Нещодавно клієнт надіслав мені електронну пошту з проханням про вихідні файли проекту, який я зробив для них два роки тому. У мене немає вихідних файлів, оскільки це було дуже давно, і клієнт сказав, що дуже непрофесійно і дивно не зберігати вихідні файли для всіх проектів, які я роблю.

Чи існує звичайний проміжок часу, який слід очікувати для збереження вихідних файлів? Чи варто зберігати всі вихідні файли для проектів і ніколи не позбуватися від них?

Мій бізнес не є резервним сервісом для жодного клієнта.

Усі клієнти повинні самостійно створювати резервні копії отриманих файлів . Це не моя відповідальність бути безстроковою службою резервного копіювання для будь-якого клієнта, коли-небудь.

Клієнти не платять регулярну плату за обслуговування обладнання, оновлення жорстких дисків, закупівлю додаткових жорстких дисків за необхідності, обслуговування програмного забезпечення тощо. Тому клієнти НЕ компенсують мені за резервне копіювання своїх файлів. Клієнти не мають претензій до жодного резервного копіювання моєї компанії . Я підтримую резервні копії для свого бізнесу так само, як вони повинні робити для їхнього бізнесу . Якби я працював із сервісом резервного копіювання, для такої послуги було б встановлено щомісячну абонентську плату та договори. Розраховувати, що мій бізнес збереже старі речі, які можуть знадобитися вашому бізнесу в майбутньому, це смішно.

Дозвольте мені зрозуміти ... У мене є резервні копії для мого бізнесу з часу, ну, ще до його початку. Я думаю, що у мене є файли старше 30-35 років. Шанси дуже високі , що я потрібен файл 10-20-30 років тому у мене є. Я можу це відкрити чи ні (тобто Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions тощо), можливо, є іншою справою, але я, мабуть, матиму файли.

Різниця тут полягає в тому, що клієнт може запитати ...

По суті, мої резервні копії є для того, щоб підтримувати мої відносини з клієнтами та полегшувати власний робочий процес , але мої резервні копії ніколи не є безкоштовним сховищем для клієнтів, щоб отримати файли на більш пізньому терміні лише тому, що клієнт просить їх.

Клієнт дещо непрофесійно запитує "вихідні файли", не компенсуючи вас за ці файли. Тут вихідні файли завжди коштують грошей . Це також трохи «непрофесійний» для клієнта , щоб НЕ бути резервним копіювання своїх файлів і спираючись на деякому неспоріднених бізнес для підтримки їх важливого цифрового контента.

Це НЕ непрофесійно для вас не мати 2 - літні резервну копію своїх файлів , якщо вони не були клієнтом в протягом двох років. Насправді, зазвичай нормально не мати файлів для старших клієнтів. І навіть якщо у вас їх є, ви не зобов'язані їх надавати. Це ваша резервна копія, а не їхня.

Мої резервні процедури ....

Реальних правил щодо цього немає. Взагалі я зберігаю файли до тих пір, поки я все ще працюю з клієнтом або поки не стане незручно їх підтримувати.

Я підтримую потрійне резервне резервне копіювання в поточний час, яке охоплює всіх відносно активних клієнтів на додаток до всього брендингу клієнтів, спеціальної ілюстрації, зображень з високою роздільною здатністю тощо.

Система потрійного резервування та додаткове резервне копіювання дозволяє мені видалити файл або кілька файлів із мого основного робочого каталогу, знаючи, що файл, який я видалив, вже є резервною копією принаймні у двох інших місцях . Це прагне зберігати основний робочий каталог у розумному розмірі. Я часто видаляю .zip архіви або файли, надані клієнтом, або попередні, не схвалені / відхилені, ітерації проекту - в основному зайві речі, які в майбутньому так і не знадобляться. Знову я видаляю ці файли, але знаю, що вони існують як мінімум у двох інших місцях. Тому я справді лише обрізаю каталог ДЖЕРЕЛА, а не резервні копії. Тут окремі каталоги проектів можуть легко перевищити 10 або 100 Гб в рази. Так деяківрахування загального розміру резервного копіювання є начебто обов'язковим. Все, що я можу зробити для забезпечення збереження важливих файлів, зменшуючи загальну кількість МБ / ГБ / ТБ, необхідну для резервного копіювання, - це добре. Якби все, що у мене було, було 50-100 МБ веб-сайтів HTML / PHP / CSS файлів та веб-зображень, то я, мабуть, зберігав би абсолютно все.

Я , як правило , щоб відновити свої резервні копії цілком кожні 4-6 років. Що я роблю, це відключити один із резервних RAID і зберегти його (сейф). Переформатуйте інший резервний RAID, додайте новий RAID для резервного копіювання та створіть резервне копіювання всього, починаючи з цієї дати. З цим методом нічого фактично не видаляється, але старіші файли вже не є частиною зайвої резервної копії. Якщо на одному єдиному архівованому жорсткому диску в сейфі зберігається єдине розташування певних файлів клієнтів, і RAID трапляється з ладу, я втратив ці файли проекту. Таким чином, будь-які проекти, старші 4-6 років, можуть або не мали їх файлів видалити, втратити чи знищити через корупцію.

З моменту впровадження всього цього приблизно 15 років тому я не втратив жодного файлу. Не один. Звичайно, може знадобитися більша частина тижня, щоб відновити речі з різних резервних RAID, але важливо, що у мене все ще є.

Зарядка, якщо ви збираєтесь копати її .....

Важка реальність - це більше, ніж 3/6 місяців або, можливо, 1/2 років, клієнт повинен вважати пропавшим клієнтом, навіть якщо у мене все ще є файли. Я, безумовно, стягуватиме погодинну плату, щоб перевірити, чи є у мене ще їхні файли, і час, який потрібно, щоб отримати все, що у мене може бути, всі пов'язані з мінімальною платою. Це на додаток до будь-якої плати за доставку файлів. Клієнти, які не підтримують власні резервні копії, несуть відповідальність за витрати, пов'язані із втратою файлів.

Якщо клієнт не платить мені за зберігання, я не несе відповідальності за підтримку що - небудь для них. Ще раз наголошу, що якщо клієнт хоче найняти мене для оновлення до старого проекту, у мене немає проблем зануритися в резервні копії, щоб отримати старий проект (можливо, заощаджуючи гроші клієнта). Я дійсно тільки проблема з використанням мого резервного копіювання просто бути джерелом для доставки файлів , тому що будь - то інший бізнес не вдалося зберегти свою власну копію.

Підлі клієнти ......

Також пам’ятайте ... деякі випадкові або, можливо, недоброзичливі чи неетичні клієнти можуть використовувати прохід часу як метод подолання вашої стандартної практики . Це не завжди шкідливий характер, але це може бути. Клієнт добре знає, що за файли проекту ви стягуєте плату. Вони не хочуть платити цю плату, коли ви завершуєте проект спочатку. Без проблем. Ви доставляєте те, що в договорі зазначено, що ви маєте поставити, клієнт платить вам, і всі рухаються на задоволення.

Через деякий час, як правило, рік і більше, клієнт може повернутися із запитом файлів проекту, як якщо б "вони їх втратили" або "їх помилково знищили", роблячи вигляд, що вони були доставлені спочатку в рамках проекту. Це робиться з надією, що ви можете не запам'ятати конкретику. Будьте обережні до цієї практики. Як я розміщував її не завжди шкідливий характер, іноді клієнти чесно забувають вам платити за файли проекту. Однак це може бути дуже навмисно і продумано, щоб спробувати обійти платіж, отримуючи файли. Я стикався з обома роками.

Tl; dr:

Мої резервні копії для мого бізнесу , вони мої . Мої резервні копії не для бізнесу клієнтів, і клієнт не має "права" на моє резервне копіювання без компенсації. Клієнти повністю на 100% відповідають за власні резервні копії.

Я був і тим, хто з резервними копіями, і тим, хто потребував резервного копіювання. Загалом, якщо вам важко зберігати їх файли (наприклад, терабайти відео або контракти забороняють це), ви повинні зберігати їх.

Бувають випадки, коли файл випадково видаляється або пошкоджується, зміна синхронізується в папку "Вхідні" тощо, і ви не помічаєте протягом 6 місяців, що вихідний файл відсутній.

Єдине рішення подібного сценарію - це багаторазове резервне копіювання всього , стеки старих жорстких дисків, які ніколи не торкаються після створення резервної копії, і це не є звичайною стратегією резервного копіювання.

Отже, зрештою, ви повинні зберегти резервні копії з трьох причин:

1. У такому випадку ви можете допомогти своєму клієнту, завдяки чому ви виглядаєте більш професійними
2. Робота, яку ви зробили, - це ваша робота, ви повинні зберігати докази, що ви це зробили принаймні для власних записів для власного довідки
3. Нарешті, якщо клієнт повертається через 10 років і запитує про зміни логотипу, які шанси на те, що вони мають оригінальні вихідні файли у потрібному вам форматі? (Мені довелося, щоб дизайнери відтворювали джерела svgs для логотипів кілька разів, оскільки клієнт втратив файли, які ми надсилали їм років тому.)

Ваша робота полягає не в наданні резервного сервісу, а у вашій роботі - забезпечити хороше обслуговування клієнтів.

Якщо виконання X приносить вам кращий сервіс для клієнтів і робить вас краще виглядати, то зробіть X. Винятків дуже мало.

Такі дрібниці - це відмінність між професіоналом, з яким клієнти захочуть знову працювати, і посилаються на бізнес проти випадкового безликого підрядника, ім'я якого клієнти забувають, як тільки проект буде здійснено.

Я зберігаю файли дизайну, коду тощо тощо на невизначений термін. Це недорого, і мої неодноразові клієнти цінують це - не те, що вони про це знають безпосередньо, але коли вони повертаються, мені не доведеться повторно виконувати попередню роботу.

Однак для мене є важливіша причина. Хоча я ніколи не стикався з юридичними питаннями чи відповідальністю, наявність записів і файлів за все, що я робив, забезпечує мені невеликий захист, якщо хтось прийде просити. Будь то захист прав інтелектуальної власності (тобто винаходи, комерційна таємниця тощо), або навіть навряд чи можливість судового позову, що передбачає відповідальність за збитки, я можу показати 1) що я зробив, 2) коли я це зробив, 3) хто уклав контракт зі мною виконувати роботу, і 4) яким був договір.

Це не потребує великих зусиль чи часу, але все ж потребує певної обережності. Однією з найбільших проблем є пошук старого програмного забезпечення, тому коли я завершую проект, я переконуюсь, що все програмне забезпечення для дизайну також резервне копіювання, а також інформація про ліцензії та будь-які пов'язані бібліотеки / файли / дані, необхідні для відновлення середовища, якщо виникне потреба. . Мені рідко доводилося витягувати подібні речі - зазвичай до моменту, коли програмне забезпечення та файли стають несумісними з останніми версіями, гарантується абсолютно нова версія. Однак я брав за старі проекти, які погано підтримувались інші досить раз, щоб знати значення можливості відновити застаріле середовище.

Однак я заряджаю за потребою. Якщо вони запитують файли, які вони вже придбали, і це досить недавно, що потрібно небагато зусиль, я нічого не стягую. Але якщо вони просять щось у віці декількох років, і я повинен пройти старі засоби масової інформації, або якщо вони просять додаткові матеріали, які вони спочатку не купували, я стягуватиму їх за нашою первісною угодою або матиму обговорення з ними своїх потреб. Якщо це є випадковим для нового проекту, який вони хочуть зробити, тоді я включу ці витрати в новий проект. Це не безкоштовна послуга, це здебільшого випадкове задоволення моїх власних потреб.

Коротка відповідь:

Ви повинні зберігати файли до тих пір, скільки зазначено в договорі.

Я працював з клієнтами, які хотіли всього, і змусили мене видалити всю сировину, і я працював з клієнтами, де ми зберігали резервну копію протягом певного часу. Але завжди: як зазначено в договорі, таким чином ви не можете помилитися.

Якщо говорити від клієнта, я би сподівався, що дизайнер збереже мої файли до завершення проекту, плюс розумний час, протягом якого я можу попросити зміни або доповнення. Шість-дванадцять місяців був би таким часом. Якщо я надішлю їх поштою через два тижні після того, як проект буде виконаний, і скажу: "Чи можу я зробити ще один X, як і те, що ви робили?" і вони відповіли, що більше не мають вихідних файлів, я був би здивований.

Ваш клієнт має рацію, що чим професійніше, тим довше я очікую, що зможу це зробити. Я, безумовно, буду радий, якщо ви все-таки зможете виконати моє прохання через два роки. Я не був би повністю впевнений, чи зможете ви, але це буде позитивним знаком.

Добре запитання, і я думаю, це залежить, але, як правило, ви як постачальник послуг завжди повинні передбачати цю ситуацію і бути готовим відповісти на щось подібне. Або платіть за резервне копіювання з першого дня або надайте достатню кількість резервних копій, якщо клієнт надасть нову роботу + протягом кількох років "безкоштовного" резервного копіювання.

1. Я завжди і неодноразово закликаю всіх своїх клієнтів зберігати свою власну копію результатів. Це файли, що можна редагувати, або просто прямий експорт PDF-файлів (коли редаговані файли не доставляються).
2. Я ніколи не буду створювати резервні копії файлів, які були розповсюджені та не використовувалися. Тож якщо клієнт надсилає 500 фотографій, а ми використовуємо лише 10 у брошурі, я не збережу інші 490 картинок, коли робота буде доставлена ​​та оплачена. Я створюю резервні копії тільки мої фактичні результати. Я також видалю всі проекти PPT, DOC, тощо, які ми використовували для виконання завдання, коли весь вміст витягнуто з них.
3. Для великих клієнтів з постійною роботою, що розповсюджується протягом багатьох років, я фактично гарантую від 3 до 5 років резервного копіювання за все поставлене, що входить до моїх гонорарів. Це те, що ми записуємо в договорі, і у мене будуть дві однакові копії кожної роботи на двох окремих накопичувачах hdd, а в деяких випадках навіть третя хмара резервного копіювання. Клієнти знають, що за це платять. Деякі клієнти насправді вимагають, щоб я без винятку завантажував усі доставки на їхні внутрішні ftp, але це теж те, за що вони платять.
4. Для менших або одноразових клієнтів я також буду створювати резервні копії своїх файлів на невизначений термін, але, як правило, поступово їх очищати через 3-4-5 років, якщо не було встановлено жодного іншого контакту для додаткової роботи або відсутній контракт чи примусовий застереження. щоб зберегти файли назавжди.

Ну, оскільки я дуже пишаюся більшою роботою, яку я роблю для клієнта, я не зберігаю ці файли для них, а для себе.

Хоча корисно зберігати їх у збереженні, враховуючи, що старий клієнт може попросити зміни через місяці завершення проекту.

Я не бачу причин видаляти файли, якщо ви справді не зненавидів цей проект і не хочете більше нічого про нього знати, але навіть у тих випадках я люблю зберігати ці файли як історію своєї роботи, Я завжди можу повернутися до тих файлів і побачити, як я зростав як дизайнер.

Навіть мої особисті дизайни завжди зберігаються. А зберігання даних зараз ЗАЙМО надто дешеве, тому видалити їх немає приводу.

Факти

Без договору чи угоди, звичайно, немає жодного зобов’язання зберігати резервні копії роботи, яку ви робили для своїх клієнтів у минулому, і я не думаю, що більшість людей очікували б від вас того чи іншого. Насправді я сумніваюсь, що навіть клієнт у вашій історії справді очікував, що ви це зробите (Дані втрачаються; люди лунають.) Але це, безумовно, хороша практика, якщо не заради них, то для власних.

Непотрібні поради

Якщо ви бореться з дизайнером, не напружуйте це. Якщо ви володієте або ведете успішний бізнес, чи щось подібне; Вам належить інвестувати в більш комплексне рішення для зберігання даних. Напевно. Це не означає, що вам це потрібно. Ви хочете.

Це насправді не ситуація, коли х правильно, а y - неправильно. Це більше схоже на ..

• Наскільки ви професійні?
• Наскільки ви пишаєтесь своєю роботою?
• Наскільки ви прихильні чи емоційно вкладені?
• Наскільки ви стурбовані суспільним сприйняттям вашої самості / бізнесу / роботи / мистецтва / послуги / що завгодно?
• Ви задумливі?
• Вам все одно?
• Вас виключно цікавить, чи маєте ви особисту, фінансову вигоду?
• Ви - мінімум, або зайвий кілометр хлопець?

Анекдотичні докази

Особистий досвід:
Нещодавно я зв’язався з незалежною студією звукозапису про пару записів, які були зроблені між 2007 та 2010 роками (або звідси) моїм другом та його гуртом. Ні, ви, мабуть, ніколи про них не чули. Інженер навіть не знав, про кого я говорю. Що добре; Я ніколи не чув про нього чи його студію раніше.

Що я очікував?
Я очікував, що так залишиться; вони б сказали "ні" або взагалі проігнорують мене, не задовго до того, як відкинути назад у невідомість. Я забув би їх ім'я, і ​​назавжди забуду їхнє існування ...

Що насправді сталося?
Молодий захоплений працівник (стажист? Помічник .. людина?) Зв’язався зі мною рано наступного дня; запросив мене зійти і зібрати три двошарові DVD-диски, що містять усі неочищені (та змішані) звукові стебла та файли проектів ProTools тощо, записані протягом декількох сеансів. Мене запросили зупинитися на пиво наприкінці дня та завітати до студії протягом тижня. І зараз я пов’язую їх з цим чудовим позитивним досвідом. Я ніколи їх не забуду. Я рекомендую їх постійно.

TL; DR:
Я очікував, що буде резервне копіювання? Ні.
Я би злий, якби їх не було? Ні.
Чи був би я розумним, якби? Не зовсім.
Я був би розчарований? Трішки.
Я був у захваті від того, що знайшлося резервне копіювання? Так.