Я витратив багато часу, виконуючи міграцію пошти для компаній, які або мали дуже мало ІТ-уваги, або не мають штатного персоналу, який би вирішував поширені проблеми. Як результат, політики, що регулюють використання електронної пошти та кращі процеси, ніколи не були запроваджені. Кінцеві споживачі в цих середовищах нетехнічні і схильні протистояти змінам.
Я точно розумію механіку зміни / переміщення / оновлення поштових платформ. У більшості випадків я допомагаю компаніям переходити з ОС на базі Linux POP3 або IMAP до Microsoft Exchange. Цей тип ходу викриває безліч шкідливих звичок користувача.
Мене турбує те , не зовсім про диск , що бере участь в питаннях електронних збирає я зіткнувся в минулому ; у кожній компанії завжди є один . Це питання та зловживання, які я часто бачу, коли я працюю з певною фірмою.
Під час останньої міграції я побачив:
Користувачі, які
CC:самі надходять на кожен електронний лист (імовірно, як спосіб відстежувати потоки повідомлень?).300 мегабайт повідомлень у папці Надіслані елементи ?!?
Люди, які надсилають Outlook, читають квитанції на кожне вихідне повідомлення.
Користувачі, які підтримують підпапки для кожного контакту, з яким вони відповідають. Іноді вручну. Іноді з дуже порушеними правилами на стороні клієнта.
Надмірна організація підпапок . (деякі папки із лише одним повідомленням).
Subfolders під Вхідні (я не впевнений , якщо це погана практика, але вона відчуває себе неправильно).
Безкоштовне використання прапорів пріоритету. Все має велике значення !!
4+ років електронної пошти у папці Надіслані предмети .
25000 і більше елементів у папці "Вхідні" (великий відсоток непрочитаних).
15000 або більше повідомлень у папці Видалені елементи .
Користувач із 24 000 предметами у своїй папці « Чернетки» ! (результат неправильно застосованого правила на стороні клієнта).
Авто-архіви виростають поза контролем.
Як це відбувається?
- Це електронна пошта відносно нова, і користувачі не вчені, як правильно її використовувати?
- Це проблема в інтерфейсі, де папка " Видалені елементи" - це просто одна клавішна система подачі заявок?
- Чи адміністратори не виконують своєї ролі, щоб обережно допомогти виправити дії?
- Якщо у користувачів є проблеми з основною електронною поштою, як я вирішувати завдання, коли навчати їх відповідям поза офісом та як працювати з груповим календарем (глотком)?
Моє запитання: чи існує стандартний набір інструкцій щодо управління електронною поштою? (навіть памфлет?)
Проблеми з освітою користувачів, як правило, сповільнюють розгортання, тому що я змінюю робочий процес, до якого люди потрапляють різними засобами. І коли це впливає на людей усіх рівнів / ролей організації, здається, що там немає стандартів.