Як документувати витрати на проїзд?

Я виявив, що багато мандрівників списують свої витрати під час поїздки. Однак мені особисто це було важко, тому що існує стільки ситуацій, коли мені не вистачає часу, щоб списати це, наприклад, платити за таксі, а потім мчати вперед. Тож я досить швидко загублюсь.

Як ви ставитеся до документування витрат? Ви завжди робите це після оплати чи радше збираєтесь увечері? Ви записуєте кожен окремий рахунок або лише основні?

Моє основне занепокоєння пов'язане з витратами, за які ви не отримуєте квитанцію, як, наприклад, оплата на ринку чи об'єднання автомобілів.

Щодо грошових витрат:

Візьміть із собою зошит міні-кишені та олівець для гольфу (або подібне обладнання на ваш смак). Датуйте сторінку, а потім щоразу, коли ви здійснюєте покупку готівкою, записуйте суму та швидку примітку про те, де чи для чого була покупка, щоб ви пам’ятали, коли робите свою книгу пізніше. Чим раніше ви запишете витрати, тим простіше буде запам'ятати точну суму і для чого це було. Ви можете порахувати готівку в гаманці до і після виходу, якщо ви очікуєте браку часу, щоб зробити швидку записку у своєму блокноті, або зробити нотатку якомога швидше після факту (наприклад: зачекайте, поки ви сідете. в автобусі записати, що ви витратили на вартість проїзду в автобусі при в'їзді).

Що слід відстежувати насамперед, залежить від того, з якою метою здійснюється відстеження витрат. Якщо ви просто намагаєтесь переконатися, що ви залишаєтеся в межах бюджету, ви можете відстежувати інакше, ніж якщо ви намагаєтеся оцінити, скільки потрібно відкласти для майбутньої подорожі аналогічної тривалості. Якщо слідкувати за «дірками» у витратах (наприклад: хтось інший ставився до вас до обіду), ви, ймовірно, захочете записати записку, куди повинні піти ці витрати, щоб ви могли пам’ятати, щоб підкоригувати це у своїх оцінках на майбутні витрати.

Три речі допомагають мені організовуватись:

• Звичайте писати на квитанціях, які не є очевидними (наприклад, у багатьох кабінах просто місто, навіть навіть не дата - перерахування НА АВЕРПОРТ зараз дозволить вам заповнити решту пізніше)
• Майте стандартне місце, куди ви кладете квитанції, які ви не обробляли (для мене це в зошиті, щоб запобігти їх розсипленню - якщо я не отримав квитанцію, я часто записую суму в блокнот на той час)
• Майте спосіб "обробляти" квитанції, записуючи їх на резюме або вводячи їх у електронну таблицю, і місце для їх розміщення після цього.

Якщо ваш підсумок має досить стандартний формат, він може допомогти вам зрозуміти, куди вам не вистачає витрат - з першого погляду ви можете побачити, що вівторок на обід у вівторок немає. На моєму випадку, якщо хтось інший купує мені їжу, або я ділюсь таксі, а інший хлопець наполягає на тому, щоб заплатити за всю справу, я пишу "Joe paid" або що завгодно в цьому місці в резюме, щоб я знав, що це не пропущена квитанція. Якщо це відсутня квитанція, я можу шукати її перед виїздом із готелю або спробувати запам'ятати номер хоча б приблизно.

Нарешті, візьміть одну кредитну карту для ділових поїздок і покладіть на неї абсолютно стільки, скільки зможете. Ви можете реконструювати багато чого з виписки з кредитної картки, але з "Я приїхав у місто з 73 доларами, а залишив із $ 14", не так багато. Крім того, ви отримуєте принаймні квитанцію про отримання кредитної картки, навіть якщо ви не отримаєте деталізований список з податками.

Я використовую Homebank для всіх своїх особистих фінансів. Деякі також клянуться GnuCash , але я вважаю це зайвим складним. Homebank простіший і має всі функції, які мене цікавлять.

Зазвичай я збираю всі квитанції протягом дня і витрачаю добрі десять хвилин, додаючи їх до бази даних. Якщо ви платите карткою та працюєте в електронному банкінгу, ви можете скупитися на квитанції та отримати точну інформацію про витрати на веб-сайті вашого банку (це стане в нагоді при оплаті в іншій валюті, курси банків відрізняються від офіційних, і деякі додаткові податки можуть бути застосовувати).

Це вимагає трохи дисципліни - якщо ви пропустите подачу заявок лише на кілька днів, купу квитанцій стає непереборною перешкодою, через яку ви не можете легко пережити себе. Крім того, якщо ви цього не робите кожен день, ви, як правило, забуваєте, на що витратили гроші, якщо не отримали квитанцію - не можете легко відстежити це.

Щодо витрат, то я додаю кожну з них, так що фактичні суми та суми за книгою відповідають. Якщо ви не можете запам'ятати певну транзакцію, ви завжди можете помістити її в категорію "Інше" та все-таки збалансувати все. Це, як правило, невеликі разові покупки.

маленький зошит і ручка або олівець творить чудеса. Не потрібно зарядних пристроїв для акумуляторів :)

Я розробив додаток для Android, який призначений зробити саме так: легко відстежуйте свої витрати під час подорожі. Він підтримує кілька валют, класифікує витрати і відстежує їх на карті. Основна його мета - відстеження загальних витрат групи людей, але ви можете використовувати їх і як окрему людину.

Погляньте : TravelMoney

Ура, Френсіс

Ми з другом провели відпустку минулого літа та скористалися спільною електронною таблицею Google, щоб збалансувати результат. Переконайтеся, що ви зберігаєте всі квитанції та готові списати дрібниці, а потім просто складіть книгу в електронній таблиці та порівняйте значення. Це також дає вам перевагу бачити, куди сукупно вирушили гроші (як, наприклад, якщо ви заплатили за проживання, а хтось інший платить за проїзд, ви можете побачити загальну суму, куди пішло найбільше грошей).

Те, що мені найважче, - це слідкувати в голові, для чого я використовував готівку і для чого я використовував карту. Одне з грошових коштів - зняти великі, круглі суми - тоді ви зможете побачити, що залишилося, і отримати хорошу оцінку витраченого.

Мені подобається відстежувати витрати, коли я подорожую, оскільки я маю жорсткий бюджет, але те, що мені не подобається, - це слідкувати за тим, де є всі мої надходження! Більшість інших відповідей начебто підказують: зберігайте квитанції та використовуйте щось інше для відстеження.

Як правило, те, що я роблю, це те, що я звик фотографувати квитанцію в додатку Evernote на своєму телефоні. (Я встановив Evernote для синхронізації лише через мережі WiFi, щоб мені не довелося завантажувати в повільні мобільні мережі. Він також зберігає локальну копію в будь-якому разі.) Тоді, неважливо, втрачаю я квитанції чи ні. У цій же примітці ви також можете швидко набрати або записати записку про витрати, за які ви не отримаєте квитанцію. Це швидка і проста операція, і потім, як тільки ви повернетесь і вам доведеться подати витрати, ви можете сісти і додати їх за один раз.

Цей метод для мене працює досить добре. Я думаю, що в якийсь момент, який би метод ви не використовували, ви просто повинні це зробити звичкою! Можна кругом говорити "Але я витрачаю готівкою! Кілька разів на день! І тоді я все їх забуду!" але на це не існує просто реальної відповіді. :)

Я створив додаток для відстеження моїх витрат ... Ви можете його знайти тут: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Слідкуйте за своїми витратами в подорожах або під час вихідних вночі з друзями. Запишіть, як ви витратили свої гроші, куди їх витратили, скільки, з ким і скільки був внесок усіх у вашій партії. Ви будете знати в кожну мить, скільки вам буде повернено і скільки ви маєте.

• Створіть профіль користувачів для своїх друзів та додайте їх у подорожі.
• Додайте свої витрати.
• Додайте внесок кожного з ваших друзів.
• В кожну мить знайте, скільки ви та ваші друзі витратили.
• Створіть карту, щоб відстежувати ваші витрати в подорожах.
• Надішліть резюме для всіх своїх попутників.
• Імпортуйте товаришів подорожей з вашої адресної книги.
• Попередньо сформована поїздка для тестування програми.