крім того, це може допомогти уточнити позицію обох, оскільки в X-with-company-Y може бути дрібний шрифт, про який ви ні працівник, ні працівник не знали)
І все ж, можливо, вони наполягають на тому, що прийняття вашої кредитної картки роботодавця є "неможливим" або навіть "незаконним". Змусьте їх документувати . Попросіть надати вам форму, в якій зазначено, що ви попросили їх прийняти карту 1234, згідно з документом XYZ, але вони не можуть це зробити, оскільки <їх виправдання> немає іншого варіанту, крім використання вашої особистої кредитної картки, і вони приймають що якщо це помилка з їхнього боку, вони будуть нести відповідальність за будь-які або додаткові витрати, викликані цим. Нехай це буде підписано працівником, а в ідеалі також печаткою готелю.
Переважно, підготуйте текст заздалегідь та ознайомтеся з вашим юридичним департаментом, і підготуйте такий документ із відповідним легалізмом та місцем, де вони можуть заповнити опис проблеми.
Якщо дійсно неможливо зробити інакше, не повинно виникнути проблем визнати це в письмовій формі, правда?
Що ж, ви, мабуть, дізнаєтесь, що перед тим, як зробити це, вони постараються зайво зробити це. Або раптом, насправді є інша альтернатива.
Якщо вони відмовляться, стверджуйте, що вам потрібно виправдати таку неправомірність (зрештою, чому б ваша компанія відшкодовувала вам гроші, якщо вони вже все впоралися?). Якщо вони це зробити, дайте їм свою особисту карту і продовжуйте. Пізніше в офісі ваші бухгалтери можуть переглянути заявлену проблему та визначити кращий спосіб дії. Можливо, якась частина угоди з готелем була незрозумілою, і їм потрібно додати додаткові пункти при наступному бронюванні. Можливо, в готелі винна, і тоді у вас є як документ, де вони згодні прийняти карту, так і інший, коли вони відмовляються це робити, що здається досить очевидним випадком, коли ви вимагаєте відшкодувати вашій компанії податки, вартість роботи ваших бухгалтерів, які обробляють ваше відшкодування, наслідки, якщо ваша карта була порушена через порушення... Або вони можуть вважати за краще (не робити) дій щодо цього (поки що), просто скаржаться на зв’язок із готелем, який погодився прийняти карту (що повинно повідомити готель про проблему, наприклад, це може змусити їх навчати своїх службовців щодо належна процедура у цих випадках), а то й нічого не робити. У будь-якому випадку, ви змушуєте готель висловити протиріччя, і це повинно бути відправною точкою.