Яке найкраще рішення для архівування документів?

Я шукаю утиліту, яка допомагає мені (та моїм колегам) систематично архівувати документи (як Zeitgeist, але постійно).

Утиліта повинна очистити старий документ з настільних ПК та зберігати їх на сервері (максимально автоматичному та послідовному), можливо, лише з кількох місць (Каталог документів)
Документи зберігатимуться на дешевих великих носіях довгі роки - можливо, на жорсткому диску та файловій системі? Проста в обслуговуванні та керуванні для невеликої організації.
Документи мають бути легко знайдені та відновлені

Один систематичний спосіб може бути структурою каталогу за роком, місяцем, користувачем або користувачем, роком, місяцем. Плюс у тому, що документи можна пов’язати з проектом, якщо документи можуть бути пошуковими та якщо в документі також може бути пошта, IM-дискусії не лише традиційні документи OpenOffice.

Будь-які ідеї?

software-recommendation document-management

— Андерс Валенленкіст
джерело

Я не думаю, що це пов'язано з Ubuntu.

— chris

Це може бути, якщо запитувач шукає рішення для архівування документів на базі Linux - зокрема Ubuntu. Він не згадує жодних вимог щодо використання Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

Це дійсне питання. Див. Linuxappfinder.com/office/documentmanagement список інструментів управління документами для Linux. Однією з вимог, яка повинна виділятися, є можливість розуміти формати, такі як PDF та ODT, та індексувати їх автоматично, знаходити дублікати тощо

— user4124

Ну, у нас є середовище Ubuntu з клієнтами та серверами Ubuntu, тому я думаю, що це пов'язано з Ubuntu. Я маю декілька традиційних систем управління документами. Я перевірив знання, Alfresco, Drupal та OpenERP. Але жоден з них не працює на робочому столі (і автоматично архівує документи, такі як Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync і DropBox робить для резервного копіювання та синхронізації каталогів). Традиційним DMS може бути платформа для зберігання даних у поєднанні з клієнтом, який виконує "очищення" та переміщує документи, які є досить старими для архіву в сховище.

— Андерс Валенленкіст

Недоліком DMS як сховища є те, що він швидко старіє "в архіві". DMSes випускається з новими випусками кілька разів протягом десятиліття і потребує великої любові та міграційної роботи при порівнянні з простою файловою системою. Можливо, файл-сервер + індекс-сервер (наприклад, Solr) та Zeitgeist на клієнті могли б виконати роботу?

— Андерс Валенленкіст

Відповіді:

ви можете присвятити старий ПК (з великим новим HDD / s) як резервний сервер і встановити BackupPC

Жодне програмне забезпечення на стороні клієнта не потрібно - просто експортуйте через резервні копії файлів NFS на клієнтах (наприклад, / home / або / home / username / Desktop тощо) або діліться папками на станціях Windows
Потужний веб-інтерфейс користувача дозволяє адмініструвати, переглядати файли журналів, конфігурацію
розширення файлів можуть бути визначені для включення / виключення файлів
використовує rsync для швидкого резервного копіювання

окремо ви можете реалізувати веб-пошук на сервері linux за допомогою Xapian або Omega

— струмінь
джерело

Чи можна налаштувати BackupPC для переміщення файлів до архіву? Зазвичай резервна копія - це дзеркало стану групи файлів. Мені хочеться - це процес архівування файлів певного віку до файлового магазину.

— Андерс Валленкіст

Xapian / omega звучить цікаво. Я думаю, що в Drupal є api для пошуку xapian та гранітного пошуку. Я переглянув щось про Zeitgeist і плагін xapian - це рішення для пошуку в центральному архіві так само, як і місцевий пошук? Чи можливо зберегти дозволи читання та групи під час індексації за допомогою Xapian? Чи є командний розширення для Zeitgeist якийсь індекс-сервер для підприємства?

— Андерс Валенленкіст

Я переглянув комбінацію BackupPC і Xapian і нічого не знайшов. Здається, що BackupPC зберігає сжатий documentemt, чи може Xapian проіндексувати ці стислі файли?

— Андерс Валленкіст

Можна використовувати хмарні обчислювальні служби, такі як Dropbox або UbuntuOne

Я раджу вам використовувати Dropbox, ви можете вибрати між безкоштовним (2 Гб + 8by запрошує інших людей) або платним планом (50 або 100 Гб).

Ви можете ділитися папками з іншим користувачем папки або лише для читання з будь-ким.

І відновити видалені файли

— Маттео Пальяцці
джерело

Ну, я хвилююся щодо безпеки, вартості та потенціалу використання цього виду послуг. Наприклад, це означає, що домашні каталоги всіх працівників на всіх пристроях мають бути кількома туберкульозом. З міркувань безпеки хмарна служба повинна пропонувати зашифровані сховища. Я не думаю, що Dropbox або UbuntuOne можуть конкурувати з дешевими великими дисками за ефективністю. Якби локальний диск не був проблемою, rsync / backup-pc, робота з обробкою часу та deja-dup зробить цю роботу.

— Андерс Валенленкіст

Хоча він не базується на Ubuntu, музей, в якому я працюю, оцінив Archivista . Це програмний пакет для зберігання, каталогізації та індексації (і, якщо необхідно, сканування та OCRing) документів, який доступний як (дещо нестандартний) живий компакт-диск під назвою " Archivista BOX " (це відкритий код), але компанія в основному продає прилади, на яких працює програмне забезпечення. У каталозі представлений веб-інтерфейс.

Вони стверджують, що використовувані формати є повністю відкритими, задокументованими та прагнуть до довголіття. Треба додати, що я особисто це не дуже оцінював.

— jstarek
джерело

Моя німецька трохи іржава. Є розділ про архівування archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Яке загальне уявлення про архіви? Вони використовують окремий сервер індексів? Якщо це так, чи є підключення для пошуку програм на платформі Gnome? Здається, вони перетворюють документи у pdf, а потім зберігають їх у файловому сервері (чи правильно це читати?)

— Anders Wallenquist

Просто скористайтеся archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - всі сторінки, здається, також доступні англійською мовою :-) Посилання для вибору мови знаходиться у синьому полі меню внизу.

— jstarek