Як я можу перешкодити користувачам синхронізувати папки компанії на робочому столі Google Drive?

Я працюю адміністратором для нашої компанії-користувача 30 (обліковий запис Apps Premier). Ми перейшли з Exchange рік тому, і я поступово відлучав людей від їх звичок MS Office, і тепер усі використовують GDocs / Drive для створення документів. Я хочу зробити Google Docs / Drive нашого файлового сервера.

Є кілька проблем:

1. Я не хочу, щоб люди синхронізували спільні папки (тобто файли та папки компанії) з незахищеним ноутбуком, який вони можуть залишити у поїзді. Чи дозволяє Диск Google блокувати папки, щоб не синхронізувати їх? Поки що єдиний варіант безпеки, який я можу знайти, - це синхронізація або вимкнення. Я повинен тримати це. Звичайно, я не єдиний, хто хоче цю детальність, але я не можу знайти жодних інших публікацій про це.

2. Щоб зробити речі акуратнішими. Замість того, щоб мені було власником всіх папок, ми хочемо створити "Користувача центральної системи", який матиме власність усіх папок, і тоді кожен інший користувач, включаючи мене, матиме чистий "Мій диск" - такий, як їх робочий стіл . Ідея полягає в тому, що кожен може створювати файли, а не ділитися ними, але якщо вони хочуть поділитися, вони депонують у відповідній спільній папці, до якої мають доступ. Проблема полягає в тому, що центральний користувач матиме лише 5 Гб простору, тоді як у нас 30 користувачів, а колективний простір 125 Гб не може бути використаний.

Система здається тотальним безладом випадкового неорганізованого обміну між користувачами, а не структурним вузлом та дизайном розмов, з якими нам всім комфортно. Чому ніхто більше цього не прагне - ми повністю пропустили точку Google Диска? Наразі у нас є понад 5000 документів і зростає з кожним днем, і немає порядку і способу застосування детальних дозволів на зберігання.

PS: Я спробував Cloudlock та GPanel, і не дуже багато, але розповідаю, як все дезорганізоване!

Повторюйте свою точку 2 Ви прямуєте в тому ж напрямку, в якому пішла моя компанія. Ми маємо еквівалент вашої "Центральної системи" як ім'я користувача, і створили три папки на його Диску - РОБОТА, СПРАВКА, ЗОВНІШНІ КОРИСТАТИ - і поділилися ними з нашим Sysadmin. Sysadmin ділився WORK з користувачами на основі редагування, і наші користувачі створили структуру підпапок для нашої компанії для зберігання всіх наших робочих файлів. Sysadmin ділив ПОСИЛАННЯ з більшістю користувачів на основі ознайомлення, але з деякими користувачами надав права редагування, щоб вони могли створювати та підтримувати структуру папок / файлів для політичних документів, посібників тощо.

РОБОТА поділяється Правка, і СПОСОБЛИВОСТІ поділяється Читання новим початківцям як частина процесу налаштування користувача, і нові Користувачі негайно набувають успадкованих прав на весь вміст цих папок.

Залишаючи, ми негайно змінюємо пароль користувача, використовуємо розширені інструменти адміністрації, щоб передати право власності своєму менеджеру / колезі на будь-які файли / папки, які вони могли створити, а потім видалити їх з роботи і СПРАВКИ.

Ми не зробили, що РОБОТА або СПРАВКА є власником підпапок і документів, які вони містять, оскільки це вимагатиме, щоб лише хтось, хто увійшов до Центральної системи, міг їх видалити. Ми просто використовуємо нашу власну версію Центральної системи, щоб забезпечити єдину структуру даних для наших Користувачів. Кожен користувач зберігає 5 Гб простору для зберігання даних, який не є Gdocs, який надається спільним з іншими користувачами за допомогою РОБОТИ та СПРАВКИ.

Ми співпрацюємо із зовнішніми організаціями та використовуємо ВНУТРІШНІ КОРИСТИКИ як портал. Наприклад, наші аудитори хочуть отримати доступ до деяких даних нашої системи. Ми створили підпапку AUDITACCESS у папці EXTERNAL ACCESS і надали доступ до акаунтів gmail для наших аудиторів для читання доступу до AUDITACCESS. Потім ми використовуємо функцію «Організація», щоб дати їм уявлення про файли та папки, до яких їм потрібно отримати доступ (але пам’ятайте, що при натисканні клавіші CTRL натисніть кнопку «Упорядкувати»). Це дозволяє нам неорганізовувати файли та папки, якщо це необхідно, оскільки всі вони перераховані у папці AUDITACCESS, а також, якщо потрібно, ділити AUDITACCESS з нашими обліковими записами електронної пошти аудиторів.

Сподіваємось, це дасть вам кілька ідей щодо організації власної системи.