Які найкращі практики організації Документів Google для підприємства? [зачинено]

У моїй компанії 20 осіб. Усі ми використовуємо Документи Google. Поки я продовжую надсилати Документи своїм шляхом, я організовую їх (через колекції), але я розумію, що всі інші їх також організовують. Це відмінна особливість, але, схоже, існує кращий спосіб впорядкувати документи, щоб інші могли їх знайти, а не всі повинні їх організувати.

Хтось має пропозиції щодо ресурсів щодо найкращих практик організації Документів Google для всієї організації?

Я знаю, що можу використовувати колекції та ділитися ними замість окремих документів.

У нашій компанії ми використовуємо Google Apps і тому Google Документи. З моєї адміністративної точки зору я можу натиснути на вентилятор під назвою [Service-Settings], потім на [Налаштування Документів], і на цій сторінці я можу вибрати [параметри спільного доступу]. Це виглядає приблизно так:

Параметри спільного доступу за межами [Компанія]

Виберіть найвищий рівень спільного доступу, який ви хочете дозволити своїм користувачам:

• () Користувачі не можуть ділитися документами за межами [Компанії]

  [_] Нехай користувачі отримують документи ззовні [Компанія]

• (x) Користувачі можуть ділитися документами за межами [Компанії]

  [_] Попередити користувачів, коли вони діляться за межами [Компанії]

Видимість документа

Виберіть видимість за замовчуванням для новостворених документів:

• (x) [Компанія]

  Люди компанії [Компанія] можуть знайти та отримати доступ до них.

• (_) Люди компанії [Компанія] за посиланням

  Люди в компанії [Company], які мають посилання, можуть отримати доступ.

• (_) Приватний

  Доступ можуть отримати лише люди, явно надані дозвіл.

Колекції в Документах Google також можуть ділитися спільним доступом. Отже, якщо ви хотіли мати стандартний спосіб організації документів у колекціях, у вашій компанії можна ділитися цілою колекцією .

Я щойно взяв себе за головного адміністратора компанії з 30 чоловік. Один з найкорисніших організаційних методів, який я реалізував, - це використання груп Google для обміну ... Вам більше не потрібно ділитися окремими файлами з працівниками або видаляти їх, як тільки їм більше не потрібен доступ. Ви просто видаліть або додайте їх до групи. Зроблено.