Найпростіша відповідь - це те, що ви натякнули в тегах: Використовуйте систему управління джерелами. Якщо ви використовуєте CMS для веб-сайту, який може відстежувати зміни для вас (тобто вбудована система управління джерелом).
В іншому випадку ви можете просто встановити систему самостійно.
Враховуючи чисельність вашої команди, я б пішов на Mercurial, оскільки він має всі сучасні функції та дуже простий у налаштуванні та використанні. Якщо ви, хлопці, працюєте під Windows, просто встановіть TortoiseHG і прочитайте цей підручник Джоела Спольського.