Як ефективно упорядкувати документи під час подорожі?

Кожен раз, коли я подорожую, є шматок друкованих паперів та інших документів, які я маю взяти з собою.

Деякі з них - це документи, до яких мені доводиться часто звертатися: квиток, паспорт, віза тощо. Ті, які я зберігаю в легкодоступній сумці або кишені. Є й інші документи, наприклад квитанції про оплату, які потрібні не так часто. Але все ж є маса документів, які мене бентежать.

Цікаво, як деякі більш досвідчені мандрівники тут ефективно організовують документи під час подорожі? Чи є певний інструмент (сумка, папка, портфель), який ви використовуєте?

Документи повинні бути добре організованими та легкими.

Ми з дружиною маємо туристичний гаманець / організатор, який ми беремо у всі поїздки. Це дуже моторошна річ, але дуже зручна. Він виготовлений з нейлонового матеріалу, і він досить великий, щоб аркуш формату А4, складений на третини, помістився всередині, має блискавку вниз з трьох боків і містить кілька кишень. Його зробив Eagle Creek і схожий на цей . У нас це було десять років, він їздив у незліченну кількість поїздок і все ще знаходиться у чудовому стані.

У нього ми пакуємо:

• Паспорти
• Роздруківки авіаквитків / посадкових квитків / бронювання готелів та вказівки, складені в порядку, в якому вони будуть використані під час поїздки
• Сертифікати про імунізацію
• Документи страхування подорожей
• Листівки з частими листівками
• Картки сертифікації підводного плавання (якщо ми їдемо в дайвінг)
• Близько третини будь-якої валюти, яку ми беремо в поїздку (інші дві третини розділені між моїм гаманцем та гаманцем моєї дружини.

Гаманець подорожі зазвичай живе в моєму багажі під час поїздки.

Для деяких поїздок я спакую окремий набір роздруківків (запечатаний у великому конверті) у багаж, що тримається.

В якості додаткової резервної копії будь-які відповідні електронні документи знаходяться в папці OneDrive / Dropbox, і я синхронізую документи до телефону перед тим, як виїхати (у випадку, якщо вони мені потрібні в тому місці, де у мене немає прийому телефону).

По мірі подорожі я знімаю роздруківки з гаманця, коли вони стануть зайвими, і зберігаю їх в іншому місці мого багажу, готові бути подрібненими, коли ми повернемося додому .

Це може здатися великим клопотом і організацією перед поїздкою, але це означає, що, коли ми не їдемо, ми можемо продовжувати відпочивати та насолоджуватися речами!

Нижче наведено кілька фотографій мандрівника. У ньому також є місце для ручки - дуже зручно при заповненні посадкових карток і багажних міток! :-)

Після отримання візи, квитків, страхування, бронювання готелів тощо, я просканую все, як окремі файли pdfs.

Два типи документів, один з яких є вирішальним для подорожі, а інші - лише для допомоги. Потім я роблю дві папки на своєму дропбоксі, важливі та інформативні. Visa, квиток на літак, бронювання готелів, страхування, квитки, сторінка з інформацією про паспорт тощо. Pdfs - це Важливо. Дорожні путівники, екскурсії, карта, інформація про погоду тощо перейдіть до Інформаційного. Потім я зливаю всі pdfs у кожній папці як новий pdf, друкую дві копії кожного на подвійній стороні A5. Зшийте кожну копію у верхньому лівому куті.

Розмір A5 робить їх меншими для зберігання, зберігаючи їх легко читаються. Подвійний друк також скорочує гучність навпіл.

Один набір Важливого йде в багажі, другий залишається зі мною в моїй камері-документі, разом із оригіналом паспорта.

Обидві копії букв інформаційного pdf зберігаються в багажі. Я використовую одну у відпустці, другу - як резервну, про всяк випадок.

Оригінали - це лише мій паспорт, моє національне посвідчення особи, грошові картки тощо.

Редагувати: Я також несу в собі блискавку-два, майже розміром A5, і я засуваю всі квитанції, рахунки, жетони тощо, які я отримую під час відпустки в них, і сортую їх, коли я повертаюся додому.

Edit2: Я використовую програму FolderSync для Android, щоб ця папка була двосторонньо синхронізованою з моїм телефоном, і майже весь час готелі авіакомпаній тощо в порядку з м'якою копією документа, оскільки їм просто потрібно номер, щоб знайти мої дані у своїх системах .

Я продовжую тримати: паспорт, страхові картки, гаманець (ідентифікатор, гроші ...)

Я тримаюсь на iPhone: Електронні квитки на літак. Бронювання готелів / номерів та підтвердження електронної пошти.

Я тримаю в конверті ремесла в ручній поклажі копію дублікатів кожного підтвердження, отриманого електронною поштою.

Електронні листи також зберігаються у хмарі (Hotmail / gmail ...), щоб легко отримати доступ до Інтернет-кафе за потреби.

Сканування паспортів та кредитних карток (фотографій) надсилаються електронною поштою самому собі та GF (і навпаки), щоб вони зберігалися у хмарі, якщо потрібно.

Як писав Річард, під час подорожі додому я скидаю всі непотрібні документи в багаж для сортування та переробки.

Я поділюсь своїм останнім досвідом.

Ми збиралися їхати на відпочинок на X-Mas, і я просканував і зберег усі важливі документи на своєму ноутбуці, який був зі мною весь час.

Він був підключений до Dropbox, і так це зробив мій телефон, і я подумав, що добре, у мене буде всі копії в моєму смартфоні для швидкого доступу, де я не можу вийняти свій ноутбук.

Ми збиралися доїхати до Першої країни і повинні були заповнити свої імміграційні картки, надані авіакомпанією, дістали телефон, щоб побачити наші паспортні дані, і дізналися, що я забув синхронізувати телефон з Dropbox (Антивірус заблокував його запуск у фон). Я не міг нічого, крім сміху над своєю дурістю.

Мораль: Не припускайте, що документи будуть там. Перевірте їх двічі.

Але одне, що я зробив добре, це те, що я надрукував усі ці і поклав їх у файл у сумці для ноутбука і пронумерував їх у такій послідовності, як я розраховував їх використовувати.

1. Квитки
2. Копії паспортів, віз та страхування
3. Бронювання в аеропорт
4. Бронювання готелів
5. Бронювання турів
6. Трансфер із бронювання

Потім наступні номери для другої країни. Я виявив, що прості 1,2,3 послідовності настільки корисні на всьому протязі обох країн, які ми відвідали. Було щонайменше 15 бронювань, і ця послідовність зробила це так просто.

Цей файл знаходився в розділі документів моєї сумки для ноутбука, який був заднім пакетом, кожен раз, коли ми доходили до наступної зупинки, де нам потрібні документи. Моя дружина щойно виймала наступний пронумерований документ із моєї сумки, який знаходився на моїй спині, і там ти йдеш , ніякої суєти. Навіть не потрібно було знімати сумку в лінійці (ні, я не лінуюся, тільки що у мене була на руках наша дитина, яка не любить коляску: P).

Щоразу, коли було використано одне роздруковування, я ставив на ньому хрестик і переміщував його на задню частину файлу.

Не зовсім впевнений, чи сподобається це людям відповідь на це питання: D

Для паперових документів я використовую купу пластикових папок. Я групую документи у папках залежно від того, коли мені доведеться їх використовувати. Можна використовувати різні кольори на папках, щоб розрізнити їх. У будь-якому випадку вони є напівпрозорими, тому ви побачите в тексті одного документа, яку папку у вас є.

Для мене єдиний спосіб впорядкувати такі речі - це кожна роздруківка в тому порядку, яким ви їх будете використовувати, а потім викиньте речі, коли ви їх використовуєте.

Наприклад, якщо ви збираєтеся їхати в аеропорт, тоді сідайте на літак, потім піднімайте автомобіль напрокат, коли ви приземляєтесь, щоб потім доїхати до готелю, щоб перевірити, я замовив би роздруківки:

1. реквізити паркування аеропорту
2. подробиці реєстрації аеропорту
3. подробиці прокату автомобіля
4. реквізити готелю
5. реквізити повернення рейсу

Не забудьте викинути речі - наприклад, після того, як я зареєструюсь у літаку, я викинув листи 1 та 2, тобто лист 3 (деталі прокату автомобіля) знаходиться вгорі, коли я їду забирати прокат автомобіля. Це робить це дуже швидко та просто - просто витягніть перший / верхній аркуш і все закінчено.

Підказка: якщо одна роздруківка є на декількох аркушах, переконайтесь, що їх скріплюють, щоб було простіше в роботі.

Для коротких / простих поїздок я просто кладу ці роздруківки у простий конверт формату А4 і залишаю їх у своїй сумці для перенесення.

Підказка: пишіть важливі речі на зовнішній стороні конверта великим письмом - номери та час рейсу, термінали, адреса готелю тощо. Це означає, що ви можете швидко отримати цю інформацію, якщо поспішаєте.

Для більш тривалих / складних подорожей з великою кількістю застережень я роздруковую їх у "книжку-демонстрацію", яка є купою пластикових конвертів формату А4, пов'язаних у книгу, щоб я міг просто перегорнути їх усі. Книги для демонстрації дешеві та легкі - я використовував їх у тривалих поїздках із 30 або 40 застереженнями для різних речей, і вони дуже добре працюють, щоб усе також було охайним.

Звичайно, ці роздруківки на папері є резервними копіями. У мене буде більша частина його доступна / закріплена для офлайн на моєму телефоні.

У мене є невеликий зошит Moleskine (A5), який я використовую для подорожей. У внутрішній обкладинці я пишу речі, які рідко змінюються і будуть однаковими протягом декількох поїздок, наприклад, номер мого паспорта (у випадку, якщо він загубиться), номери карток, номери телефонів мого банку (у випадку, якщо мені потрібно скасувати свої картки) і т. д. Потім на окремих сторінках я записую деталі кожного аспекту поїздки в хронологічному порядку. Ці сторінки легко видалити після поїздки / перед наступною.

Для рейсів у мене є аеропорт, авіакомпанія, номер рейсу, термінал (якщо це можливо) та час відправлення. Ім'я, адреса, номер телефону, номер підтвердження бронювання для готелів (або, швидше за все, зараз, airbnbs), дати мого перебування.

Він досить маленький, щоб помістити в кишеню, просто трохи більший (хоча і досить великий завтовшки), ніж мій паспорт, і має еластичний ремінь для зберігання обкладинки закритою, тому я можу засунути паспорт всередину, щоб тримати їх разом.

На моєму телефоні, як правило, є додаток airbnb, додаток для United, і я отримую електронні листи з підтвердженням зірки / прапорця, щоб швидко їх знайти, якщо потрібно. Я також схильний носити другу батарею під час подорожі, тому мені не потрібно так сильно турбуватися про те, що батарея потенційно загине.

Щодо друку - якомога менше. Як правило, лише ті речі, які мені (можливо) потрібно пройти через прикордонний контроль у країні, до якої я подорожую (наприклад, друк із мого бронювання (ів) рейсу, щоб підтвердити, що я маю зворотний квиток), і будь-що там, де вони прямо заявляють, що вони не роблять ' t приймати електронні копії / електронні квитки (я їздив Грейхаундом між Сіетлом та Спокеном у рамках поїздки до США минулого року, вони прийняли лише друковану версію квитка).

Квитанції, які я накопичую під час подорожі, просто заходжу в свій гаманець, щоб розібратися, коли повернусь додому.